La formation de l’iut d’Angers en Techniques de Commercialisation est un cursus commercial général proposant l’acquisition de connaissances et de compétences





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Introduction


La formation de l’IUT d’Angers en Techniques de Commercialisation est un cursus commercial général proposant l’acquisition de connaissances et de compétences dans les différents domaines du commerce : la vente et le marketing bien sûr, mais également la communication, présente dans notre formation par le biais de nombreuses matières. Ainsi, les cours de langues étrangères, d’informatique, de techniques d’expression et culture, ou encore de communication représentent une part non négligeable de la formation.
Lors de mon stage de première année, j’ai eu une première approche professionnelle du monde de la communication. J’avais alors en charge trois missions principales relevant de l’événementiel, de la communication, et de la régie publicitaire.
Cette année, pour mon stage clôturant ma formation à l’IUT, le saut dans le monde de la communication a été encore plus grand : la diversité des missions qui m’ont été confiées et l’intérêt que j’y ai porté ont fait de ce stage une excellente expérience pour moi.
Au cœur d’une ville qui a envie « de bouger », et dont la qualité de vie est reconnue et recherchée, le Service Communication de la Mairie de Saumur est présent tous les jours dans la vie des habitants : au travers de toutes les publications qu’il édite et de toutes les manifestations qu’il organise, il rythme la vie des Saumurois en les incitant à prendre part aux événements organisés dans leur ville, à leur faire connaître les activités dont ils peuvent profiter au quotidien, ou encore à les informer sur l’évolution et l’amélioration de leur cadre de vie.
Dès le premier jour du stage, l’accueil chaleureux qui m’a été réservé m’a mis à l’aise et m’a aidé à m’intégrer à l’équipe. Cette bonne ambiance a été importante pour moi dans la réussite de mes missions.
Créativité, recherche d’informations, événementiel… j’ai pu travailler sur les nombreux aspects qui couvrent le domaine de la communication.
Dans mon projet professionnel, cette expérience est une étape majeure : j’ai fait un pas de plus dans le vaste monde de la communication. Si je souhaite continuer dans cette voie, je me spécialiserai dans un des aspects de la communication, et, grâce notamment à ce stage, mon choix se précise de plus en plus…

Buts du stage pour la Mairie et pour moi

A mon arrivée, Monsieur Philippe Vion m’a indiqué que, pour qu’un stage soit une réussite, il était nécessaire que le stagiaire et l’organisation dans laquelle il travaille aient une relation gagnant-gagnant.
La Mairie, qui me permet d’effectuer ce stage dans de bonnes conditions, qui m’accompagne dans mes missions et qui m’aide en cas de difficulté, s’investit pour moi dans ce stage et en attend bien sûr des retours positifs.
Pour ma part, j’attends de la Mairie de me confier des missions qui correspondent à l’objet de mon stage, ce qui me permet d’acquérir les compétences professionnelles dont je suis moi-même demandeur.
Ces deux attentes sont différentes mais elles se rejoignent dans le moyen d’y aboutir, à savoir le succès de chaque mission. C’est donc l’objectif général pour la Mairie comme pour moi.
De mon côté, mes attentes ont été pleinement satisfaites. Les missions que je me suis vu confiées ont été très intéressantes, car diverses et demandant de l’implication. Elles m’ont donc permis d’acquérir de véritables compétences professionnelles sur le terrain dans un domaine que j’apprécie beaucoup. J’espère donc que, par le biais des missions que j’ai accomplies, les attentes de la Mairie ont été satisfaites au même niveau.



Présentation de la Ville de Saumur

Vue d’ensemble


Située au cœur de l’Anjou et en bord de Loire, la Ville de Saumur, capitale de l’équitation, présente de nombreux atouts.


Fiche d’identité
Nom : Ville de Saumur (fusion-association de 5 communes dont Saumur).
30 000 Saumurois.
Sous-préfecture du Maine-et-Loire.
Particularités :

> Capitale de l’équitation.

