Objet : Affiliation par informatique, utilisation du fichier Excel fourni par la smerep centre 617

Affiliation des étudiants par voie informatique Utilisation du fichier Excel SMEREP - Centre 617 Page sur Dernière mise à jour : 8 avril 2015 Objet : Affiliation par informatique, utilisation du fichier Excel fourni par la SMEREP Centre 617 Madame, Monsieur, Afin d’améliorer la qualité de service apportée à vos étudiants, nous vous proposons de nous transmettre désormais vos demandes d’affiliation par voie informatique. Cette méthode d’affiliation est très simple d’utilisation puisqu’il s’agit d’un tableau Excel. Pour vous convaincre, la SMEREP vous présente à travers ce document les avantages en 4 points de l’affiliation par voie informatique ainsi qu’un comparatif des différentes étapes de l’affiliation entre la voie papier et la voie informatique. Nous tenons également à vous informer que cette méthode est valable pour les deux centres de Sécurité Sociale Etudiante. Vous trouverez également ci-joint, tous les fichiers et documents vous permettant d’utiliser la méthode informatique proposée par la SMEREP, à savoir : Le fichier type de transmission de vos affiliations au format Excel, mis à jour pour l’année universitaire 2015/2016, Un exemple de fiche d’inscription à la Sécurité Sociale étudiante, à compléter par l’étudiant, Un exemple d’attestation d’affiliation que vous pouvez remettre à vos étudiants, les champs à personnaliser avec les informations de votre établissement sont surlignés en jaune, La procédure d’inscription à votre espace dédié sur notre site internet www.smerep.fr, rubrique « Je suis Professionnel de la Scolarité », espace dans lequel vous retrouverez notamment toutes les brochures SMEREP dédiées aux Scolarités et aux étudiants, mises à jour pour cette nouvelle année universitaire. Afin de vous aider à adopter cette méthode informatique, la SMEREP vous fournit sur demande le fichier type de transmission de vos affiliations, complété avec les informations de vos étudiants de l’année 2014/2015. Cela vous permet d’effectuer une simple mise à jour des informations de vos étudiants et vous évite de saisir l’intégralité des informations pour la constitution de votre premier fichier. Pour toute question, vous pouvez contacter nos services par e-mail à l’adresse qui vous est dédiée et réservée : scolarites@smerep.fr Toute l’équipe de la SMEREP reste à votre disposition et vous souhaite une bonne rentrée universitaire. Les avantages en 4 points de l’affiliation par voie informatique 1/ Gain de temps La méthode informatique vous permet de ne plus demander à vos étudiants de compléter le formulaire Cerfa 1205g en le remplaçant : soit par une partie directement intégrée dans votre dossier d’inscription, comme le font déjà les universités, permettant à l’étudiant de formuler le choix de son centre payeur (617 SMEREP / 601 LMDE), et d’indiquer son statut* et son numéro de sécurité sociale ; soit en le remplaçant par la fiche d’inscription à la Sécurité Sociale étudiante jointe à notre envoi, formulaire simplifié et bien plus compréhensible par vos étudiants et leurs parents, puisqu’il comporte une notice d’information à son verso. 2/ Fiabilité accrue Vous possédez sûrement une base de données avec les informations relatives à vos étudiants, nous vous proposons donc d’utiliser toutes ces informations afin de nous transmettre vos demandes d’affiliation. Deux possibilités s’offrent à vous : 1ère possibilité : vous pouvez modifier / ajouter les champs dans votre base de données Il vous suffit alors d’ajouter un champ correspondant au choix du centre payeur (617 SMEREP / 601 LMDE) et un champ correspondant au statut* de l’étudiant. Il ne vous reste plus qu’à exporter vos données et à nous les transmettre sous la forme d’un fichier Excel en reprenant le schéma présenté dans la suite de ce document. 2nde possibilité : vous ne pouvez pas modifier votre base de données Vous exportez les données de vos étudiants (état civil et coordonnées), il ne vous reste plus qu’à compléter la colonne correspondant au centre payeur choisi par l’étudiant (617 SMEREP / 601 LMDE) et la colonne correspondant au statut* de l’étudiant. De même, les fichiers Excel que vous avez générés pour les deux centres peuvent être directement réutilisés pour l’URSSAF, il vous suffit d’utiliser uniquement certaines colonnes afin d’adresser le reversement des cotisations. 3/ Economie d’affranchissement Plus besoin de nous transmettre les documents complémentaires que les étudiants vous remettent. Dans 90% des cas, nous pouvons obtenir les informations par le biais du Registre Nationale Inter-Régime d’Assurance Maladie (ou RNIAM, qui est la base de donnée nationale de tous les bénéficiaires de l’Assurance Maladie française) ou par le biais de l’ancien régime de l’étudiant. En cas de problème, nous reprenons contact avec vous afin de vous demander de bien vouloir nous adresser les pièces manquantes pour la validation de l’affiliation de vos étudiants. 