Reglement de la consultation





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PREFECTURE DE LA DORDOGNE
 

 

REGLEMENT DE LA CONSULTATION

Colisage, mise sous pli et acheminement auprès du prestataire chargé de la distribution des plis retenu au niveau national des documents électoraux relatifs à l'élection des représentants au Parlement européen du 25 mai 2014

Marché passé selon la procédure adaptée

 

 

 

La procédure de consultation utilisée est celle du MAPA, en application des articles 26, 28, 30 et 77 du code des marchés publics

Date et heure limites de remise des offres : le lundi 20 janvier 2014 à 12 heures

 

 

Le présent règlement de la consultation comporte 13 pages.

Services de l’Etat – Préfecture – Cité administrative – 24024 PERIGUEUX Cedex Mél :prefecture@dordogne.gouv.fr

SOMMAIRE

Article I. CADRE DE LA CONSULTATION

Article II. OBJET DE LA CONSULTATION

Article III. DUREE ET MONTANT DU MARCHE

Article IV. ENGAGEMENT DU CANDIDAT

Article V. PRESENTATION DES PROPOSITIONS

Article VI. ANALYSE DES PROPOSITIONS

ANNEXE 1 . CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE

ANNEXE 2 . CONTENU DU DOSSIER OFFRE


ARTICLE I – CADRE DE LA CONsultation

I.1. : Base juridique de la consultation 

La procédure utilisée est celle du marché passé selon la procédure adaptée, conformément aux dispositions des articles 26, 28, 30 et 77 du code des marchés publics.

I.2. : Textes de référence

I.2.1. : Textes généraux

Les principaux textes auxquels il est fait référence dans le cadre de la présente consultation sont les suivants :

  • le code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006 modifié ;

  • le code électoral en vigueur ;

  • l’acte portant élection des représentants au Parlement européen au suffrage universel direct ;

  • la loi n° 77-729 du 7 juillet 1977 modifiée relative à l’élection des représentants au parlement européen ;

  • la directive 2004/18/CEE du 31 mars 2004 du Parlement européen et du Conseil ;

  • l’arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs ;

  • l’arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés ;

I.2.2. : Dossier de consultation des entreprises

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est constitué des quatre éléments suivants :

  • le présent règlement de la consultation (RC) et ses deux annexes :

- annexe I : « contenu du dossier candidature »,

- annexe II: « contenu du dossier offre » ,

  • l’acte d’engagement(AE) et son annexe financière ;

  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP);

  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).

Le présent RC n’est pas destiné à être retourné à l’administration. Il définit les règles applicables dans le cadre de la présente consultation.

I.3. : Retrait du dossier de consultation des entreprises

Le dossier de consultation est mis en ligne à disposition des opérateurs économiques sur la plate forme dématérialisée des achats de l’Etat (PLACE) « https://www.marches-publics.gouv.fr ».

Les candidats pourront également, sur demande expresse, recevoir le dossier par voie électronique, par voie postale ou par remise en mains propres.

La demande doit être faite à :
Madame Stéphanie FREYBURGER ou Madame Sabine ELMIRA

Direction de la réglementation et des libertés publiques

Services de l’Etat – Préfecture – Cité administrative

24024 PERIGUEUX Cedex

tél. : 05.53.02.25.00 ou 05.53.02.25.05

mél : stephanie.freyburger@dordogne.gouv.fr

sabine.elmira@dordogne.gouv.fr
I.4. : renseignements complémentaires

I.4.1. : Demandes d’informations

Jusqu’au dixième jour précédant la date limite de dépôt des offres figurant à l’article V.1. ci-après, les candidats peuvent demander toutes les précisions qu’ils jugent utiles à l’établissement de leur offre. Dans ce cadre, les demandes doivent être adressées aux personnes suivantes :