> 53 monuments inscrits ou classés au patrimoine historique.

> Commune du Val de Loire, site inscrit au Patrimoine Mondial de l’UNESCO depuis 2000.



La richesse patrimoniale constitue un des points forts touristiques de la ville. C’est le château que l’on remarque en premier. Dominant la ville et surplombant la Loire, c’est au rythme de ce monument qu’a vécu Saumur au fil des siècles. Aujourd’hui encore, le château est au centre de toutes les attentions grâce à un vaste programme de rénovation et de consolidation. Le cheval, autre élément emblématique de Saumur, est présent par le biais de l’Ecole Nationale d’Equitation, et du célèbre Cadre Noir.
La qualité des équipements est un autre atout de Saumur. Les infrastructures dont dispose la ville permettent d’offrir aux habitants un cadre de vie très agréable. Dans l’éducation par exemple, la Ville de Saumur dispose de nombreuses écoles, de collèges et de lycées, et développe très activement son pôle universitaire, en proposant des formations originales qui correspondent totalement aux pôles d’excellence de la ville : le patrimoine, l’équitation et le tourisme. On citera ainsi une licence professionnelle « Management des établissements équestres » ou encore une licence professionnelle « Médiateur de patrimoine ».
Léconomie de Saumur est intéressante à étudier. Depuis quelques années en effet, les grandes chaînes de magasins ou de restauration, qui se sont d’abord implantées dans les grandes métropoles, étendent leur réseau aux villes moyennes. Saumur profite pleinement de ce phénomène, en accueillant, entre autres, Mac Donald’s, Casa, Netto, Bricoman, Bricomarché, Gémo ou encore Gamm Vert. Le centre-ville quand à lui s’anime beaucoup dès l’arrivée du week-end. Les différents marchés, les nombreuses boutiques et les cafés en font un centre-ville vivant et chaleureux.


Structure


La Ville de Saumur a une structure un peu atypique. En effet, elle regroupe 5 communes, de façon différente des regroupements communaux ordinaires.
C’est depuis 1973 que les communes de Saumur, Saint-Hilaire-Saint-Florent, Saint-Lambert-des-Levées, Bagneux et Dampierre sont organisées sous une structure municipale commune, appelée Ville de Saumur. Les communes associées à Saumur gardent cependant des compétences propres, comme certaines tâches d’état civil. Le Maire de chaque commune associée siège au Conseil Municipal de la Ville de Saumur.
La communauté d’agglomération Saumur Loire Développement regroupe quand à elle 32 communes du Saumurois, et est compétente dans divers domaines, comme la gestion des déchets ou les transports.


Présentation de la Mairie de Saumur


La Mairie de Saumur emploie plus de 700 personnes réparties en services.
Situé face à la Loire, l’Hôtel de Ville est un monument historique ouvert aux visites des touristes et des Saumurois.
Le maire de la Ville de Saumur, Jean-Michel Marchand, est élu depuis 2001. Il est également Président de la communauté d’agglomération Saumur Loire Développement.

Présentation du Service Communication


Le Service Communication est situé dans un bâtiment accessible depuis la cour intérieure de l’Hôtel de Ville. Il est réparti sur deux étages.


L’équipe de la « com »


Le Service Communication est organisé en plusieurs pôles.
Directeur de la Communication de la Ville de Saumur et de la communauté d’agglomération Saumur Loire Développement :

Philippe Vion
Accueil :

Géraldine Brault
Edition :

Patrick Edgard-Rosa (photographe)

Martine Delebarre

Kelly Charron

Philippe Gradinac
Communication :

Ingrid Messager, pour la Ville de Saumur

Annie Robert, pour Saumur Loire Développement
Relations Publiques et Manifestations

Emmanuelle Moreau

Mathilde Bazireau (stagiaire jusqu’à fin juin)


Réalisations du Service Communication


L’équipe a en charge la gestion globale de la communication de la Ville de Saumur, par différents moyens :

