A. Histoire B. Les principes institutionnels C. Les missions de l’entreprise D. Les personnes accompagnées 2





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E. L’ANIMATION INSTITUTIONNELLE
Le travail en équipe constitue un élément indispensable au bon fonctionnement de chaque antenne et plus globalement de l’établissement.

Il se matérialise par des instances de communication et de rencontres, par des outils adéquats à la transmission des informations et il dépend d’un management participatif et fédérateur. Le travail en équipe permet à chacun d’identifier tous les membres de l’établissement ainsi que leurs fonctions et rôles.

Enfin, dans un souci d’égalité de traitement des personnes et dans une recherche du meilleur accompagnement possible, l’équipe a une fonction de ressource et de soutien pour chaque professionnel. Elle offre en effet un regard pluridisciplinaire sur les situations, et les instances de rencontre constituent un outil de distanciation nécessaire à l’analyse des situations.

a. Les instances transversales


  • La démarche qualité


L’Association Départementale des Tutelles, à l’initiative de ses dirigeants, a anticipé une démarche qualité, que le cadre légal (et notamment la loi n°2002-2) impulse fortement dans le secteur social et médico-social. Les motifs et les objectifs sous-tendus par cette démarche sont de :

  • faire progresser la qualité des prestations de service de l’association tutélaire,

  • favoriser un traitement égal des usagers, dans le cadre des missions exercées et des contours des mandats,

  • simplifier les procédures de travail,

  • optimiser l’organisation des moyens utilisés pour poursuivre l’action menée,

  • accompagner la territorialisation et la diversification des activités.


Les différentes prestations mises en œuvre par l’association doivent s’exercer dans le cadre d’interventions adaptées auprès des familles, des personnes particulièrement vulnérables. Il importe de cerner leurs difficultés et leurs besoins, comme leurs potentialités, de mieux comprendre leurs attentes, leur volonté et par conséquent de les considérer comme des acteurs centraux, des partenaires à part entière.


Les professionnels, en charge de l’exercice de ces mesures et de ces actions, développent au sein d’une équipe pluridisciplinaire des efforts qui concourent à la qualité.
Cependant la responsabilité de nombreuses mesures et démarches d’accompagnement impose une organisation et des fonctions clairement définies, des modes de communication rapides et efficaces, un langage commun, une veille attentive quant à la perception de chacun sur le service attendu et rendu.


Cette démarche qualité qui s’est engagée depuis le précédent projet d’établissement  avec la supervision d’un cabinet conseil extérieur à l’entreprise, a abouti à :

  • la validation de la phase dite « d’ouverture des différents mandats tutélaires », de « fin de mandat »

  • l’élaboration d’un canevas des actes opératoire

  • des fiches explicatives (outils, documents)

  • des procédures particulières

  • la création parallèlement d’un Intranet.


 Parallèlement, la création d’un support intranet permet :

  • la consultation et l’utilisation des outils ainsi créés, à partir d’un « bloc administratif et informatique » comportant l’ensemble des lettre-types et des requêtes,

  • un accès à une base de données et tous renseignements à caractères généraux,

  • des liens extérieurs vers des sites et des sources légales (Legifrance, cerfa, etc.)


Enfin elle s’étend et concerne les procédures spécifiques de tous les services : Gestion du personnel, Accueil, Comptabilité et d’informatique, etc. Un processus d’évolution d’autant plus essentiel qu’il doit conserver toute son opérationnalité, une cohérence avec la nouvelle organisation de l’association, la mise en place de nouveaux moyens techniques et matériels.
 

La démarche qualité doit être un processus transdisciplinaire, souple et réactif, dont le ou les comités de pilotage s’attacheront à mieux comprendre les logiques et les perceptions de chaque acteur au sein de l’association, comme à l’extérieur de celle-ci, à  mesurer les inévitables dérives. Il s’agit bien d’une réflexion permanente :

  • Avec des outils et des procédures adaptées pour gagner en temps, en efficacité, interroger plus efficacement nos méthodes, sécuriser une prestation de service rendu,

  • Pour garder présent à l’esprit que nous accompagnons des personnes qui possèdent une histoire propre au sein d’un système familial, social et culturel, économique, géographique,

  • Pour une « prise en charge qualité » qui doit s’orienter vers une vision globale de la personne et de sa situation.



PERSPECTIVES

  • Cette démarche stratégique animée par un ou plusieurs responsables territoriaux dont l’objectif est de réfléchir au sens de nos interventions, s’appuie sur un groupe de pilotage représentatif de tous les métiers, services et antennes. C’est le travail de coordination et de « va et vient » entre les différentes réunions ou commissions qu’il sera impératif de garantir.

  • Il est important de disposer de ce système d’évaluation permanent et évolutif, qui peut donner toute sa place aux personnes prises en charge, qui favorise leur expression et leur participation à la vie de ses mesures, aux actions et projets à mener, aux bilans de ces mesures d’assistance, de représentation, par l’intermédiaire d’outils et d’instances adaptés : livret d’accompagnement individuel, actions plus collectives, comités de consultation, intégration à la commission qualité d’instances extérieurs représentatives des financeurs, des usagers et de leurs familles, etc.