Mme Stéphanie FREYBURGER

Directrice de la réglementation et des libertés publiques

Services de l’Etat - Préfecture

Cité administrative

24024 PERIGUEUX Cedex

Téléphone : 05.53.02.25.00

Télécopie : 05.53.35.93.57


Email : stephanie.freyburger@dordogne.gouv.fr


Mme Sabine ELMIRA

Chef du pôle des élections et de la réglementation

Services de l’Etat - Préfecture

Cité administrative

24024 PERIGUEUX Cedex

Téléphone : 05.53.02.25.05

Télécopie : 05.53.02.25.02


Email : sabine.elmira@dordogne.gouv.fr


Les demandes d’informations, transmises par voie électronique, dans lesquelles un virus est détecté, sont réputées non reçues. Les candidats expéditeurs en sont informés.

I.4.2. : Forme des réponses de l’administration

Suivant la nature des questions ainsi transmises, l’administration se réserve la possibilité d’apporter la (ou les) réponse(s) nécessaire(s) :

- par téléphone ou messagerie électronique en ce qui concerne les questions considérées comme élémentaires (présentation formelle de l’offre notamment) et dont la réponse n’est pas d’intérêt général ;

- par envoi d’un courrier général aux candidats, lorsqu’elle considère que les informations intéressent la totalité des candidats.

Les renseignements complémentaires éventuels sur les cahiers des charges sont communiqués par le pouvoir adjudicateur six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.




I.4.3. : Modifications du dossier de consultation

L'administration se réserve le droit d’apporter au dossier de consultation des modifications, jusqu’à 6 jours au plus tard avant la date de remise des offres. Dans le cas où des modifications seraient apportées après ce délai, une nouvelle date de remise des offres sera accordée aux candidats de manière à respecter cette période minimale de 6 jours.

Si les modifications apportées par l’administration ont un caractère substantiel, un délai supplémentaire de 6 jours est accordé aux candidats pour la remise des offres.


ARTICLE II – objet de la consultation

objet du marché
Le présent marché est un marché unique à bons de commande, passé selon la procédure adaptée, en application des articles 26, 28, 30 et 77 du code des marchés publics.

Dans le cadre de l’élection des représentants du Parlement européen, et sous réserve de la parution du décret de convocation des électeurs à ce scrutin et d’éventuelles modifications législatives ou règlementaires, l’élection des représentants du Parlement européen est fixée au dimanche 25 mai 2014.
Le présent marché a pour objet :
1)La réalisation des lots de bulletins de vote pour chaque mairie du département de la Dordogne (557 communes) et la remise au prestataire chargé de la distribution des plis retenu par le marché national dans les délais arrêtés par la préfecture de la Dordogne.
A titre indicatif, cette partie du marché pourra porter sur un nombre de bulletins de vote pour 11 candidats* : 11 X 330 000 électeurs + majoration 10% = 3 993 000 bulletins de vote.
2) La mise sous pli et l’envoi aux électeurs du département de la Dordogne (environ 330 000 électeurs) de la propagande électorale (bulletins de votes et circulaires).
A titre indicatif, cette partie du marché portera sur le même nombre de bulletins de vote que la 1ère partie (3 993 000 bulletins) plus un nombre de circulaires pour 11 candidats* : 11 X 330 000 électeurs + majoration 5% = 3 811 500 circulaires.
NB : * Certains candidats ne fournissent pas l’intégralité des documents demandés ; dans ce cas ils doivent impérativement donner à la personne publique leurs priorités de distribution qui communique l’information aussitôt au prestataire du marché (voir articles 5.1.3 et 5.1.4 du CCTP).
Les spécifications et la consistance des prestations figurent dans le CCTP.
L'administration fixe par bon de commande la quantité de bulletins de vote et de circulaires à livrer, le ou les lieux de livraison ainsi que la date de livraison.


ARTICLE III – DUREE ET montant DU MARCHE

III.1. : Durée du marché

Le marché sera conclu de sa date de notification à la fin des opérations.