  • Organisation de conférences de presse

  • Préparation d’informations pour les discours des élus

  • Organisation d’événements

  • Création de publications diverses :

    • Journal de la Ville de Saumur

    • Dépliants

    • Panneaux d’exposition

    • Affiches

    • Tracts

    • Guides

  • Mise à jour du site internet de la Ville de Saumur : www.saumur.fr


Partenaires et fournisseurs


Pour sa communication, la Mairie travaille avec plusieurs partenaires :


  • Des entreprises de flashage (Alcaflash, Setig)

  • Des imprimeurs (Imprimerie du Val de Loire, Loire Impression)

  • Des agences de communication (Ignis, Vous Loire Communication)

  • Des distributeurs (Vendredi Média)

  • Des journaux (journaux gratuits et presse quotidienne régionale)



  1. Mission principale : le guide pratique




  1. Présentation de la mission




  1. Introduction


Depuis plusieurs années, la Ville de Saumur et la Communauté d’Agglomération Saumur Loire Développement éditent différentes publications destinées aux Saumurois : le Journal de la Ville, le Journal de l’Agglo, des guides touristiques ou encore des dépliants d’informations sur certains services de la Ville ou certaines animations.

Pour parfaire l’offre d’information locale destinée aux Saumurois, il manquait un guide pratique rassemblant toutes les informations utiles pour les habitants, aussi bien dans leur vie quotidienne que pour leurs loisirs.

Ingrid Messager, chargée de communication depuis mars 2002 à la Mairie de Saumur, avait déjà contribué, par le passé, à l’élaboration du guide pratique de Saint-Aubin-lès-Elbeuf.

Elle a donc eu en charge la création du guide pratique de Saumur.



  1. Pourquoi un guide pratique ?


Source d’informations sur la vie à Saumur, cette publication a pour but de guider les Saumurois dans leurs démarches au quotidien et de les informer des multiples activités dont ils peuvent profiter dans leur ville, dans les domaines de la santé, de la culture, des sports, du transport, de l’emploi, ou encore de l’environnement. Une partie du guide est également dédiée à la vie associative, très ancrée dans le Saumurois avec plus de 500 associations. Ce guide, publié en 20 000 exemplaires, constituera ainsi une référence en termes d’informations pratiques au niveau local, et sera consulté par les habitants de façon régulière tout au long de l’année, ainsi que par les touristes de passage.



  1. Quelles décisions préalables ont été prises ?


Différents services voulaient éditer chacun un guide particulier (guide des associations, guide de l’étudiant, etc.) et la Direction de la Communication a dû les convaincre de regrouper les informations dans un guide unique, plus pratique pour les habitants.
Une fois cette étape franchie, différentes réunions ont eu lieu pour clarifier les grandes lignes du projet. C’est alors qu’un document présentant le projet, et qu’une proposition de table des matières du guide pratique ont été soumis en réunion de municipalité, qui a donné son aval (réunion hebdomadaire du Maire et de l’ensemble des adjoints).


  1. L’avancement du projet à mon arrivée


Les grandes décisions relatives à la réalisation du guide pratique avaient déjà été prises lorsque je suis arrivé à la Mairie. La taille du guide (100 pages en format A5), et les différents sujets à aborder avaient ainsi déjà été choisis.
Ingrid Messager, dès le mois de janvier, avait fait parvenir à tous les services des documents à vérifier et à modifier, afin de pouvoir les intégrer au guide pratique. Malheureusement, il n’y a eu qu’un seul retour : celui du service Vie Sociale (horaires des garderies, services aux aînés).



  1. Analyse de la mission




  1. Les objectifs de ma mission




  • Qualitatifs


Compte tenu des faibles retours cités précédemment, il m’a été demandé de renvoyer des documents aux services concernés, ou d’aller les rencontrer directement, avec l’objectif d’obtenir toutes les informations nécessaires à l’élaboration du guide pratique.


