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Numérisation des registres

de matricules militaires

Recommandations et aide à la rédaction

des aspects techniques du cahier des charges

Janvier 2013

Note sur le présent document

Rédigé par les Archives de France (Sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques, bureau du traitement et de la conservation des archives), ce document a pour but de proposer aux services souhaitant s’engager dans la numérisation des registres de matricules militaires, ou de documents équivalents, une assistance à la rédaction d’un cahier des charges de numérisation. Il s’agit d’un cahier des charges type mais qui se concentre toutefois uniquement sur les questions matérielles et techniques (manipulation des documents, production des données) et nullement sur les clauses administratives.

Ce sont essentiellement les matricules militaires des classes qui ont participé à la Première Guerre Mondiale qui y sont décrits d’un point de vue physique. En outre, les consignes de prise de vue qui sont données tiennent compte de l’économie des registres de cette période : c’est la vue en simple page qui est préconisée puisqu’à cette époque un feuillet matricule équivaut à une page. Les services souhaitant numériser les registres de matricules plus anciens qui étaient tenus en double page devront bien entendu modifier et adapter les consignes.

Les recommandations qui figurent dans ce document sont celles qui apparaissent aux Archives de France comme garantissant la meilleure qualité possible tout en tenant compte du caractère massif d’une opération aussi complexe. Des orientations sont données notamment par rapport à la qualité des images, au mode de stockage des fichiers et aux choix à faire vis-à-vis des contraintes liées à la mise en ligne. Mais le service reste bien entendu libre d’adapter ces orientations à sa politique de numérisation et à son contexte technique, en réutilisant et modifiant le contenu du document en conséquence.

Les Archives de France tiennent à remercier tout particulièrement le directeur des archives départementales de la Somme, M. Olivier de Solan, ainsi que son équipe en charge de la numérisation des matricules (Ludovic Klawinski, Cherif Naab, Stéphane Crépin) : l’important et minutieux travail de préparation engagé dans ce service a permis de dresser les constats qui vont suivre. Des remerciements non moins particuliers sont adressés à M. Edmond Fernandez, chef de travaux d’arts, responsable des opérations de numérisation aux Archives nationales d’Outre-Mer et conseiller en imagerie numérique des Archives de France, qui a effectué une relecture attentive de ce document, en particulier sur les questions d’imagerie.

Le bureau du traitement et de la conservation des archives (Jean-François Moufflet, jean-francois.moufflet@culture.gouv.fr) se tient à la disposition des services d’archives, notamment pour toute question sur le contenu du document.

Considérations sur quelques difficultés soulevées par la numérisation des matricules militaires

La numérisation des registres de matricules militaires a été encouragée par le ministère de la Culture en lien avec le ministère de la Défense qui a remis au Président de la République en septembre 2011 un rapport intitulé : Commémorer la Grande Guerre (2014-2020) : propositions pour un centenaire national. Parmi les projets développés dans ce rapport, figurait la numérisation des registres matricules conservés dans les services d’archives départementales.

Une dérogation générale pour la communicabilité co-signée par les ministres de la Culture et de la Défense a été publiée au Journal Officiel le 2 janvier 20131 : de fait, les matricules seront désormais librement accessibles et consultables en salle de lecture. La numérisation est donc d’ores et déjà justifiée pour assurer la consultation sur place par substitut numérique, en vue de préserver les originaux.

La dérogation générale pour la communicabilité ne lève toutefois pas les possibles restrictions liées à la diffusion sur Internet de ces documents. Se posent alors des questions sur d’une part le masquage d’une partie des informations jugées sensibles, d’autre part la constitution d’index nominatifs associés aux images.

Les Archives de France sont en lien avec la CNIL sur ces questions mais sans qu’il y ait encore de position définitivement arrêtée. Dans l’immédiat, compte tenu de la situation actuelle, la position des Archives de France par rapport à ces deux questions est la suivante :

  • numériser le plus possible de matricules, sans effectuer de masquage des informations des matricules, quel que soit leur année ;

  • si cela est trop lourd financièrement pour le service, ne pas inclure d’indexation nominative dans le marché de numérisation, et se reposer sur les tables alphabétiques qui serviront dans l’immédiat d’outil de recherche. Toutefois, si un service souhaite effectuer une telle indexation, celle-ci sera bienvenue et pourra à terme être réemployée dans le cas où un portail thématique venait à être constitué. Il ne s’agit pas non plus de retirer les bases nominatives en ligne déjà existantes. Dans l’hypothèse où des restrictions viendraient à être imposées, une solution est de maintenir en ligne la base nominative mais en retirant l’accès aux images des matricules les plus récents (voir par exemple le site des archives départementales de l’Ain).

E
xemple des archives départementales de l’Ain


En résumé la priorité est de produire avant tout des images. Selon les décisions qui seront prises par rapport à la mise en ligne, il sera toujours possible pour la suite d’étudier des solutions de post traitement des vues pour leur masquage partiel. Sur ce sujet, les Archives de France étudient actuellement avec quelques prestataires les possibilités techniques et le coût de cette réalisation. De même, l’indexation est une opération réalisable ultérieurement, sur des lots d’images déjà existants.

