A. Histoire B. Les principes institutionnels C. Les missions de l’entreprise D. Les personnes accompagnées 2





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C. LES FONCTIONS EN PRÉSENCE

1. Les intervenants



  • Le délégué aux activités adultes

Le délégué à la tutelle activité adultes est chargé de l’exercice des mandats tutélaires qui lui sont confiés dans le cadre du projet d’établissement. Il contribue, à travers sa mission de protection et d’accompagnement social, au développement de ses modes d’intervention et à leur adaptation constante aux évolutions de son secteur d’activité.



  • Le délégué aux prestations sociales

Le délégué aux prestations sociales est un travailleur social, chargé de l’exercice des mesures qui lui sont confiées dans le cadre des orientations arrêtées par l’Association. Il assure une mission d’éducation, d’accompagnement social, de gestion et de protection de l’enfance visant l’autonomie de la famille.



  • L’intervenant tutélaire aux biens des mineurs

L’intervenant tutélaire aux biens des mineurs est un technicien supérieur chargé par le directeur, sous l’autorité du responsable territorial, de la protection des biens et des droits des mineurs



  • Le délégué juridique et patrimonial

Le délégué juridique et patrimonial est chargé d’intervenir en qualité de support technique juridique dans le cadre des différents mandats judiciaires confiés à l’Association. En cohérence avec les projets personnels des usagers, il intervient en collaboration avec les différents intervenants tutélaires dans la mise en œuvre des actions spécifiques de protection des biens et des personnes.



  • L’intervenant en établissement

Il œuvre à l'exercice des mandats tutélaires des personnes âgées ou handicapées vivant en structures : il assure la gestion administrative et financière et participe à l'élaboration d'un projet d'accompagnement, et sa mise en œuvre en lien avec les structures et les différents acteurs concernés.


  • Le coordinateur des dispositifs d’insertion par le logement (Maison Relais, Résidences d’accueil et Groupe d’Entraide Mutuelle)

Le coordinateur (la coordinatrice) est un travailleur social, chargé par le directeur, et sous l’autorité du responsable territorial, du management fonctionnel des maîtres et maîtresses de maison des « Maisons Relais », animateurs du GEM et autres intervenants sociaux,
travaillant dans ces dispositifs. Il est le garant du bon fonctionnement du dispositif tant dans les projets collectifs qu’individuels.



  • Le maître de maison

Le maître de maison est un intervenant social, chargé de l’animation de la « Maison Relais » et de l’accompagnement de ses locataires, en favorisant leur autonomie dans les actes de la vie quotidienne et en développant du lien social avec leur environnement.

2. L’équipe administrative


  • L’agent d’accueil

L’agent d’accueil est un technicien chargé de l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires des services de tutelle. Il contribue, à travers son action, à la qualité de l’accueil, à la promotion de l’image de l’Association et à l’évolution de ses propres techniques de travail, dans le cadre des orientations arrêtées par l’ADT.



  • L’agent de maintenance informatique

L’agent de maintenance informatique est le collaborateur chargé du développement de la technicité informatique du personnel de l’ADT et de la gestion et de la maintenance du parc informatique de l’Association. Il est le garant de la mise en forme et de l’application des procédures au niveau informatique.



  • L’aide comptable

L’aide comptable est un technicien chargé des tâches de comptabilité dans le cadre du déroulement de l’activité tutélaire. Il contribue, à travers son activité, à l’évolution de ses méthodes de travail, en fonction des orientations arrêtées par l’ADT.



  • L’assistant juridique

L’assistant juridique intervient à l’initiative des Intervenants tutélaires, sous l’autorité du directeur et du responsable territorial, il seconde le délégué juridique et patrimonial dans le suivi du patrimoine immobilier et des biens meublants des usagers ainsi que dans les recherches spécifiques.


  • Le comptable

Le comptable est un technicien chargé des tâches de comptabilité dans le cadre du déroulement de l’activité tutélaire. Il contribue, à travers son activité, à l’évolution de ses méthodes de travail, en fonction des orientations arrêtées par l’ADT.



  • Le secrétaire social

Le secrétaire social est une technicienne, chargée par le Directeur, et sous l’autorité du responsable territorial, des tâches de secrétariat concernant les activités de l’ADT. Elle contribue en collaboration avec les services internes et externes au bon déroulement des mesures de tutelles et au développement de ses modes d’intervention dans le cadre des orientations arrêtées par l’ADT.