  • Quantitatifs


L’objectif quantitatif est représenté par une échéance : je devais avoir obtenu tous les renseignements nécessaires avant la fin de mon stage, et je devais les avoir traités pour qu’ils puissent être directement envoyés à l’agence de communication en charge de réaliser la maquette et la régie publicitaire de cette publication.



  1. Les étapes de la collecte des informations existantes


J’entends par informations existantes toutes les informations issues de la Ville de Saumur et disponibles sur son site internet ou dans des publications déjà réalisées. J’inclus également dans cette catégorie les informations détenues en interne, mais qui ne sont pas forcément accessibles par le site internet ou par des publications.



  1. La recherche documentaire


Avant de pouvoir envoyer les informations à faire vérifier, il fallait les trouver et les sélectionner. Mes sources principales ont été :

  • la rubrique « Mairie pratique » du site internet de la Ville de Saumur ;

  • la rubrique « Sortir » ;

  • le site de la Communauté d’Agglomération Saumur Loire Développement

  • différents guides, comme le guide des piscines de la Communauté d’Agglomération


A ce stade, une présélection des informations a été réalisée. En effet, j’ai dû choisir les informations qui me paraissaient pertinentes et qui pouvaient avoir leur place dans le guide pratique.
Cette recherche documentaire a abouti à deux types d’informations :

  • Les informations directement exploitables après la recherche ;

  • Les informations à faire vérifier, car incomplètes ou non mises à jour.


De façon générale, j’ai fait vérifié toutes les informations issues du site internet de la Ville de Saumur, car le site n’a pas été mis à jour depuis une longue période. Par la suite, il s’est effectivement avéré que de très nombreuses informations disponibles sur le site sont erronées ou obsolètes.
Pour les très rares données directement exploitables, la collecte d’information s’arrête ici. Les informations à faire vérifier sont passées quant à elles par d’autres étapes…



  1. La prise de contact avec les services


Cette prise de contact s’est déroulée de différentes manières selon les services, la quantité d’informations à faire vérifier et mon emploi du temps :

  • Dépôt des documents dans les casiers des services, accompagnés d’une fiche de liaison explicative ;

  • Visite directe auprès des services pour déposer les documents.


Pour les informations disponibles en interne mais non accessibles par le site internet, j’ai demandé aux services concernés, soit par téléphone, soit par le biais d’une fiche de liaison, de me communiquer les informations.
Dans tous les documents transmis, j’ai essayé de respecter la charte graphique de la Ville de Saumur.
Cette étape de l’élaboration du guide pratique m’a demandé une grande organisation. En effet, parce que le guide comporte 100 pages dont 67 de contenu rédactionnel, et parce que chaque partie du guide peut relever de plusieurs services municipaux, il m’a fallu réaliser un suivi de chaque partie. C’est pourquoi j’ai créé un tableau pour suivre l’état d’avancement de la collecte des informations. Il m’a permis de recenser les informations à trouver, puis à l’aide d’un numéro, de visualiser rapidement leur état d’avancement. Cela m’a aidé à avoir une vision globale de la progression du projet, mais également de repérer les informations manquantes et que je devais rechercher.



  1. Les relances


Cette étape a été commune a presque tous les services. Dans ma fiche de liaison, je leur avais demandé de me retourner les documents avant une certaine date (généralement 10 jours plus tard). Mais je me suis rendu compte qu’en raison d’actions plus prioritaires (traitement des demandes des Saumurois, autres projets en cours…), les services n’ont pas pu me fournir les renseignements demandés dans les délais. C’est pourquoi j’ai procédé à des relances téléphoniques, après quoi les retours ont été plus nombreux.



