Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer D. P. O.)





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Occitanie





REGLEMENT DE

LA CONSULTATION
Remise des offres au plus tard le 13 juillet 2017 à 12h00

Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer - D.P.O.)

à l’échelle de la Région Occitanie

Mise en conformité à la Loi « Informatique & Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données



Préambule : présentation d’URO Habitat et contexte particulier
URO Habitat
L’Union Régionale des organismes Hlm du Languedoc-Roussillon (URO Habitat) regroupe 30 bailleurs sociaux. Ces derniers gèrent en 2016 un total de 126 433 logements sociaux sur l’ensemble du territoire régional.
Les missions d’URO Habitat se déclinent en 2 axes majeurs :

  • Représenter les organismes auprès des pouvoirs publics, des collectivités territoriales et de l'ensemble de ses partenaires, et participer ainsi aux politiques locales de l'habitat,

  • Animer le réseau professionnel : l'association est un lieu de diffusion d'informations et d'échanges de pratiques entre les collaborateurs des organismes qui se réunissent régulièrement en fonction de l'actualité.


URO Habitat est membre de la Fédération Nationale des Associations Régionales HLM (FNAR) et, par son intermédiaire, de l'Union Sociale pour l'Habitat.

L'équipe, composée de 7 personnes (un directeur, une assistante et cinq chargés de mission), est basée à Montpellier.
Contexte particulier
Début 2014, URO Habitat, à la demande d’une partie de ses adhérents, a lancé une consultation en vue de désigner un C.I.L. Mutualisé. 9 organismes d’habitat social et URO Habitat elle-même ont souscrit à cette procédure :

ACM Habitat,

Habitat du Gard,

Habitat Audois,

FDI Habitat,

Lozère Habitations,

Office 66,

OPH de Sète,

OPH Perpignan-Méditerranée,

Un Toit pour Tous,

URO Habitat.
URO Habitat a donc lancé en décembre 2013 une consultation en vue de retenir un prestataire qui a eu pour missions, pour chaque membre, via la mise en place d’un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) mutualisé au groupement :

  • La réalisation d’un état des lieux ;

  • L’accompagnement la mise en conformité à la loi "Informatique et Libertés" ;

  • Le suivi de cette conformité.



Ce marché est arrivé à son terme.
Par ailleurs, le règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la mise en place d’un Délégué de protection des données (DPO, équivalent de Data Protection Officer) entre en application en mai 2018.

Il y a donc lieu de procéder à une nouvelle consultation relative à la mise en place d’un D.P.O. mutualisé, élargi à l’ensemble des organismes d’Hlm de la région Occitanie qui le souhaiteront.
Section 1 : marché-cadre de prestations
Il y a donc lieu de procéder à une nouvelle consultation relative à la mise en place d’un D.P.O. mutualisé, élargi à l’ensemble des organismes d’Hlm de la région Occitanie qui le souhaiteront.

Il s'agit d'un accord cadre à attributaire unique avec émission de bons de commande en application des articles 78 et 80 du décret 2016-360 du 25/03/2016, chaque organisme étant libre d’adopter un contrat particulier avec le prestataire retenu.
Section 2 : Objet et Dispositions générales

Article 2.1/ Objet de la consultation
Mise en place d’un D.P.O. mutualisé, élargi à l’ensemble des organismes d’Hlm de la région Occitanie qui le souhaiteront.
Article 2.2/ Référence de l’avis

Article 2.3/ Procédure/caractéristiques principales
Il s’agit d’un marché-cadre de prestations à attributaire unique avec émission de bons de commande d’une durée de 36 mois, sans montant minimum ou maximum, passé en vertu de l'ordonnance n°2015-899 du 23/07/2015 et en application des articles 66 à 68 du décret 2016-360 du 25/03/2016. Chaque organisme est libre d’adopter un contrat particulier avec le prestataire retenu.
Durée : 36 mois

Montant : Pas de minimum, pas de maximum.

