Manuela oliver ()





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Identifiant utilisé


Conformément aux pré-requis du programme Hôpital Numérique, un établissement de santé doit disposer d’un référentiel unique d’identité des patients.
Chaque patient pris en charge dans le cadre d’une consultation ou d’une hospitalisation se voit attribuer, par le SIH, un Identifiant Patient Permanent (IPP) unique dans la structure de santé qui le prend en charge.
    1. Recueil de l’identité


Dans les structures de santé, la saisie de l’identité du patient dans le SIH est réalisée sous la responsabilité :

  • Du bureau des entrées,

  • Des services d’accueil déporté,

  • Des urgences,

  • Des secrétariats médicaux,

  • Des consultations externes,



Dans la mesure du possible les structures de santé limitent le nombre de personnes autorisées à créer une identité d'un patient.
Une identité est considérée comme valide si une pièce d’identité validante a été présentée lors de l’enregistrement du patient.
Les documents suivants sont les seuls considérés comme pièce d’identité validante à l'exclusion de tout autre :

  • La carte nationale d’identité ou une pièce d'identité officielle pour les ressortissants étrangers ;

  • Le passeport français ou étranger pour un ressortissant étranger ;

  • Le titre de séjour ;

  • La carte de résident ;

  • Le livret de famille pour les mineurs ne possédant pas de pièce d’identité.

Ces documents priment sur tous les autres.
Une identité est considérée comme provisoire si :

  • aucune pièce d’identité validante n’est présentée. L'envoi ultérieur du document doit être demandé au patient ou à ses représentants ;

  • une divergence d’informations est constatée entre les différents justificatifs "validant".


En cas de discordance entre une pièce validante et une pièce non validante, telle que la carte vitale, seules les informations de la pièce d’identité validante sont prises en compte. Il sera demandé au patient de faire corriger les données erronées par l'organisme compétent, et le patient recevra une information des risques encourus.
En l’absence de documents d'identité validants pour les traits stricts, il est préférable d'utiliser en priorité un document écrit (permis de conduire, livret de famille) plutôt qu’une simple déclaration orale. En cas de doute, il conviendra de se référer à la procédure de création d’un patient sans identité.

Il est conseillé que les structures de santé mettent en place une procédure de signalement d'identité provisoire ou non validée aux équipes soignantes.

Si une pièce d'identité n'a pas pu être présentée, celle-ci devra être réclamée par l'équipe soignante pour vérification et transmission éventuelle au BE.
    1. Recherche dans la base


Afin d'éviter la création de doublons et la survenue de collision, la recherche de l'identité du patient est impérative avant toute création de nouvelle identité.

La recherche se fait prioritairement par la date de naissance et peut être affinée par la saisie de critères de recherche supplémentaires tels que :

  • le début du nom de naissance ;

et/ou

  • le début du prénom.
    1. Règles de saisie pour l’intégration des données d’identité (cf. Annexe 4)


Ces règles de saisie sont applicables à tous les domaines d’identification de l’établissement de santé.
      1. Formes canoniques


L’instruction DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 définit les règles de saisie à appliquer.

Les caractères autorisés sont les 26 lettres de l’alphabet, les chiffres de 0 à 9  pour les dossiers anonymes.

  • toutes les saisies sont faites en lettres majuscules ;

  • sans accentuation ;

  • sans ponctuation : utiliser un espace pour remplacer les (‘) et les  (-) ou (- -) ;

  • sans aucun caractère particulier (exemple : ç, ä, â interdits) ;

  • sans abréviation (ex : ne pas saisir les prénoms composés sous forme JP ou J PIERRE).

Ex : J-Baptiste de St Martin de l’ISLE sera saisi JEAN BAPTISTE DE SAINT MARTIN DE L ISLE
      1. Traits stricts


Les traits stricts correspondent aux traits minimums nécessaires à l’identification d’un individu et utilisés pour un rapprochement d’identités. La saisie des traits stricts est obligatoire dans chaque domaine d’identification pour procéder à l’inscription du patient.

Ce sont :

  • le nom de naissance (ou nom de famille*) ;

  • le prénom (1er prénom avant la virgule figurant sur une pièce justificative validante: Jean-Pierre, Claude, Marc doit être écrit JEAN PIERRE ;

  • la date de naissance ;

  • le sexe ;

  • le  pays de naissance ;

  • le lieu de naissance (code postal si possible, ville) pour les patients Français.