4/ Plus rapide En période de rentrée universitaire (septembre à décembre), le délai de traitement des affiliations par voie papier est en moyenne de 4 semaines, avec la méthode informatique le traitement est quasi immédiat (48 à 72 heures). Vos étudiants sont donc couverts plus rapidement et nous pouvons effectuer toutes les démarches administratives de manière plus rapide, comme la récupération du numéro de carte Vitale permettant sa mise à jour ou l’envoi à l’étudiant du dossier photo pour l’obtenir. * le statut de l’étudiant peut être le suivant : - étudiant de moins de 20 ans dans l’année universitaire, appelé Ayant-droits autonome (ADA)  Code 450 - étudiant cotisant  Code 250 - étudiant exonéré (boursier / pupille de la Nation)  Code 350 Les différentes étapes pour l’affiliation par voie « papier » ou voie « informatique » Afin de vous permettre de comprendre les avantages de la transmission par voie informatique, vous trouverez ci-dessous le récapitulatif des différentes étapes de l’affiliation des étudiants pour les 2 méthodes. Etape n° 1 – La récolte des informations auprès de vos étudiants La méthode « papier » Vous demandez à chaque étudiant de compléter, en plus de son dossier d’inscription, le formulaire Cerfa 1205g, nommé « Déclaration en vue de l’ouverture des droits maladie-maternité ». L’étudiant doit alors renseigner à nouveau toutes les informations qui le concernent, alors que ces informations sont pour la plupart déjà contenues dans votre dossier d’inscription. De plus, ces informations sont toutes transcrites manuellement, ce qui peut engendrer des erreurs de lecture dans le report effectué par nos services. La méthode « informatique » Vous ajoutez directement dans votre dossier d’inscription une partie relative à la Sécurité Sociale Etudiante (choix du centre, statut de l’étudiant). L’étudiant n’aura alors qu’à compléter sa situation vis-à-vis du régime étudiant, son numéro de Sécurité Sociale, et son choix de Centre de Sécurité Sociale étudiant. Nous vous proposons un document adapté qui permet de remplacer le formulaire Cerfa 1205g. Etape n° 2 – La validation et la transmission des informations La méthode « papier » Vous vérifiez un par un chaque formulaire Cerfa 1205g, puis vous complétez pour chaque dossier la partie basse qui vous incombe. Vous apposez votre cachet et votre signature sur le volet n°1 et sur le volet n°2. Vous tenez un registre des affiliations par étudiant, et faite une copie de chaque volet Cerfa 1205g que vous conservez dans le dossier de l’étudiant. Vous adressez par courrier à chaque Centre le volet n°1, et remettez le volet n°2 à l’étudiant. La méthode « informatique » Vous effectuez un export de vos étudiants depuis votre outil de gestion administrative. Il ne vous reste plus qu’à compléter : - le numéro de Sécurité Sociale, - le centre payeur (617 SMEREP / 601 LMDE), - le statut de l’étudiant. Vous adressez par e-mail le fichier à la SMEREP à l’adresse scolarites@smerep.fr. Etape n° 3 – Le traitement des dossiers par la SMEREP La méthode « papier » Nous réceptionnons vos formulaires Cerfa, puis accusons réception par retour de courrier du nombre de dossiers reçus. Nous confions les dossiers pour saisie manuelle à nos équipes. Délai moyen de traitement en période de rentrée universitaire : 4 semaines. La méthode « informatique » Nous accusons réception de votre fichier et vous transmettons le compte-rendu de son traitement. Délai moyen de traitement en période de rentrée universitaire : 2 à 3 jours (ouvrés). En cas de réclamation La méthode « papier » Nous sommes obligés de nous retourner vers l’étudiant ou vers vos services afin d’obtenir le justificatif d’affiliation qui n’aurait pas été reçu par nos services. La méthode « informatique » Nous vérifions directement les fichiers que vous nous avez transmis afin de trouver l’étudiant et de corriger les anomalies. Utilisation du fichier Excel Le fichier type au format Excel que nous vous proposons d’utiliser se compose de 4 onglets : Onglet n° 1 « Votre fichier d'affiliation » : liste des affiliations de vos étudiants Onglet n° 2 « Exemple Données d'affiliation » : exemple de fichier complété Onglet n° 3 « Explication » : détail des colonnes et des informations contenues dans l’onglet n°1 et n°2 Onglet n° 4 « Code Pays » : liste et code pays pour le pays de naissance ou la nationalité. La liste des affiliations reprend les différentes informations suivantes : Partie Colonne Libellé Commentaires Etablissement A Année Scolaire* Renseigner l'année scolaire concernée (ex : 2015/2016) B Dénomination Dénomination de votre établissement C N° Agrément* N° d'agrément de votre établissement délivré par la CPAM D Caisse Primaire* Caisse Primaire de rattachement (ex : 751 = Paris, 941 = Créteil) E Caisse étudiante* Choix du centre payeur (617 pour SMEREP, 601 pour LMDE) Identité de l'étudiant F Civilité* Civilité de l'étudiant (1 = Monsieur, 2 = Madame) G Nom patronymique* Nom patronymique de l'étudiant H Nom marital Nom marital de l'étudiant I Prénoms* Prénoms de l'étudiant J Date de Naissance* Date de naissance de l'étudiant K Département de Naissance* Si l'étudiant est né en France : Département de naissance DROM = 97, COM = 98 Si l'étudiant est né à l'étranger : 99 L Commune / Pays de Naissance* Si l'étudiant est né en France : Commune de naissance Si l'étudiant est né à l'étranger : Code du pays (voir onglet Code Pays du document « Procédures Affiliation Fichier Type ») M Nationalité en texte Nationalité