  1. Les entretiens en face à face avec des responsables de services


Certaines personnes ont souhaité me rencontrer directement pour convenir avec moi des informations à inclure dans le guide pratique. J’ai ainsi rencontré cinq responsables de services :

> Nathalie Guérif, Service des Affaires Générales

> Thierry Leboutet, Saumur Stationnement

> Brigitte Charrier et Monique Dusser (5è adjointe au Maire), Service Vie Associative (deux entretiens)

> Cécile Touron, Service Déchets de la communauté d’agglomération

> Martine Brossier, Service de l’Etat Civil (deux entretiens)
Ces entretiens ont été une des étapes que j’ai le plus appréciées durant cette mission. En effet, cela m’a permis de réaliser un véritable travail de terrain, et par la même occasion de rencontrer des personnes extérieures au Service Communication. J’ai ainsi pu découvrir d’autres aspects de la Mairie.

Toutes les personnes que j’ai rencontrées m’ont réservé un très bon accueil. Souvent, l’entretien s’est terminé en parlant d’autre chose que du guide pratique. Ainsi, le responsable du service stationnement m’a présenté les nouveaux systèmes électroniques qui remplaceront à moyen terme les horodateurs classiques. La responsable du service de l’Etat Civil m’a présenté les sites internet des villes de Cholet et Nantes, et m’a proposé à ce titre de communiquer à ma hiérarchie des remarques concernant le site de la Ville de Saumur.
D’ailleurs, concernant le site internet, de nombreuses remarques m’ont été transmises par différents services. Elles portent principalement sur :

> La mise à jour des informations ;

> L’amélioration de la navigation ;

> La réorganisation des rubriques.
J’ai donc consigné toutes ces remarques dans un document qui sera remis au webmaster nouvellement recruté qui prendra ses fonctions début juin.



  1. La réception des documents


Les documents me sont parvenus petit à petit. A ma demande, la plupart des services me les ont transmis sous forme informatique, ce qui m’a permis par la suite de les traiter directement sur ordinateur, donc plus rapidement.
Après avoir reçu un document, je l’ai classé dans un dossier « Documents reçus », et j’ai mis à jour mon tableau d’avancement. Dans le tableau, un document reçu mais non encore traité porte le numéro 2.



  1. Le traitement des informations


C’est sans doute l’étape la plus délicate. En effet, les services m’ayant transmis des documents souvent exhaustifs, il a fallu trier les informations en deux étapes :

> Sélection des sujets qui doivent être abordés dans le guide pratique ;

> Puis suppression des renseignements qui entrent trop dans le détail.
Par exemple, pour l’état civil, le sujet de la déclaration de naissance a été retenu pour être présent dans la rubrique « démarches administratives », mais le listing des pièces à fournir a été supprimé.
J’ai cependant conservé tous les documents originaux complets, dans la perspective de la mise à jour du site internet. La Toile permet en effet de présenter les informations de façon plus complète.
J’ai commencé le traitement des informations pour certaines rubriques, et Ingrid Messager s’en est occupé pour les rubriques qui demandaient des choix plus « stratégiques » ou des informations particulières à mettre plus en valeur.



  1. Le résumé des informations


Certains documents ont dû subir un dernier résumé, pour correspondre à la place qui leur est impartie dans le guide.



  1. Les étapes de la collecte des informations non disponibles


J’entends par informations non disponibles les informations qui demandent une recherche documentaire extérieure aux documents municipaux. Ces informations sont minoritaires en comparaison à toutes les informations du guide.



  1. La recherche dans les guides touristiques


J’ai eu recours à des guides touristiques pour trouver des informations relatives à l’histoire de Saumur, à son château, à l’Ecole Nationale d’Equitation et au Cadre Noir.

Il m’a été permis d’utiliser ces informations directement car les guides touristiques dans lesquels j’ai réalisé mes recherches ont été édités par l’Office de Tourisme du Saumurois.



  1. La recherche sur internet


J’ai utilisé internet pour trouver des informations que je n’avais pas réussi à trouver ailleurs, comme la liste des lieux de culte.

