Manuela oliver ()





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Annexe 6.5 - Recueil de l’identité administrative au secrétariat médical (y compris centre de consultations externes)


Auditeur : …………………..                                     Date : …………………


  1. Si homme, demande de décliner l’identité : Nom, prénom, date de naissance (jour, mois, année)

□ Oui

□ Non




  1. Si femme, demande de décliner l’identité : Nom usuel ET Nom de naissance, prénom, date de naissance (jour, mois, année)

□ Oui

□ Non



  1. La pièce d’identité est demandée

□ Oui

□ Non




  1. Présentation de la pièce d’identité

□ Oui

□ Non




  1. Type de pièce d’identité

□ Carte d’identité

□ Carte de séjour

□ Attestation de vol


□ Passeport

□ Carte de résident

□ Autre document




□ lequel :…..

  1. Le patient est recherché dans le SIH

□ Oui

□ Non




  1. Vérification de la concordance entre la pièce d’identité, les données démographiques présentes dans le SIH

□ Oui

□ Non




  1. Concordance exacte

□ Oui

□ Non




  1. Si non, quelle erreur

□ Nom naissance

□ Prénom

□ Sexe

□ Nom d’usage

□ Date de naissance

□ Lieu de naissance




  1. Si erreur, quelle action

□ Renvoi du patient au bureau des entrées

□ Demande de modification d’identité selon la procédure
en vigueur dans l’établissement   

□ Ne fait rien


  1. Demande l’adresse du patient

□ Oui

□ Non




  1. Demande le numéro de téléphone du patient










  1. Demande le nom du médecin traitant du patient










Annexe 7. Protocoles et procédures

Annexe 7.1 - Enregistrement de l’identité d’un patient incapable de décliner son identité


1er  exemple de possibilité d'enregistrement

  • Champ Nom de naissance: Nom abrégé de l’établissement dans lequel est admis le patient

  • Champ Prénom : nom du service dans lequel se fait l’entrée suivi de la date du jour (jjmm)

    • SAU pour un anonyme à l'arrivée au service d’accueil des urgences

    • CTB pour un anonyme à l'arrivée au centre de traitement des brûlés

    • MATER pour un anonyme à l'arrivée au service de maternité

    • REA pour un anonyme à l'arrivée au service de réanimation

  • Champ Nom d’usage = nom  de naissance

  • Champ Date Naissance : jour et mois de l’année en cours + année approximative (exemple si le patient à environ 60 ans noter pour une admission en 2012 : 1952). L’évaluation de la date de naissance permet de bénéficier des automatismes de contrôles du SIH en place et des logiciels périphériques (SIL)

  • Sexe : F (féminin) ou M (Masculin)

  • Nationalité : par défaut F

  • Adresse : NEANT    (à saisir en toutes lettres)

  • Code postal : celui de l’établissement de soins


2ème  exemple de possibilité d'enregistrement

  • NOM : Nom de manière aléatoire avec le tableur interne  destiné à cet effet ne pouvant pas créer deux fois le même

  • PRENOM : pour les inconnus vivants à l’arrivée le prénom sera INCONNU

  • Pour les inconnus décédés à l’arrivée le prénom sera INCONNU DCD

  • DATE de NAISSANCE : 1er janvier de l’année de naissance approximative (exemple 01/01/1960 pour quelqu’un qui semble être âgé d’une cinquantaine d’années)

  • SEXE : en cas de doute le sexe sera celui reconnu par le médecin.


3ème  exemple de possibilité d'enregistrement

Si l’agent ne possède aucune indication sur le patient, son identification sera saisie sous la forme d’un code selon la logique suivante :

  • NOM sera M : masculin ou F : féminin

  • PRENOM correspondra à un nombre écrit en toutes lettres en fonction de l’ordre d’arrivée du patient dans la journée suivi de la date du jour (JJMMAA) :

Exemple : M/UN170308 pour le premier homme enregistré dans la journée

Exemple : F/CINQ240408 pour la cinquième femme enregistrée dans la journée….

Dans le cas particulier du patient incapable de fournir son identité lors d’une intervention SMUR nécessitant une transfusion de sang sur place, il sera nommé comme suit :

  • NOM sera SMUR

  • PRENOM correspondra à un nombre écrit en toutes lettres en fonction de l’ordre d’arrivée du patient dans la journée suivi de la date du jour (JJMMAA)

Exemple : SMUR/UN170309 pour le premier patient enregistré dans la journée du 17 mars 2009.

Exemple : SMUR/DEUX240409 pour le deuxième patient enregistré dans la journée du 24 avril 2009.
NE JAMAIS REPRENDRE D’ANTERIORITE POUR CE TYPE DE PATIENT

Annexe 7.2 - Enregistrement de l’identité d’un patient souhaitant garder l'anonymat

Annexe 7.2.1 - Episode de soins confidentiels :


Le patient désire que sa présence soit confidentielle pour un épisode de soins (y compris pour une consultation), il ne souhaite ni prendre un pseudonyme, ni être anonyme. Il souhaite que toutes ou certaines personnes ne puissent être informées de sa présence dans l’établissement.

Son identité est relevée normalement au bureau des entrées.

Si le logiciel de l’établissement le permet, l’agent active une clé de confidentialité.

Le patient disparaît alors de l’écran utilisé par le personnel d’accueil ; il ne pourra donc plus renseigner les visiteurs.

Le patient restera visualisé par l’équipe du bureau des entrées et par le personnel soignant de son unité de soins.