III.2. : Montant du marché
La valeur du marché sera déterminée par le produit de la quantité des prestations effectivement commandées et livrées, et du prix unitaire hors taxes.
NB : Base de calcul : voir cahier des clauses administratives particulières.

ARTICLE IVengagementS du candidat

IV.1.: Acceptation du cahier des charges

Le fait de soumettre une proposition signifie que le candidat accepte sans réserve les dispositions du cahier des clauses administratives particulières.

IV.2. : Forme juridique des groupements

Dans le cadre d’une offre commune, et quelle que soit la forme du groupement, l’un des prestataires membre du groupement est désigné dans l’acte d’engagement comme mandataire pour l’exécution du marché. Il représente l’ensemble des membres vis-à-vis du pouvoir adjudicateur et coordonne les prestations des membres du groupement.

Les membres du groupement fournissent, chacun, au mandataire une habilitation3 à les représenter dans le cadre de la procédure. Le mandataire présente ses habilitations avec les documents de candidature.

En cas de retrait par le groupement, l’article 9 du décret du 30 avril 2002 dispose que « le mandataire assure la sécurité et l’authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement ».

Conformément aux dispositions de l’article 51, paragraphe V, du code des marchés publics, la composition du groupement ne peut pas être modifiée entre la remise des candidatures et la remise des offres, sauf exception mentionnée dans cet article.

IV.3. : Recours à la sous-traitance

Conformément aux dispositions de l’article 112 du code des marchés publics, le titulaire d’un marché public peut sous-traiter l’exécution de certaines parties de son marché à condition d’avoir obtenu du pouvoir adjudicateur l’acceptation de chaque sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement.

L’acceptation de chaque sous-traitant et l’agrément de ses conditions de paiement sont constatés par le marché ou par un acte spécial³ signé des deux parties dans les conditions définies à l'article 114 du code des marchés publics.

IV.4. : Durée de validité des propositions

Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de dépôt des offres indiquée à l’article V.1 ci-après.

IV.5. : Langue utilisée dans les propositions

Les propositions sont rédigées exclusivement en langue française.

IV.6. : Monnaie

Les prix seront fixés en euros hors taxes et toutes taxes comprises .

ARTICLE V - PRESENTATION DES PROPOSITIONS

V.1. : Géneralites et date limite de reception des offres

Conformément à l’article 56 III du CMP, les candidats doivent choisir entre deux modes de remise des candidatures et des offres :

- soit une remise dématérialisée par transmission électronique sur la plate-forme dématérialisée des achats de l’Etat ( PLACE) « https://www.marches-publics.gouv.fr »

- soit une remise physique par voie postale ou bien par dépôt à l’adresse de la préfecture de la Dordogne

Le candidat ne peut choisir qu’un seul mode de remise.

Au cas où le candidat enverrait plusieurs propositions (par le même mode de remise), seule la dernière proposition, arrivée dans le délai imparti, sera prise en considération par l’administration. Sous peine d’irrecevabilité, quel que soit le mode de remise choisi, les propositions devront être reçues par la préfecture avant le :

DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES

Le lundi 20 janvier 2014 à 12 heures

Le fuseau horaire, sur lequel est rattaché cette heure limite, est celui de Paris. Les propositions sont enregistrées sur un registre spécial, dans leur ordre d’arrivée, par un agent de la préfecture. Les plis remis après ces date et heure limites sont retournés au candidat sans avoir été ouverts lors d’une remise par voie postale ou par dépôt.

V.2. : Demande de prolongation

Toute demande de prolongation des délais de la consultation parvient au service figurant au point I.3 ci-dessus, dix jours au plus tard avant la date de clôture de celle-ci. La préfecture est libre de donner suite ou non aux demandes qui lui parviennent.

Dans le cas d'une décision de prolongation des délais, chaque entreprise ou société est avertie par télécopie et en accuse réception par l’envoi d’une télécopie confirmée par courrier.