En naviguant sur internet, j’ai également trouvé la liste des personnes célèbres nées à Saumur, et j’ai proposé à Ingrid Messager de l’intégrer au guide, ce qui n’avait pas été envisagé au départ.



  1. Les outils utilisés




Quels outils ?

Quelles utilisations ?

Ordinateur
PC équipé de Windows 95 et connecté au réseau local et à internet

Pour cette mission, c’est sur cet ordinateur que j’ai travaillé. Il m’a paru être adapté aux fonctions pour lesquelles je l’ai utilisé, principalement du traitement de texte.

Traitement de texte
Microsoft Word

J’ai travaillé sur ce logiciel pour tous les documents textuels que j’ai transmis aux services, que j’ai reçus, ou que j’ai créés.

Internet
Microsoft Internet Explorer

Internet m’a permis d’accéder notamment au site de Saumur pour pouvoir imprimer puis transmettre les documents à mettre à jour.

Tableur
Microsoft Excel

C’est dans un tableur que j’ai créé ma grille d’avancement. Il m’a ainsi été facile de la modifier suivant les évolutions du projet.



  1. Les étapes plus faciles


Certaines tâches m’ont paru plus faciles à réaliser :

> La recherche documentaire : la plupart des documents étaient facilement accessibles, il m’a donc fallu les sélectionner et les envoyer pour vérification aux différents services.
> Les entretiens en face à face : ils m’ont permis d’avoir des informations directement, sans besoin de relance.



  1. Les étapes plus difficiles


Les relances ont été une tâche assez difficile. En effet, après plusieurs relances, certains services ne m’avaient toujours pas envoyé leurs informations. C’est une étape qui n’a pas été toujours aisée car il n’est pas évident, surtout en tant que stagiaire, de renouveler indéfiniment mes demandes.

Aussi, une semaine avant la fin du stage, il me manquait les documents relatifs à :

> La propreté animale

> Les affaires culturelles
Ingrid s’est alors chargée de contacter à nouveau les personnes concernées. Cependant à ce jour nous n’avons pas encore eu les retours attendus des services concernés.

Une autre tâche difficile a été la sélection des informations. En effet, les services nous ont transmis des informations complètes et, souvent, ils souhaitaient les voir apparaître dans le guide. Mais le manque de place nous a contraint à sélectionner uniquement les informations indispensables, en gardant en tête que la publication est faite pour guider les gens vers les services appropriés, et non pour leur communiquer des informations exhaustives sur tous les services.


En bref
Cette mission m’a permis de :

> Prendre des initiatives, car j’ai travaillé en autonomie totale, en devant gérer mon emploi du temps et mes différents rendez-vous, tout en étant encadré par Philippe Vion et Ingrid Messager, qui assuraient un suivi régulier du projet.

> Développer mon sens de l’organisation, car cette mission de long terme (comparée aux autres) comportait plusieurs étapes, et les différentes informations n’ont pas forcément transité par les mêmes étapes, et surtout, pas au même moment.

> Développer ma compétence à communiquer avec toutes sortes de personnes, car j’ai rencontré des personnes très réactives, mais aussi des personnes qu’il a fallu relancer plusieurs fois en gardant tact et diplomatie.



  1. Etude de thème : les enjeux d’un guide pratique



  1. Introduction : une publication unique à destination de tous


Un guide pratique est par définition conçu pour intéresser tous les habitants. Chacun doit pouvoir y trouver, dans les rubriques qui l’intéressent, des informations destinées à le guider dans ses démarches quotidiennes et dans les activités et services proposés par sa municipalité. Cette publication est donc un condensé d’informations ; elle donne le relais à d’autres documents, plus exhaustifs, édités par la Mairie. Le guide pratique se veut être un support de référence à l’échelon local et cible ainsi la globalité de la population d’une ville.