Article 2.4/ Procédure
Appel d’offres ouvert
Article 2.5/ Nature
Services
Article 2.6/ Sous-traitance
Le titulaire du marché peut sous-traiter l’exécution de certaines parties des prestations, à condition d’avoir obtenu d’URO Habitat et de chaque organisme concerné l’acceptation de chaque sous-traitant, et l’agrément des conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance.

Le titulaire demeure personnellement responsable de l’exécution de toutes ses obligations résultant du marché, tant envers l’administration qu’envers son personnel et celui de ses sous-traitants.

Dans le cas où la demande de sous-traitance interviendrait au moment de la remise des offres le candidat doit dans ladite offre (annexe à l’AE), fournir une déclaration mentionnant :

  • La nature des prestations dont la sous-traitance est prévue.

  • Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l’adresse du sous-traitant proposé.

  • Le montant prévisionnel des sommes à payer directement au sous-traitant.

  • Les conditions de paiement prévues par le projet de contrat de sous-traitance, et le

  • cas échéant, les modalités de variation de prix.

  • Les capacités professionnelles du sous-traitant.


La notification du marché emporte acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement.
Dans le cas où la demande de sous-traitance serait présentée après la conclusion du marché, le titulaire remet contre récépissé à l’administration ou lui adresse par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postal, une déclaration spéciale contenant les renseignements susmentionnés, dans les conditions des articles 134-2° et 134-3° du décret n°2016-360 du 25/03/2016.
Un acte spécial sanctionnera l’acceptation du sous-traitant et l’agrément des conditions de paiement.

Article 2.7/ Mode d’établissement des prix
Les prix sont fermes pendant la durée du marché.

Section 3 : Volume de la commande – Lots - Durée
Article 3.1/ Volume de la commande pour 36 mois
Pas de montant minimum

Pas de montant maximum
Article 3.2/ Lieu d’exécution
Sièges sociaux des Organismes d’Habitat Social de la Région Occitanie ou de leurs Agences,

Montpellier pour les réunions d’information.
Article 3.3/ Forme
L’offre ne pourra faire apparaître plusieurs lots.

En revanche, elle fera apparaître des montants différents :

  • en fonction de la taille des organismes d’habitat social,

  • et de leur engagement précédent dans une procédure de CIL ou non.


Article 3.4/ Reconductions
Le marché est reconductible pour une durée ferme de 12 mois qui prend effet à la date anniversaire de notification du marché. Il ne pourra excéder une durée maximum de quatre années pleines.
La reconduction du marché est expresse.
Pour la reconduction du marché, URO HABITAT se prononcera au moins 3 mois avant la fin de la durée de validité du marché. URO HABITAT notifiera, par lettre recommandée avec accusé de réception, sa décision de reconduire le marché au titulaire.
Le titulaire reste cependant engagé jusqu’à la fin de la période en cours.
Le titulaire ne peut refuser la reconduction du marché (art.16 du décret).
Article 3.6 – Variantes
Acceptation des variantes : Non
Article 3.7 - Délais de validité
6 mois
Article 3.8 - Absence de régularisation
URO HABITAT ne procèdera pas à la régularisation des candidatures et des offres.

Article 3.9- Échanges électronique entre les candidats et le PA
Tous les échanges (demandes d’informations, envoi de documents ou d’informations complémentaires) qu’induit la présente procédure de passation du marché public, seront opérés par les moyens électroniques de la plate-forme du profil acheteur : http://www.convergence-lr.fr/documents-en-ligne.html


Section 4 : Dossier
Article 4.1 - Contenu du dossier


  • L’acte d’engagement

  • La note technique

  • Le présent règlement de consultation

  • Le Cahier des Charges

  • La grille tarifaire


Le DCE peut être téléchargé dans son intégralité sur le site :

http://www.convergence-lr.fr/documents-en-ligne.html
Article 4.2 - Conditions d'obtention du dossier
Documents payants : non
Article 4.3 - Modification de détail du DCE suite à une demande d'un candidat
Les candidats n'ont pas à apporter de modification au dossier de consultation en dehors des parties à compléter dans l'acte d'engagement et la Note Technique.
Toutes modifications apportées au CCP et/ou à l’AE et/ou à la NT entraînent la nullité de l'offre.
Article 4.4 - Modification de détail du DCE apportée par le représentant du Pouvoir adjudicateur
UROHABITAT se réserve le droit d'apporter des modifications au DCE jusqu'à 6 jours avant la date de remise des offres.


