Manuela oliver ()





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Préambule


Le guide de référence en IdentitoVigilance en région PACA pose le principe du respect des bonnes pratiques en matière d’IdentitoVigilance et formule les préconisations applicables en région PACA.

Ce guide s’inscrit dans le cadre de l’amélioration de la qualité des établissements et structures de santé. En particulier, au regard de la démarche de certification V 2014 avec la mise en place du compte Qualité et les attendus pour les établissements de santé sur les 6 étapes de l’analyse des risques des thématiques retenues, dont « l’identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge » fait partie.

Ce guide s’adresse à toute structure ou organisation à caractère sanitaire de la région PACA.

Par la suite, le terme utilisé pour nommer ces différentes organisations sera le terme «structures de santé.»
Ce guide n’est pas opposable. Il s’agit d’une réflexion du groupe de travail régional approuvée par l’ARS. Il a été conçu pour vous aider à rédiger la charte d’IdentitoVigilance de votre établissement et pour vous permettre d’élaborer les règles et procédures applicables localement.

Les paragraphes en gris et en italique sont à adapter au contexte de votre structure.

Remerciements


Le guide de référence d’IdentitoVigilance et ses annexes sont le fruit d’un travail collaboratif

Mme CASTRO Myriam (Hôpital Renée Sabran)

Dr DAVID-RUBIN Marie Françoise (CHI Fréjus Saint-Raphaël)

Dr DESSE Dominique (CH Grasse)

M. DOMKEN Nicolas (Polyclinique du parc Rambot)

M. FORNARI Arman (Clinique du palais)

Mme GAUTIER Mélina (Clinique le jauberte)

Dr GERAUD Céline (CH du Pays d’Aix)

Mme LATOUR Léoncie (CH Bollène)

M. LENTIN Grégory (Centre de diététique spécialisé Saint Jean)

Mme LESCURE Emilie (UGECAM)

Mme LOPEZ Patricia (Clinique du parc impérial)

Dr OLIVER Manuela (HIA Laveran)

Mme MAZZONI Laëtitia (Cliniques DOMUSVI à Cannes)

Mme MONTEILLET Magali (CH Vaison la Romaine)

Mme PASCAL Valérie (Centre médical la Durance)

Mme PARANQUE Joëlle (CH Avignon)

Mme PARIS Marjorie (Clinique Capio Fontvert)

Mme RECH Lydia (Hôpital Renée Sabran)

Mme POLITO Cécile (CH Avignon)

Mme PUJOL Marie-Pierre (ARS PACA)

M. SIMON Laurent (ARS PACA)

Mme SCHMITT Jocelyne (Centre médical Provence Azur)

Mme SEGALEN Laëtitia (Centre médical la Durance)

Dr VACHE Bernard (CHICAS).

Mme TOLINI Simone (Etablissement Français du Sang)

Dr TRAMIER Blaise (CH Aubagne)





  1. Définitions – terminologie


  • Collision : Dans un même domaine d’identification, un même identifiant est attribué à deux personnes physiques différentes.



  • Domaine d’identification : il regroupe au sein d’une organisation de santé toutes les applications qui utilisent le même identifiant pour désigner un patient. Exemple 1 : un cabinet médical disposant d’un mode unique d’identification de ses patients est considéré comme un domaine d’identification.

Exemple 2 : un établissement de santé dont tous les logiciels utilisent le même identifiant est un domaine d’identification.

  • Domaine de rapprochement : il rassemble au moins deux domaines d’identification qui échangent des informations entre eux. On distingue les domaines de rapprochements intra établissement et extra établissement. Exemple 3 : un établissement de santé disposant d’un Identifiant Permanent du Patient (IPP) et dont une partie des logiciels utilise un identifiant et une autre partie des logiciels un autre identifiant est un domaine de rapprochement. En effet, dans cet exemple, il existe deux groupes de logiciels et chaque groupe utilise un identifiant qui lui est propre. Chaque groupe constitue donc un domaine d’identification différent. L’établissement dispose également d’un IPP qui lui permet d’échanger des informations entre les deux domaines d’identification. Ce domaine de rapprochement est un domaine de rapprochement intra établissement.



  • Défusion : action de dissocier un identifiant en deux identifiants.



  • Doublon : dans un même domaine d’identification, une même personne physique possède au moins deux identifiants.