  1. Des enjeux liés à l’amélioration du Service Public


Parce qu’il est étudié pour être pratique, ce guide a pour finalité première de permettre et de faciliter les relations entre les habitants et leur municipalité. Il améliore ainsi la qualité du Service Public car il permet de diriger directement les personnes vers les services municipaux ou les organismes qui sont compétents pour traiter telle ou telle demande. Dans chaque rubrique, des adresses et numéros de téléphones sont communiqués afin de guider au mieux chaque personne vers le correspondant adéquat. Les attentes consécutives à l’utilisation du guide pratique sont multiples. On peut citer par exemple :

> Un gain de temps pour l’habitant ;

> Un désengorgement des lignes téléphoniques du standard de la Mairie, pour les demandes relatives à des démarches administratives.


  1. Des enjeux liés à l’image de la ville


Un guide pratique a une deuxième finalité, qu’on pourrait qualifier de politique. Véritable vitrine des services municipaux et des actions menées par la municipalité pour ses habitants (vie sociale, éducation, sport…), le guide pratique devient alors un bon support de communication institutionnelle chargé de véhiculer la meilleure image de la Mairie. Les habitants y découvrent des actions qui ne les concernent pas toujours de façon directe, mais qui démontrent que la ville pense à tous. Par exemple, la rubrique « au service des aînés » ne concerne pas tous les lecteurs, mais en la feuilletant, les personnes pourront tout de même voir que la ville propose différentes prestations aux personnes âgées.

La bonne image de la ville est également véhiculée par le choix de mettre plus en avant certaines actions. Cela peut concerner, par exemple, le cadre de vie : espaces verts, fleurissement, aires de jeux, propreté…



  1. Conclusion sur les enjeux d’un guide pratique


Le guide pratique constitue donc à la fois :

> Un support d’informations au niveau local, permettant de faciliter la vie des habitants et d’optimiser la mission de Service Public d’une ville.

> Un support de communication, permettant de faire connaître les actions de l’équipe municipale et d’en donner une bonne image.

Un tel guide semble particulièrement adapté aux villes moyennes, à cause de son objectif de cibler le maximum de personnes tout en gardant une taille raisonnable (une centaine de pages au format A5).




  1. Les autres missions importantes




  1. Refonte et mise à jour du calendrier des temps forts de Saumur




  1. Problématique de base


La ville de Saumur vit au rythme de nombreux temps forts, notamment culturels. Emmanuelle Moreau, chargée de relations publiques, a initié en 2003 la création d’un calendrier (sous forme informatique), regroupant tous ces temps forts pour les douze mois à suivre. Placé sur le réseau local intranet, il permet à tous les services de la Mairie de suivre l’actualité des événements de la ville et de rechercher les informations qui les intéressent. Depuis décembre 2003, des projets plus urgents se sont présentés et le calendrier n’a plus été mis à jour. De plus, la mise en page créait des problèmes de lisibilité et d’impression.



  1. Objectifs


Il m’a été demandé :

  • De mettre à jour le calendrier avec tous les nouveaux événements non encore répertoriés

  • De rendre le calendrier plus attractif, plus lisible et facile à imprimer.

  • De faire des propositions pour améliorer ce support d’informations.



  1. Analyse




  1. Présentation


Le Service Communication, depuis décembre 2003, avait reçu de nombreuses informations concernant les événements à Saumur, aussi bien de la part de l’Office du Tourisme que de la Direction des Affaires Culturelles. Je n’ai donc pas eu à rechercher les informations par moi-même. Cependant, j’ai demandé aux Affaires Culturelles de me transmettre à nouveau leur fichier, car depuis décembre, de nouveaux événements avaient été ajoutés.


  1. Les étapes plus faciles


La mise à jour du calendrier a été assez aisée dans la mesure où toutes les informations m’avaient été fournies. J’ai simplement eu à les saisir sur ordinateur, dans le tableur Excel où est réalisé le calendrier.



  1. Les étapes plus difficiles


Rendre le calendrier attractif, plus lisible et simple à imprimer ne fut pas très facile. Le tableau étant très large et difficile à lire, il m’a fallu mettre ces options par défaut :

  • Largeur automatique des colonnes pour que le tableau prenne toute la largeur de la page sans la dépasser.