C’est par conséquent toute l’importance, dans la restructuration voulue par l’Association, de se rapprocher des bénéficiaires de mesures de protection, des partenaires, de s’inscrire autrement dans les différents bassins de vie et d’emploi d’un département.





  • La commission comptabilité

Elle permet à la comptable de rencontrer un représentant de chaque antenne une fois par trimestre. Il s’agit de réguler à la fois les pratiques et les relations et d’aborder les mesures avec un regard sur l’aspect comptable.



  • La commission technique intervenants en établissement

Cette commission réunit les 5 intervenantes en établissement environ 3 fois par an. Il s’agit d’échanger sur les pratiques, de faire évoluer le projet d’activité et la fiche métier.



  • La commission TPSE

Réunissant les délégués TPSE, elle a pour objectif d’échanger sur les pratiques sur des sujets tels que la réforme des TPSE, les procédures de signalement, la place des délégués dans les instances partenariales… Le fruit de ces réflexions est mis en discussion au niveau de l’équipe de direction, inspirant des décisions en termes d’organisation à mettre en œuvre. Cette commission sera appelée à évoluer au regard de la réforme du 5 mars 2007.



  • La commission secrétariat

Elle constitue un lieu d’échange sur les pratiques, sur le positionnement professionnel, dans une perspective d’harmonisation en lien étroit avec la démarche qualité. Différents thèmes peuvent être abordés :

> une actualisation des fiches métiers

> la création et harmonisation des outils professionnels

> les relations inter-services…

Elle se réunit deux fois par an et donne lieu à des comptes-rendus largement diffusés.


  • La commission juriste

Comme la commission secrétariat, elle se réunit deux fois par an et chaque rencontre donne lieu à un ordre du jour et un compte-rendu.
Par ailleurs, des commissions se mettent en place ponctuellement pour des besoins spécifiques, type réalisation de plaquette, outil de communication, etc.

b. Le siège


  • Au niveau du service accueil-courrier

La réunion d’équipe du service accueil courrier permet d’aborder le fonctionnement du service, l’organisation, les pratiques d’accueil.
Perspectives 

  • Pérenniser les réunions d’équipe.

  • Participer aux commissions transversales liées à la fonction de secrétariat social afin d’harmoniser les pratiques d’accueil.



    • Au niveau du service comptabilité, informatique, administratif


2 types de réunion sont à l’œuvre au sein du service gestion :

  • Les permanences comptables, mises en œuvre afin de rapprocher le service des délégués, fournisseurs et partenaires extérieurs en leur proposant des informations et de résoudre des difficultés éventuelles. Elles sont mises en œuvre par demi-journée soit le matin, soit l’après midi.

  • La réunion de service dont l’objectif est de transmettre des informations générales, d’aborder le fonctionnement et la réorganisation des fonctions (rééquilibrage éventuel). Elle se tient une fois toutes les 6 semaines avec l’ensemble de l’équipe.



c. Les antennes



ST BRIEUC

GOELO

PLOUMAGOAR

TADEN

Une réunion d’antenne a lieu une fois par mois et permet d’aborder :

  • les questions relatives aux commissions transversales

  • l’attribution des mesures

  • l’organisation et le fonctionnement

  • les thèmes abordés en formation


Un temps de synthèse relatif aux MAJ est mis en place une fois par mois.

Ce temps permet l’évaluation des dossiers complexes, à la demande du mandataire.

Les réunions d’équipe : 1 fois par mois :

- Un premier temps permet d’aborder les questions de fonctionnement et la démarche qualité.
Des commissions d’évaluation ont lieu également une fois par mois mais séparément de la réunion d’équipe mensuelle.



Les réunions d’équipe 1 fois par mois et font l’objet de 2 temps différenciés. Un premier temps permet d’aborder les questions de fonctionnement et la démarche qualité. Un deuxième temps est consacré aux situations des personnes accompagnées.


Une réunion d’antenne a lieu une fois par mois.

Sont abordées :

- Les questions liées à la démarche qualité

- Le fonctionnement du service

- L’actualité.
La rencontre est animée par le chef de service.
Il existe des comptes-rendus et des ordres du jour




Perspectives 

  • Optimiser la communication interne, notamment par le développer d’intranet


CONCLUSION
Conclusion sous forme d’ouverture, l’approbation du projet d’entreprise par le conseil d’administration marquera le passage à la mise en œuvre des orientations qu’il contient et qui seront précisées pour certaines dans les projets de service.
L’enjeu est d’importance : il s’agit pour nous tous d’améliorer encore la qualité du service rendu à l’usager, en articulant les réformes en cours, et nos convictions quant à l’accompagnement des personnes.
L’élaboration des projets d’antennes et de service constituera une prochaine étape, inaugurant ainsi la mise en œuvre concrète du projet d’entreprise.




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