* Bien que cette notion (nom de famille) corresponde à la nouvelle dénomination (Loi 2002-304 du 4 mars 2002 relative au nom de famille), elle prête à confusion car une femme mariée à qui on demande son nom de famille répondra systématiquement son nom d’épouse. Dans la pratique des dialogues, les deux notions de nom usuel et nom de naissance sont les mieux « comprises » et sont à privilégier. L’instruction DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 précise qu’il convient de retenir le nom de naissance pour l’identification et la recherche des patients dans les systèmes d’informations des établissements de santé. Ce nom de naissance doit par ailleurs apparaître sur chaque pièce du dossier patient.
Consignes particulières :

  • Si le patient n'a pas de prénom : saisir les informations de la pièce d'identité validante (y compris les mentions XX, SP, SANS PRENOM…) ;

  • Des procédures dégradées seront définies par les structures de santé en cas d'impossibilité de renseigner ces traits (par exemple lieu de naissance inconnu) ;

  • Prénom usuel : les structures de santé qui le souhaitent peuvent renseigner le prénom usuel du patient s'il est différent du premier prénom, mais uniquement dans la rubrique « autres prénoms » du logiciel de saisie des identités si elle existe.


Remarque : En l’absence d’une discordance entre les règles appliquées par l’Assurance Maladie (01/01/AAAA) et les directives règlementaires (31/12/AAAA) concernant le choix du mois et le jour de naissance des personnes nées dans un pays sans état civil, les structures de santé peuvent être contraintes d’utiliser la date de naissance du patient présente sur la carte d’assuré sociale.
      1. Traits étendus


Les traits étendus apportent un supplément d’identification et permettent d’affiner l’identité de la personne mais ne sont pas stables dans le temps.

La saisie des traits étendus est conseillée dans le SIH :

  • Numéro de sécurité sociale (source: carte vitale ou attestation de sécurité sociale papier) ;

  • Nom d’usage * (Si les structures de santé ont un logiciel les obligeant à saisir le nom usuel, elles peuvent pratiquer le double nommage en recopiant le nom de naissance) ;

  • Adresse du domicile (n° rue, compléments, type de voie, voie, complément de voie, code postal, code commune, ville si possible sur présentation d’un justificatif de domicile de moins de 3 mois) ;

  • Identifiant national de santé calculé (ou autre identifiant reconnu par le niveau national). Source : lecture de la carte vitale.


* Une personne mariée peut choisir de porter comme nom d’usage le nom de famille de son conjoint, ou le nom d’usage de son conjoint ajouté au sien ; on parle alors de nom marital. En règle générale, pour les hommes et les femmes célibataires, le nom usuel correspond au nom de naissance.
Nota bene : concernant l’INS-C, l’agence des systèmes d’information partagés de santé (ASIP santé) rappelle qu’un risque « minime et assumé de doublon demeure ». Par ailleurs, les ayants droits (enfants ou conjoints des assurés sociaux) ne connaissent pas toujours leur propre numéro de sécurité sociale. Cependant, le calcul et l’intégration de l’Identifiant national de santé calculé (INS-c) dans les systèmes hospitaliers étiquetés DMP-compatibles est une nécessité pour mettre en œuvre une passerelle entre le système d’information hospitalier (SIH) et le DMP. En l’absence de cet identifiant, seule une consultation et/ou une alimentation en mode WEB sont autorisés (avec lecture de la carte VITALE et calcul de cet identifiant lors de l’accès au site Web par le médecin). Le calcul et le stockage de cet identifiant national doit être possible dans les SIH.

L’ASIP santé rappelle également que «l’INS n’est pas porteur en soi de sécurité, c’est la procédure d’authentification qui associe un individu à un identifiant qui concourt à la sécurité».
      1. Traits complémentaires


Les traits complémentaires apportent des informations de type métier ou socioprofessionnelles ; il s'agit de :

  • Catégorie socioprofessionnelles,

  • N° téléphone,

  • Catégorie de couverture sociale,

  • Personne à prévenir,

  • Médecin traitant,

  • Etc. ….
      1. Validation de l'identité


Si le SIH dispose d’un module de validation des identités, l’identité  doit être validée par un personnel responsable identifié par l’établissement au vu d’une pièce d’identité validante.
      1. Présentation du principe des attributs d’identités


Par ailleurs, des attributs complémentaires peuvent être adjoints à l’identité ou à un trait d’identité afin de préciser un contexte particulier lié au patient. On retient :

  • Douteux : si l’on s’inquiète d’un risque d’erreur sur la personne (démence, coma, usurpation d’identité,…) ;


Attention, lors d’un doute fort, il est préférable de créer un doublon signalé à la cellule opérationnelle d’IV que d’engendrer une collision.


  • Imprécis : lorsque l’information donnée peut être sujette à caution comme par exemple une date de naissance approchée, un nom trop long pour le SI.
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