  • Le technicien en aide sociale

Le technicien en aide sociale, sous l’autorité du directeur et responsable du service comptabilité des usagers est chargé, de la mise en œuvre des dossiers d’aide sociale d’hébergement en partenariat avec les services de l’ADT et les référents extérieurs. Il contribue, à travers son activité, à l’évolution de ses méthodes de travail, dans le cadre des orientations arrêtées par l’ADT.



  • Le technicien en capitaux

Le technicien en capitaux et frais de tutelles, sous l’autorité du Directeur et du Responsable du service comptabilité des usagers, établit la facturation des mesures de protection. Il est chargé, dans le cadre du partenariat avec les délégués et intervenants, des relations fonctionnelles avec les établissements bancaires. Il participe à la promotion de sa fonction au travers des réunions et commissions



  • Le technicien en patrimoine

Le technicien en patrimoine, sous la responsabilité du directeur et du responsable de service comptabilité usagers, et en étroite collaboration avec les délégués juridiques et l’assistant juridique contribue à la gestion du patrimoine de l’usager et des fermages. Il participe à l’organisation et à la promotion de sa fonction au travers des réunions de service et de sa participation aux réunions et commissions.


Perspectives :


  • Actualiser les fiches métiers et les décliner en fiches de poste pour chaque professionnel.

  • 2 contrats aidés exercent la même fonction que les aides comptables : il serait intéressant de disposer uniquement de postes comptables afin de développer la polyvalence des tâches (ex : saisie des facturations).

  • Faire évoluer la fonction d’intervenant en établissement :

      • En donnant priorité à la formation afin d’accéder à une qualification requise pour l’exercice des mesures

      • En transformant ces fonctions en assistant placés sous la responsabilité technique des mandataires judiciaires.

  • Envisager l’éventualité d’un regroupement entre le référent familles d’accueil et les intervenants en établissement

  • Intensifier les fonctions de « personnes ressources ».


D. L’ORGANISATION ET le FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE
1. Le siège
Un siège garant de l’unité institutionnelle


Niveau politique


CA


Siège garant de l’unité institutionnelle





Niveau stratégique




Direction




Niveau technique



Pôle ressource


Antenne

territorialisée

Antenne

territorialisée

Antenne

territorialisée

Antenne

territorialisée



ASSOCIATION


L’organisation développée s’inscrit dans une recherche d’équilibre entre unité institutionnelle et volonté de mieux répondre aux besoins de proximité et d’accessibilité du service rendu.
Ainsi, le principe qui sous-tend cette organisation institutionnelle est celui de la déconcentration (délégation de pouvoir ou de compétence, d’une autorité supérieure à une autorité hiérarchiquement subordonnée qu’elle contrôle étroitement) et non celle de décentralisation (perte de pouvoir du siège concernant des compétences, des matières administratives et des moyens au profit des antennes).
Dans ce cadre, la fonction du pôle ressource est d’apporter un soutien aux antennes ainsi qu’une unité, une cohérence et une fiabilité en termes d’orientations et de gestion. Les fonctions managériales sont recentrées au sein de ce siège par souci de sécurité, d’équité et d’harmonisation.
Le développement d’un pôle stratégique et technique (son intitulé - siège ou pôle - reste à définir), vise aujourd’hui, au-delà d’une volonté d’unité et de cohérence, à impulser le partage des compétences en favorisant la transversalité. Dans cette perspective, la coordination et la mise en œuvre de fonctions transversales, ressources pour l’ensemble des antennes (délégué des relations « familles d’accueil », délégué des tuteurs familiaux et personne en charge de l’assistance juridique aux tutelles et aux biens), pourraient être centralisées.
Le siège inclut deux services techniques : le service accueil courrier et le service comptabilité, informatique et administratif.

Le service accueil – courrier
Le service accueil exerce un rôle de réception, d’information et d’orientation des usagers et des personnes et des partenaires ; il se doit donc d’être au fait de la vie de l’institution et développer un service simultanément accueillant et rassurant.
La fonction d’accueil suppose, au-delà d’une disposition d’esprit, des compétences professionnelles. L’accueil concerne réellement l’ensemble des services et son fonctionnement a des incidences importantes sur les autres services de l’ADT.
Le service propose :

  • un accueil téléphonique et physique

  • la gestion du courrier

  • le secrétariat des cadres

  • le secrétariat.



Perspectives :
Réinterroger le projet du service accueil courrier dans son identité et ses missions et notamment :

  • Développer un accueil téléphonique global sur l’ensemble de l’ADT / ou développer un accueil standard harmoniser par antenne.