S’il est ainsi recommandé de ne pas effectuer de post-traitement pour le masquage ni de se lancer dans une campagne d’indexation nominative, deux blocs de texte ont été toutefois insérés dans le document pour répondre aux possibles attentes sur ces deux questions. Le lecteur trouvera donc une clause dans le cahier des charges type sur le post-traitement en vue d’un masquage des informations ainsi qu’une annexe abordant les informations des matricules qu’il paraît intéressant d’indexer.

Lecture du cahier des charges type

Selon les contextes et les habitudes du service, il existe différentes façons de faire pour mener certaines opérations liées à la numérisation. Par exemple, certains services d’archives préfèrent se charger du transport des documents chez le prestataire et du conditionnement de ces derniers pour cette étape. D’autres, en majorité, se reposent sur le prestataire pour cette tâche. Le cahier des charges type a essayé de tenir compte de ces différentes pratiques, en proposant des scénarios. Il appartient au service de retenir le scénario qui lui convient et de modifier son cahier des charges en conséquence.

Une autre clause proposant des scénarios différents est la numérisation proprement dite : se fait-elle chez le prestataire ou se fait-elle dans les locaux du service d’archives ?

Lorsque différents scénarios sont introduits et lorsque des remarques à l’attention du service sont faites, le texte est en décalé par rapport au corps de texte principal, en italique et en bleu.

Exemple de texte à destination du service d’archives, pour expliciter certains points.

Enfin, des clauses optionnelles sont présentes, notamment pour :

  • la numérisation d’autres documents complémentaires aux matricules ;

  • le post-traitement des images en vue d’un masquage et par conséquent la nécessité d’identifier et de nommer un autre jeu d’images masquées ;

  • l’indexation nominative (courte annexe).

En général ces clauses sont rédigées en italique.

La numérisation des matricules militaires est une opération très complexe, notamment en raison de la volumétrie concernée et de la nature physique de ces documents. La présence de retombes, notamment, rend très difficile l’estimation du nombre final de vues. L'idéal dans la préparation de l’opération consiste donc à calculer page par page le nombre de vues en fonction du nombre de retombes, comme le font certains services, afin d’estimer au plus précis le nombre total de vues et donc les coûts. Néanmoins cette opération, nous en sommes conscients, est longue et fastidieuse. Il est possible d’estimer aussi le nombre de vues en procédant par sondage, les classes mobilisées comportant en moyenne plus de retombes que les classes plus anciennes. En tout cas mieux les documents auront été préparés physiquement (si ce n’est même restaurés suite aux constats d’état) en vue de leur numérisation, mieux se déroulera l’opération de numérisation proprement dite.

Cahier des charges type pour la numérisation des matricules militaires

1. Définition du projet et de la prestation 8

1.1. Contexte du projet 8

1.2. Périmètre de la prestation 8

2. Présentation des documents à numériser 9

2.1. Registres de matricules militaires 9

Présentation des registres de matricules militaires 9

Format et particularités physiques 9

État de conservation 10

Estimation quantitative 11

2.2. Tables alphabétiques 11

2.3. Optionnel : consultation préalable des documents par le prestataire 12

2.4. Préparation et récolement par les Archives départementales 12

3. Modalités de fonctionnement 12

3.1. Conduite du projet 12

Réunions 13

Démarche qualité 13

3.2. Calendrier de la prestation et échéancier 13

4. Livraison des documents et stockage des documents 14

4.1. Conditionnement des documents 14

4.2 Transport 15

4.3. Vérification des documents à l’arrivée 15

4.4. Conditions de stockage et de conservation ; mesures de sécurité 16

4.5. Dommages subis 16

4bis. Cas d’une numérisation sur place 17

5. Reproduction des documents 17

5.1. Règles générales de prise de vue 17

Fond et éléments techniques 17

Cadrage 17

5.2. Calibrage des appareils et tests préalables 18

5.3. Règles de manipulation lors de la prise de vue 18

Cas particuliers 18

Traitement des becquets 19

5.4. Critères techniques des images 19

Fichiers image de base (dans l’hypothèse où un seul jeu d’images est constitué) 21

Fichiers de diffusion dégradés (dans l’hypothèse où l’on préfère opter pour un jeu d’images de diffusion encore moins lourdes) 21

Fichiers de conservation qualitatifs (dans l’hypothèse où l’on préfère opter pour un jeu d’images de conservation de qualité élevée, mais qui risque d’alourdir le stockage des images) 21

5.5. Optionnel : masquage d’une partie des informations 22

5.6. Métadonnées 22

5.7. Règles de nommage des fichiers 23

Nommage des fichiers de images : 23

Nommage des vues techniques 23

Optionnel : distinction entre fichiers de conservation et de diffusion 23

Optionnel : nommage des fichiers masqués : 24

Nommage des fichiers documentaires 24

5.8. Répertoires d’enregistrement des fichiers 24

Règle de base 24

Optionnel : cas des fichiers masqués 25

5.9 Informations à reporter dans le bordereau de récolement 26

6. Contrôle qualité et suivi de la production 27

6.1. Contrôle qualité par le prestataire et rapports de production 27

6.2. Contrôle qualité par le commanditaire 27

Vérification quantitative 27

Vérification qualitative 27

7. Supports de livraison 28

7.1. Pour le contrôle qualité 29

7.2. Pour les lots validés 29

8. Conservation des données par le prestataire après l’opération de numérisation 30

Annexe : prestation d’indexation nominative 31

Cahier des charges type pour la numérisation des registres de matricules militaires2
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