La prolongation de délais fait, par ailleurs, l’objet d’un avis rectificatif publié sur la plateforme des achats de l’Etat.

V.3. : Remise physique (par voie postale ou par dépôt)

Les éléments indiqués ci-après sont IMPERATIFS et, de ce fait, si une proposition ne respectait pas en tout point la présentation figurant ci-après, elle serait immédiatement renvoyée à son expéditeur (N.B : le terme « enveloppe » n’est cependant pas à prendre au sens littéral, tout autre contenant permettant de garantir l’anonymat des propositions étant bien sûr recevable).

V.3.1. : Enveloppe extérieure


Les candidats présentent, dans une grande enveloppe cachetée (enveloppe extérieure), deux dossiers, eux-mêmes cachetés, correspondant d'une part au « dossier candidature » et d'autre part au « dossier offre ».L’enveloppe extérieure prend nécessairement la forme suivante :





appel d’offres – ne pas ouvrir

























marché
« ELECTION DES REPRESENTANTS AU PARLEMENT EUROPEEN
 »











Services de l’ETAT

PREFECTURE

Cité administrative

24024 PERIGUEUX CEDEX

A l’attention de Mme FREYBURGER







En outre cette enveloppe extérieure contient une lettre d’envoi de la proposition indiquant au minimum, sur une feuille à en-tête, les coordonnées du correspondant de l’entreprise que l’administration pourra contacter le cas échéant , pour ce qui concerne cette procédure.

V.3.2. : Enveloppe(s) intérieure(s) :

V.3.2.1. : Le dossier candidature :

Le dossier candidature comporte l’ensemble des renseignements demandés à l’annexe n° I ci-après.

V.3.2.2. : Le dossier offre :

Le dossier offre contient la proposition du candidat.. La réponse du candidat comporte au minimum l'ensemble des éléments figurant à l'annexe n°II ci-après.

Le candidat indiquera distinctement le prix en euros hors taxe et toutes taxes comprises.
- Variation du prix.
Le marché est conclu à prix initiaux définitifs.
Les prix sont fermes et ne seront pas actualisés.
- Offres comportant des variantes
Les candidats ne sont pas autorisés à présenter des offres comportant des variantes par rapport aux spécifications fixées par le présent règlement de la consultation.

ARTICLE VI - analyse DES PROPOSITIONS
VI.1. : Analyse des candidatures :

Lors de l'ouverture de l'enveloppe contenant le « dossier candidature », les critères d'élimination des candidatures présentées sont les suivants :

- Irrecevabilité de la candidature : absence ou caractère incomplet du dossier de candidature présenté conformément à l'annexe n° I ci-après ; non respect des documents de procédure ;

- Incapacités : garanties techniques et financières ainsi que références jugées insuffisantes par rapport aux prestations objet de la consultation.

Au vu des éléments transmis par les candidats dans leur dossier de candidature ou après régularisation éventuelle en application de l’article 52 du code des marchés publics et sur la base des critères définis ci-dessus, le pouvoir adjudicateur élimine les candidatures qui ne peuvent être admises. L’absence dans le « dossier candidature » de l’un ou l’autre des documents définis à l’annexe n°I du présent document est un motif d'élimination de sa candidature.

Les enveloppes physiques contenant les dossiers offres des candidats éliminés leur sont rendues sans avoir été ouvertes conformément à l’article 58-II du code des marchés publics. Les enveloppes dématérialisées (utilisation de la Plateforme « marches-publics.gouv.fr ») contenant les dossiers offres des candidats éliminés, sont supprimées et ceux-ci en sont informés électroniquement.
VI.2. : Analyse des offres :

VI.2.1. : Critères de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse
Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables sont éliminées.
Les critères pondérés retenus pour juger de la qualité des offres et faire le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse sont les suivants :
1°) respect des délais et modalités d'organisation (40%)
Ce critère est apprécié en fonction des délais proposés pour la réalisation de la prestation. Les délais proposés doivent impérativement respecter les dates butoirs fixées par le pouvoir adjudicateur.
2°) prix proposé (30%)
Ce critère est apprécié sur la base des différents prix unitaires et sur la base du coût total estimé des prestations.
3°) les moyens humains et matériels (30%)

Le candidat développera les moyens humains, matériels et logistiques qu'il mettra à disposition ou utilisera dans le cadre du marché pour effectuer les prestations. Il précisera les lieux de stockage et de mise sous pli.