de l'étudiant en lettre N Nationalité en code* Nationalité de l'étudiant en code (voir onglet Code Pays du document « Procédures Affiliation Fichier Type ») Etudes suivies O Discipline d’études Exemple : Droit, Médecine P Cycle d’études 1 = licence / 2 = master / 3 = doctorat Q Année dans le cycle 1/2/3/4 Adresse de l'étudiant R Complément d'adresse Chez, bâtiment, résidence, appartement, n° de chambre… S Adresse française* N° et voie T Code Postal* Code postal U Commune* Uniquement en France, en évitant les cedex Affiliation de l'étudiant V Code Grand Régime* Toujours 99 W Régime (statut)* 450 = ADA, 250 = Cotisant, 350 = Boursier / Pupille de la Nation X N° d’immatriculation N° de sécurité sociale de l'étudiant (ne rien mettre si l'étudiant n'en possède pas) Y Date d’effet d’affiliation* Date d'ouverture des droits (ex : 01/10/2015) Z Date de paiement ou d’inscription* Date de paiement de la cotisation ou d'inscription Informations complémentaires AA Mutuelle Code de la garantie mutuelle SMEREP souscrite par l'étudiant auprès de votre établissement (si vous avez signé une convention avec notre mutuelle) : > I pour Indispensable SMEREP, > M pour Médiane SMEREP > T pour Totale SMEREP > P pour Pack SMEREP AB Téléphone N° de téléphone de l'étudiant AC Mail Adresse e-mail de l'étudiant * champs obligatoires Les coordonnées complémentaires (téléphone et email) Que vous utilisiez la méthode informatique ou la méthode papier avec le nouveau formulaire Cerfa 1205g, les étudiants sont invités à vous fournir leurs coordonnées téléphoniques et leur adresse e-mail. En effet, la SMEREP, comme les Caisses Primaires d’Assurance Maladie, privilégie ces canaux de communication. Ils facilitent l’échange avec les étudiants, plus réceptifs à un e-mail qu’à un courrier. N.B. : ces coordonnées sont utilisées uniquement dans le cadre de la bonne gestion de l’affiliation des étudiants, et en aucun cas dans le cadre d’un démarchage de nos produits. Cette transmission est couverte par la déclaration CNIL disponible sur internet http://www.cnil.fr/en-savoir-plus/deliberations/deliberation/delib/223/ dont voici un extrait : Article 3 Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes : 1. Concernant l'étudiant : a) L'identité (le nom, les prénoms), civilité, le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité, l'adresse numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique, la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu ; b) Le numéro du matricule spécifique de l'étudiant distinct du numéro d'inscription au répertoire entré en vigueur pour l'année universitaire 1995-1996. Ce numéro est celui utilisé par le traitement Système d'aide à la gestion automatisée des concours et des examens scolaires (Sagaces) pour identifier les élèves inscrits au baccalauréat. Les établissements d'enseignement supérieur sont chargés, selon les modalités fixées par l'administration centrale, d'immatriculer les étudiants qui n'ont pas de numéro pour éviter les recouvrements. Ce numéro matricule est transmis à l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement SISE ; c) La couverture sociale de l'étudiant : le numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale ; d) La situation sociale : situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), pratique d'un sport, PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ; 2. Concernant les parents : l'identité (le nom, le prénom), uniquement dans le cadre de la première affiliation de l'étudiant à la sécurité sociale, PCS (professions et catégories socioprofessionnelles) ; 3. Concernant les informations sur les modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur et sur les formations et diplômes : la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription, le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année), domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens), etc. Article 5 Sont seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, destinataires des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions : 1. Au niveau de l'administration centrale, les agents habilités de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance, de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle et de la direction générale pour la recherche et l'innovation ; 2. Au niveau du rectorat, les agents habilités : a) De la chancellerie des universités, b) Du service statistique rectoral ; 3. Au niveau des établissements, les agents habilités : a) Des services de la présidence, du secrétariat général de l'établissement et de l'agence comptable, b) Des services de scolarité centrale et des composantes telles qu'elles sont définies aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l'Éducation ; 4. Les agents habilités : a) Des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes, b) De l'observatoire de la vie étudiante, c) Des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires » Attention : Les coordonnées bancaires des étudiants ne doivent en aucun cas être transmises à notre organisme par le biais de ces fichiers d’affiliation. Seul le RIB papier est accepté pour l’enregistrement des coordonnées bancaires de l’étudiant.

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