Le patient disparaît après un temps de latence de 30 minutes du serveur vocal.

Annexe 7.2.2 - Identité confidentielle (identité protégée)


Le patient souhaite être anonyme pour un ou plusieurs épisodes de soins. Il souhaite que sa véritable identité soit protégée.

CAS 1 : le patient possède déjà une IPP avec son identité réelle :
Générer un pseudonyme

NOM : il convient de générer le  nom de manière aléatoire.

PRENOM : le patient se voit attribuer le prénom de son choix ; s’il est absent lors de l’enregistrement, garder le vrai prénom du patient.

DATE DE NAISSANCE : conserver la date de naissance réelle.  

Page Etat civil : cocher la case identité confidentielle, renseigner la grille «identité protégée» avec la vraie identité du patient.

Sur la page Etat civil : modifier le nom et prénom par le pseudonyme.
CAS 2 : le patient n’a pas d’IPP (première venue) :

Générer un pseudonyme

Créer l’IPP avec le pseudonyme et renseigner la grille «identité protégée » avec son identité réelle.

L’identité réelle du patient est présente dans le système d’information dans la fiche d’identité protégée. Elle n’est accessible qu’au service chargé de la facturation.

L’identité  réelle sera rétablie par les personnels autorisés à la fin de l’épisode de soins ou d’une succession d’épisodes de soins, lorsque le patient en fera la demande.

Annexe 7.2.3 - Anonymat total


Certains cas sont prévus par la législation : traitement des toxicomanies, maladies transmissibles

En aucune façon, on ne peut retrouver l’identité réelle du patient dans le système d’information de l’établissement.

NOM : il convient de générer un pseudonyme de manière aléatoire par le tableur destiné à cet effet. PRENOM : le patient se voit attribuer le prénom de son choix ; s’il est absent lors de l’enregistrement, garder le vrai prénom du patient.

DATE de NAISSANCE : 1er janvier de l’année de naissance du patient.

Annexe 7.2.4 - Accouchement sous X


Autre cas prévu par la loi en anonymat total.

Si la patiente est connue du système, ne surtout pas utiliser l’IPP existante pour la modifier, mais créer une nouvelle IPP pour toutes les consultations et hospitalisations en rapport avec l’accouchement. En accord avec le conseil général il a été convenu d’utiliser le prénom de la patiente comme nom, donc deux fois le prénom, par exemple une patiente dont le prénom est Lucie

NOM : LUCIE

PRENOM : LUCIE

DATE de NAISSANCE : 1er janvier de l’année de naissance du patient.

Du fait du faible nombre de jeunes femmes concernées, il existe peu de chances d’avoir le même prénom et la même année de naissance, si le cas se présente, la seconde aura pour date de naissance le 02 janvier, la troisième le 03 janvier …

Annexe 7.2.5 - Autre exemple de procédure


1. Objet

Savoir comment saisir l’identité d’une personne qui désire garder l’anonymat dans certaines circonstances bien précises :

  • Patiente accouchant sous X en vue de l’abandon d’enfant

  • Toxicomanes hospitalisés pour une cure de désintoxication

  • Sportifs ayant recours à des pratiques de dopage


2. Domaine d’application

Agents du Bureau des Admissions, des Consultations Externes et des Urgences, et personnel soignant de la Maternité saisissant des identités, tout personnel soignant susceptible de connaitre de ce type d’hospitalisation anonyme.
3. Textes de référence :    

Code civil, article 341-1

Décret n°2002-781 du 3 mai 2002 relatif à l’accompagnement et à l’information des femmes accouchant en secret.

Loi 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé Code de la sante publique, articles L.3414-1, L.3613-1
4. Définitions:

Le nom saisi est : X

Le prénom : UN pour le premier de l’année, DEUX pour le Deuxième etc. … en sachant que, chaque année, on recommence a UN. Le chiffre du Prénom en lettre sera suivi de l’année (AAAA) : X/UN2008.

Afin de connaitre le numéro qui va servir de prénom, faire une recherche dans Hexagone pour savoir quel est le dernier chiffre utilisé dans l’année en cours.

L’année de naissance est importante pour le laboratoire, la radiologie et la pharmacie.

Il a été choisi par convention de garder l’année de naissance réelle et de mentionner comme jour et mois : 1er janvier.

Exemple : pour une personne née le 20/05/74, il sera saisi : 01/01/74.

L’adresse indiquée est : code postal VILLE DU CH.

Dans le cas d’un accouchement sous X, le bébé est, dans un premier temps, nommé par trois prénoms choisis par la mère ou le personnel soignant. Le premier prénom lui sert de prénom et le troisième de nom de famille.

Il est demandé, lors d’une admission volontaire sous X et ceci uniquement en cas d’hospitalisation, de noter dans une enveloppe cachetée le nom de la personne hospitalisée et sa date de naissance ainsi que l’identité des personnes à prévenir. Cette enveloppe est placée au coffre de l’hôpital et rendue ou détruite lors de la sortie.
ATTENTION : ne pas confondre les patients concernés par cette procédure et ceux qui ne peuvent donner leur identité par suite de leur état. Il existe pour ce cas une autre procédure (création d’IPP pour un patient incapable de fournir son identité).
NE JAMAIS REPRENDRE D’ANTERIORITE POUR LES X

Le séjour sera facturé pour la maman et le bébé au conseil général.




Guide de référence d’IdentitoVigilance

en région PACA et Annexes – Version 1.08
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