VI.2.2. : Précisions et compléments sur la teneur des offres

Conformément aux dispositions de l’article 55 du code des marchés publics, si une offre paraît anormalement basse au pouvoir adjudicateur, celui-ci peut demander par écrit au candidat concerné les précisions qu’il juge opportunes et vérifier les justifications fournies.

VI.2.3. : Précisions et compléments sur la teneur des offres

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier avec les 3 candidats présentant les offres les mieux classées au regard des critères énoncés à l’article VI.2.1 du présent règlement de la consultation. Cette négociation pourra porter sur tous les éléments de l'offre, notamment le prix.

A l’issue de la négociation, les candidats devront remettre leur nouvelle proposition par écrit, par la remise d’un nouvel acte d’engagement dûment complété et signé. Les offres négociées seront analysées et classées selon les critères énoncés ci-dessus.

VI.3. : Decision finale :

VI.3.1. : Attribution du marché - mise au point

a) Conformément aux critères définis à l’article VI.2.1 ci-avant, les offres sont classées par ordre décroissant. L’offre la mieux classée est ensuite retenue.

b) Conformément aux dispositions de l’article 46 du code des marchés publics, le candidat retenu se voit demander par le pouvoir adjudicateur de produire, dans un délai de dix (10) jours calendaires, les certificats, délivrés par les administrations et organismes compétents, destinés à justifier qu’il a satisfait aux obligations fiscales et sociales.

Si le candidat retenu ne peut produire les certificats mentionnés à l’article 46 du code des marchés publics dans le délai fixé ci-dessus, son offre est rejetée. L’élimination du candidat est prononcée par le pouvoir adjudicateur.

Dans ce cas, la même demande est présentée au candidat suivant dans le classement des offres.

c) Conformément aux dispositions de l'article 59.II du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur peut, en accord avec le candidat retenu, procéder à une mise au point des composantes du marché sans que ces modifications puissent remettre en cause les caractéristiques substantielles, notamment financières, du marché.

VI.3.2. : Infructuosité du marché – déclaration sans suite

a) Lorsqu’aucune offre ne lui paraît acceptable, le pouvoir adjudicateur peut déclarer le marché infructueux. Il en avise alors tous les candidats.

b) Le pouvoir adjudicateur peut à tout moment décider de ne pas donner suite à la procédure pour des motifs d’intérêt général. Il en avise alors tous les candidats.

VI.4. : Achèvement de la consultation

VI.4.1. : Candidatures et offres non retenues

Conformément aux dispositions des articles 80 et 85 du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur avise, par courrier postal ou électronique, les candidats du rejet de leurs candidatures ou de leurs offres et leur communique par écrit les motifs de sa décision.

VI.4.2. : Notification du marché

Sous réserve de la production des pièces figurant à l’article 46 du code des marchés publics, la notification est opérée par la préfecture avec le candidat pressenti pour l’exécution du marché.

La notification consiste à porter à la connaissance de ce candidat que sa proposition financière et technique constitue l’offre économiquement la plus avantageuse suite à la sélection opérée conformément au présent règlement de la consultation.

En pratique, cette prise de connaissance est réalisée par la signature du cadre F de l’acte d’engagement par le soumissionnaire retenu, devenant par cet acte le titulaire du marché.

La date de notification correspond à la date d’effet 1 du marché entre les parties.