Section 5 : Pièces
Article 5.1 - Langues et monnaie


  • Unité monétaire utilisée : l'euro.

  • Langue : Français


Article 5.2 - Pièces de la candidature


  • Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire.

  • Formulaire DC1, Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses co-traitants. (disponible à l'adresse suivante :

http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat)

  • Formulaire DC2, Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement. (disponible à l'adresse suivante :

http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat)

  • Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures, services ou travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles.

  • Présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.




  • Capacité économique et financière : Niveau minimal

  • Garanties financières

  • Référence professionnelle et capacité technique : Niveau minimal

  • Garanties techniques


Documents complémentaires de la candidature à l’offre

Le candidat devra produire, si la situation juridique le permet, les documents suivants :

  • Pour apprécier les capacités techniques et professionnelles :

    • Présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé.

  • Pour apprécier les capacités économiques et financières :

    • Si la situation du candidat le justifie, la copie du ou des jugements prononçant le redressement judiciaire et du ou des jugements prévoyant la mise en place d’un plan de redressement de l’entreprise


Article 5.3 – Envoi et pièces de l’offre

Il convient de remettre une enveloppe unique sous format papier ou de façon dématérialisée contenant les pièces listées à l'article 5.2 "Pièces de la candidature".

Dans les deux cas susvisés :

  • Si la structure du candidat est de création récente, il apportera par tous moyens la preuve de ses capacités financières

  • Si le candidat s'appuie sur d'autres opérateurs économiques pour présenter sa candidature : production pour chacun de ces opérateurs des mêmes documents qui sont exigés du candidat pour justifier de ses capacités professionnelles et techniques et production d'un engagement écrit de chacun de ces opérateurs justifiant que le candidat dispose de leurs capacités pour l'exécution du marché ;

  • Si les documents fournis par le candidat ne sont pas rédigés en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français certifiée conforme à l'original.



Pièces (La non-fourniture d’une ou plusieurs pièces entraînera le rejet de l’offre) demandées :

  • Acte d'engagement

  • Note technique

  • CCP


Les attestations qui seront récupérées en mode automatique et sécurisé auprès des différentes administrations, sans intervention de l’entreprise, ne seront pas redemandées.
Il est précisé que le candidat retenu devra produire en sus, dans un délai de 10 jours francs à compter de la date de réception de la demande d’URO HABITAT :

  • Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale, prévue à l’article L. 243-15 du code de sécurité sociale, émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de 6 mois (articles D 8222-5-1° du code du travail et D. 243-15 du code de sécurité sociale)

  • l'ATTRI1


Le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice s’assurera de l’authenticité de cette attestation, auprès de l’organisme de recouvrement des cotisations de sécurité.


  • Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que les obligations fiscales et sociales ont été satisfaites ou liasse 3666

  • Certificat de l’URSSAF des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales

  • Certificat des cotisations personnelles de maladie aux régimes obligatoires d’assurance vieillesse et invalidité décès

  • S’il y a lieu attestation de l’organisme qui assure les congés payés

  • Domiciliation bancaire ou postale-joindre un RIB


Section 6 : Critères de jugement des offres et Sélection des candidatures

Article 6.1 - Critères de jugement des offres
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération

40 % : Prix

60 % : Valeur technique de l'offre appréciée à l'aide de la note technique
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés avec leur pondération
40 % Prix : Il sera jugé sur la base de la grille tarifaire fournie.

Elle sera calculée comme suit : la note de l'offre globale la moins disante sera égale à 40.