  • Dossier test : patient fictif ne correspondant à aucune personne physique existante, crée pour tester le fonctionnement d’un système d’information dans le cadre d’une création, d’une modification ou d’une mise à jour.



  • Fusion : action de transférer sur un identifiant unique, toutes les informations relatives à une personne physique et dispersées sur un ou plusieurs doublons.



  • Identifiant : il s’agit d’une séquence de caractères utilisée par un ou plusieurs systèmes d’information pour représenter une personne physique du monde réel.



  • Identifiant national de santé calculé (INS-C) : il est calculé par le système d’information de santé à partir d’un nombre réduit de traits d’identité issus de la carte vitale du patient, à savoir :

  • Numéro de sécurité sociale + prénom + date de naissance (choix sur les traits les plus invariables de la personne pour limiter le risque de doublons).
    L’INS-C permet de répondre aux besoins à court terme en attendant l’inscription de l’identifiant national de santé généré aléatoirement (INS-A) dans la carte vitale du patient.



  • Identification du patient : opération consistant à attribuer de manière univoque à une personne physique un nouvel identifiant ou à retrouver un identifiant existant.



  • Identification primaire : encore appelée identification initiale, elle consiste à créer une identité dans le SIH, et certains logiciels périphériques qui peuvent posséder un domaine d’identification particulier ou à attribuer une identité connue à un patient.



  • Identification secondaire : Vérification par tout professionnel de santé, de l'identité du patient avant la réalisation d'un acte le concernant (prélèvement, soins, transport) L'identification secondaire comprend également l'identification des prélèvements ou des documents du patient, et la sélection du patient dans une application périphérique au SIH (prescription connectée, dossier médical…).



  • Identité : ensemble de données qui constitue la représentation d’une personne physique. Elle est composée d’un profil de traits. Pour l'identification primaire du patient dans les systèmes informatiques l'identité est associée à un identifiant.



  • Index d’identification : base de données qui porte les identités du patient.



  • Interopérabilité de systèmes informatiques: capacité de ces systèmes à réaliser des opérations compatibles et/ou coordonnées et à échanger des informations.




  • Nom de jeune fille = nom de naissance.




  • Nom de famille = nom de naissance.




  • Nom de naissance = Nom de jeune fille = Nom de famille = Nom patronymique.




  • Nom marital = nom usuel.




  • Nom patronymique = nom de naissance.




  • Nom d’usage = nom usuel.




  • Nom usuel = Nom d'usage = Nom marital nom qu'un individu choisit de porter.



  • Patient : personne physique.



  • Prénom : premier prénom avant la virgule sur les documents officiels.



  • Prénom usuel = prénom qu'un individu choisit de porter et qui ne correspond pas forcément au premier prénom avant la virgule sur la pièce d'identité.



  • Profil de traits : ensemble des caractéristiques, ou traits, du patient qui permet de le décrire de manière univoque.



  • Rapprochement : Opération qui consiste à créer des couples d’identités. Les identités appartiennent à deux domaines d’identification distincts.



  • Traits : éléments d’informations propres à un patient, d’importance variable.

Ils sont dits stricts dès qu’ils permettent l’identification du patient.

    • Les traits stricts contribuent au rapprochement automatique d’identités. Ces traits sont le nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le sexe, le pays de naissance pour les patients nés à l’étranger, et le lieu de naissance pour les patients nés en France (métropolitaine, DOM, TOM, POM).

    • Ce sont des éléments stables, vérifiables à partir de documents officiels comportant impérativement une photographie à l’exception du livret de famille pour les enfants mineurs ne disposant pas de carte d’identité.


Ils sont dits étendus lorsqu’ils apportent un supplément d’identification et permettent d’affiner l’identité de la personne (ex : nom usuel, adresse,…). Ces éléments ne sont pas stables dans le temps.
Ils sont dits complémentaires quand ils apportent des informations de type métier ou socioprofessionnelles (ex : numéro de sécurité sociale, profession, ou numéro de téléphone). Ils peuvent permettre d’affiner une recherche sur l’identité d’un patient.


  • Usurpation d'identité : Action volontaire d'un patient visant à utiliser l'identité d'une autre personne, principalement dans le but de bénéficier de sa couverture sociale.

L'usurpation d'identité peut engendrer des risques très graves pour la santé de l'usurpateur mais aussi du titulaire des droits lors d'un prochain séjour dans l'établissement de soins par le mélange des informations qu'elle entraîne dans le même dossier.

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