  • Revoir les fonctionnalités du standard afin de proposer un message d’attente lorsque toutes les lignes sont occupées.

  • Organiser une salle d’attente et renforcer la confidentialité des lieux pour l’accueil physique.

  • Uniformiser les pratiques d’accueil physique, téléphonique et gestion du courrier : réfléchir au circuit courrier arrivée et départ afin de sécuriser le circuit courrier par une meilleure traçabilité (absence d’enregistrement du circuit courrier départ / arrivée, gestion directe des courriers par les délégués…).

Le service comptabilité, informatique et administratif
Le service participe à la mission globale de l’ADT en :

  • Apportant un soutien technique et logistique aux délégués à la tutelle leur permettant de mettre en oeuvre une bonne gestion des comptes des usagers.

  • Conseillant le délégué sur des aspects techniques liés à la tenue des comptes.

  • Alertant le délégué en cas d’anomalie.


Le service intervient sur demande du délégué qui reste responsable du budget de l’usager. Le service gestion s’engage à respecter son projet personnalisé. Ainsi, le service n’a cessé de développer des pratiques qui placent l’usager au cœur de l’action :

  • Le développement des partenariats bancaires permet aujourd’hui à l’usager d’avoir le choix entre 6 banques.

  • Chaque usager se voit ouvrir un compte de mise à disposition lui permettant de gérer son budget courant.


La mise en œuvre de la réforme de la protection juridique des majeurs vient renforcer la personnalisation de l’activité de gestion puisque l’usager aura désormais la possibilité de conserver son compte bancaire.
Actuellement, toutes les banques ne connaissent pas le régime de la protection juridique des majeurs. Certaines d’entre elles ont mis en place des personnes ressources chargées de gérer les comptes des majeurs protégés, d’autres non.
Entre liberté et protection des personnes, la loi du 5 mars 2007 va nécessiter de :

  • développer les conventions de partenariats avec l’ensemble des services bancaires et le service comptabilité, informatique et administratif.

  • informer les partenaires bancaires du contenu de la réforme afin de faire évoluer les pratiques bancaires.


Différentes activités sont rattachées à ce service :

  • La comptabilité liée aux mesures

  • La gestion du parc informatique

  • L’activité aide sociale en établissement

  • L’activité administrative.



Perspectives :

  • Créer et gérer un site web.

  • Réinterroger les pratiques autour de la gestion des clés.

  • Améliorer les statistiques afin de dégager des statistiques par antenne.

  • Sécuriser les informations en limitant les droits d’accès.

  • Clarifier l’archivage des dossiers des usagers après clôture de la mesure.

  • Passer les dossiers comptables en inactif comme pour les RIB.

  • Développer les partenariats bancaires afin d’obtenir plus de sécurité au regard de la récupération des comptes bancaires.

  • Améliorer le logiciel ALFA : passer la gestion du patrimoine T WIN sur ALFA.



2. Les antennes
La mise en place de 4 antennes :

  • Taden

  • Saint Brieuc

  • Goelo Centre

  • Ploumagoar

correspond à la fois à une logique globale de l’action sociale aujourd’hui et à la nécessité pour l’établissement de rester attractif. La territorialisation de l’établissement vise ainsi à :

  • Mieux répondre aux besoins locaux tout en affirmant la vocation départementale de l’établissement.

  • Développer la proximité des réponses et l’accessibilité du service aux personnes accompagnées.

  • Développer le partenariat local.

  • Assurer une égalité de traitement des personnes accompagnées.

  • Favoriser la souplesse et la réactivité des interventions.

La qualité des réponses se traduit alors par des pratiques et des moyens harmonisés :

    • L’équipe de direction, composée du directeur et de chaque responsable d’équipe, est garante de l’unité et de la cohérence des orientations, prestations, et des fonctionnements institutionnels.

    • Chaque antenne, animée par un responsable territorial, est constituée d’une équipe pluridisciplinaire. L’objectif est de développer la polyvalence des antennes en termes de prestations proposées (mesures, accompagnement logement en maisons relais et résidences d’accueil, soutien à la parentalité, etc).

    • Un manuel de procédures, finalisé à l’issue de la démarche qualité, s’applique de l’ouverture à la clôture des mesures, afin que chaque professionnel connaisse son champ d’action, les responsabilités qui lui incombent et ses limites d’intervention. Des réunions de corps de métier sont mises en place et des procédures communes sont proposées pour harmoniser les pratiques.



Le rayonnement des équipes (introduire carte d’implantation)

Perspectives :

  • Décliner le projet d’établissement dans le cadre de projets d’antennes

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