ANNEXE N° I : contenu du dossier candidature

Pour justifier de sa qualité à recevoir des commandes de l'Etat et de ses capacités au regard de l'objet du marché, le candidat constitue un « dossier candidature » composé IMPERATIVEMENT des documents suivants :

Pièces à fournir concernant la candidature

1 - Les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour engager la société

2 - La lettre de candidature

(imprimé DC1 accessible depuis : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat ou tout autre document comportant les mêmes rubriques) dûment et intégralement renseignée, datée et signée par une personne habilitée à engager la société.


3- La déclaration du candidat (imprimé DC2 accessible depuis http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat ou tout autre document comportant les mêmes rubriques) dûment et intégralement renseignée, datée et signée par une personne habilitée à engager la société.

Le candidat devra fournir toutes les informations permettant d’apprécier ses capacités professionnelles, techniques et financières concernant l’objet du marché et notamment :

a) déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices ;

b) déclaration détaillée indiquant le matériel, l'équipement et les moyens techniques et logistiques (dispositifs et procédés) dont le prestataire dispose d’une part et mettra en œuvre d’autre part pour l'exécution des prestations du marché ;

c) présentation d'une liste des principales prestations fournies au cours des trois dernières années indiquant notamment :

- le destinataire public ou privé (avec coordonnées de correspondants à contacter).

- une description succincte de la prestation, son montant ainsi que ses dates de début et de fin ;

d) effectif de la société (en détaillant par type de contrats CDI, CDD, intérim...).

4 - Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du (ou des) jugement(s) prononcé(s) à cet effet.


5 - La liste des sous-traitants éventuels accompagnée du formulaire DC4 accessible depuis :

http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat




ANNEXE N° II : contenu du dossier OFFRE



Pièces à fournir concernant l’offre

Acte d'engagement (AE)

L'AE dûment complété, daté et signé par le candidat accompagné de son annexe 1 et le cas échéant, des demandes d'acceptation et d'agrément des conditions de paiement des sous-traitants.


Prix global et forfaitaire (P.G.F.) de prestation

Cadre joint à l’annexe 1 de l’acte d’engagement dûment complété, daté et signé par le candidat

Mémoire explicitant les dispositions particulières que le candidat se propose d'adopter pour l'exécution de sa mission ainsi que l’organisation opérationnelle envisagée.

Chaque candidat devra répondre aux exigences fixées par la préfecture dans le CCTP.

La prestation devant être réalisée dans un délai extrêmement court, le candidat devra être capable de mobiliser une logistique importante. Le mémoire doit faire apparaître les éléments suivants :

a) Compréhension du projet 

En quelques pages, le candidat expose de façon exhaustive et synthétique sa compréhension du projet et des besoins de la préfecture.

b) Exposé des moyens et de l'organisation

Le candidat exposera les moyens qu'il entend mettre en œuvre pour satisfaire aux objectifs du présent marché et répondre à l'obligation de résultat en termes de calendrier et de qualité de réalisation des opérations, par un descriptif méthodologique et détaillé des :

- modalités d'organisation et de contrôle des opérations, exposant les moyens humains, matériels et logistiques mis en œuvre spécifiquement pour l’exécution de ce marché. Il devra détailler les effectifs, la qualification du personnel appréciée au vu de curriculum vitae et l’importance du personnel d’encadrement,

- lieu de réalisation et de stockage, modes de transport,

- délais qui lui sont nécessaires pour la réalisation des opérations,

- solutions de remplacement en cas d'évènements imprévisibles.


Relevé d'identité bancaire ou postal




Délégations de pouvoir des personnes habilitées à représenter l'entreprise

A joindre obligatoirement lorsque le signataire des pièces du dossier est différent du représentant légal de l’entreprise.



1 Il s’agit de la date de naissance des obligations contractuelles réciproques. Cette date ne s’identifie pas nécessairement à la date de commencement d’exécution des prestations du marché.



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