Les notes des autres offres seront calculées selon la formule ci-dessous :

Note de l'offre étudiée = Montant de l'offre la moins disante/Montant de l'offre étudiée X40
60 % : Valeur technique de l'offre appréciée à l'aide de la note technique

La valeur technique de l'offre sera jugée selon les critères et leur pondération présents dans la Note Technique :

  • Profil du gestionnaire et expérience dans le milieu du logement social : /5

  • Organisation de l'équipe de l'entreprise candidate : /15

  • Procédure de mise en route initiale du processus : /10

  • Procédures d’accompagnement, de soutien et de suivi : /20

  • Moyens informatiques et logistiques mis en place pendant la durée du marché : /10


Article 6.2 - Critères de sélection des candidatures
Garanties techniques et financières.

Section 7 : Transmission des documents

Les dossiers feront l’objet d’une transmission papier uniquement.
Les dossiers devront être réceptionnés avant le Jeudi 13 juillet 2017 à 12h00.




Adresse des dépôts papiers :

URO HABITAT

261, rue Simone Signoret – CS 20 017

34077 Montpellier cedex 3
Le non-respect des dispositions du présent article entraîne le rejet de l’offre sans contestation possible.
Les candidats transmettront leur offre et leur candidature dans une enveloppe unique sous pli cacheté. Ce pli portera les mentions suivantes :


  • Enveloppe extérieure cachetée :

L'enveloppe extérieure devra être remise contre récépissé (du lundi au vendredi de

9h à 12h et de 14h à 16h) ou envoyée en recommandé avec avis de réception postal, avant le 30/06/2017 à 16h00 à l'adresse suivante :
Monsieur le Directeur d’URO Habitat

261, rue Simone Signoret – CS 20 017

34077 Montpellier cedex 3
Elle portera les mentions obligatoires suivantes :

Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer - D.P.O.) à l’échelle de la Région Occitanie

« NE PAS OUVRIR AVANT LA COMMISSION D'APPEL D'OFFRES «.
Les dossiers qui seront reçus à URO Habitat après la date et l'heure limites fixées ci-dessus, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus.

Section 8 : Renseignements complémentaires
Article 8.1 – Correspondance pendant la période de consultation
Si le représentant légal de la société n'est pas le signataire, un document attestant du pouvoir de signature de la personne habilitée à engager la société (la signature doit être précisée du nom, prénom et de la qualité du signataire).
Tous les échanges (demandes d’informations, envoi de documents ou d’informations complémentaires) qu’induit la présente procédure de passation du marché public, seront opérés par les moyens électroniques de la plate-forme du profil acheteur :

http://www.convergence-lr.fr/documents-en-ligne.html

Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date limite de réception des offres, une demande écrite en utilisant le moyen du profil acheteur « poser une question » et devront accepter les réponses « courriel » expédiés par le profil acheteur.

Les candidats devront faire le nécessaire pour permettre ces échanges et s’assurer de la possibilité de la réception des informations transmises par le profil acheteur.

Le pouvoir adjudicateur ne pourra pas être tenu responsable du refus des courriels par la messagerie du candidat.

Les questions seront enregistrées et une réponse sera faite par mail, adressée en temps utile et simultanément à tous les candidats ayant été destinataires du dossier.

Nous indiquons aux candidats ayant téléchargés les dossiers de consultation des entreprises, que les réponses aux questions faites ne pourront être envoyées par mail qu’à l’adresse indiquée par la personne ayant retiré le dossier.
Les soumissionnaires ont bien évidemment la possibilité de nous contacter afin de nous fournir une nouvelle adresse mail au 04 99 51 25 30 (Secrétariat)

ou par mail siege.ar@urohabitat.fr

Article 8.2 - Retrait anonyme
Les candidats ayant procédés à un retrait anonyme ou sans indiquer une adresse e-mail sont fortement invités à effectuer un nouveau téléchargement en s’identifiant avec un e-mail valide. En cas d’absence d’adresse e-mail, URO HABITAT se réserve le droit de retenir l’adresse e-mail indiquée sur les documents de candidature.
Article 8.3 - Adresse de recours
Adresse de recours :

Tribunal Administratif de Montpellier

6 rue Pitot

34063 MONTPELLIER Cedex

Tél : 04 67 54 81 00 - Fax : 04 67 54 74 10

greffe.ta-montpellier@juradm.fr

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