  • Mode paysage présélectionné pour l’impression.

  • Mise en valeur de l’intitulé des manifestations par un fond de couleur différente.

  • Ajout de deux photos en en-tête du tableau pour le rendre plus attractif.

  • Ajout d’une page de remarques, pour aider les personnes à imprimer dans le bon format et pour leur proposer de nous communiquer leurs suggestions.



  1. Mes impressions


Cette mission a été terminée à la fin de la première semaine de stage. J’aurais aimé pouvoir travailler sur Access, pour mettre le calendrier sous forme de base de donnée. En effet, on aurait alors pu créer une fiche par événement ainsi que des tableaux récapitulatifs par mois, et on aurait ensuite pu mettre en ligne le calendrier sous forme d’application en langage PHP/MySQL pour que les internautes puissent aussi le consulter. Sachant que nous ne disposons pas de ce logiciel et qu’il aurait fallu que tous les ordinateurs de la Mairie en soient équipés pour pouvoir ouvrir le calendrier, cette solution n’a pas pu être retenue. L’idée de proposer le calendrier sur internet a tout de même paru intéressante, aussi ai-je proposé qu’on étudie la possibilité de transformer le calendrier en un fichier Acrobat (.pdf), lisible par tous les internautes équipés du logiciel Acrobat Reader (programme gratuit et très répandu).


En bref
Cette mission m’a aidé à développer :

> Mon sens de l’organisation, car il a souvent fallu regrouper des informations provenant de plusieurs fichiers et concernant un seul événement.

> Mon travail en autonomie, car Monsieur Vion m’a laissé réaliser la mise en forme comme je le voulais, du moment que les objectifs initiaux étaient atteints.


  1. Forum national Politique de la Ville et Education




  1. Présentation


Les jeudi 29 et vendredi 30 avril 2004 se déroulait à Saumur un forum national sur le thème « Politique de la Ville et Education ». Il a rassemblé plus de 200 personnes venues de la France entière : des représentants d’associations, des chargés de politique éducative, des maires, des députés…
Les participants ont assisté à des séances plénières le jeudi et le vendredi, et ont participé à des ateliers de débats le jeudi après-midi. Quatre ateliers leur étaient proposés :

  • Ville et école : nous avons tant à partager…

  • Une chance pour chacun, la réussite pour tous

  • Le partenariat éducatif en construction

  • Des enfants qui vont mal : quelles réponses ?


Le jeudi soir, un dîner de gala leur était proposé aux caves Laurence Ackermann à Saumur. Une visite des caves leur a permis de découvrir la richesse du vignoble saumurois et les techniques utilisées dans la fabrication du vin.



  1. Mes actions dans cet événement


Au service communication, c’est Emmanuelle Moreau et Mathilde Bazireau qui ont travaillé sur cet événement. J’ai donc commencé à les aider deux jours avant le début du colloque. Il s’agissait alors de remplir 250 mallettes avec différentes brochures et le programme du colloque. Pour ce faire, toutes les personnes du service communication qui était présentes ont participé à cette tâche.
Le mercredi a été presque entièrement consacré aux badges des participants : problèmes d’impression, problèmes de taille de certains badges… Mathilde Bazireau et moi sommes restés un peu plus longtemps car nous tenions à ce que tout soit prêt pour le lendemain matin !
Le jeudi, premier jour du colloque, j’ai participé à la préparation des salles où allaient se tenir les différents ateliers de débats (vérification de la présence de bouteilles d’eau pour les intervenants, mise en place des noms des intervenants sur les tables). Ensuite, avec Ingrid Messager, Emmanuelle Moreau, Mathilde Bazireau, Fiona Azevedo (hôtesse d’accueil à la Mairie) ainsi que trois lycéennes recrutées pour l’occasion, j’ai accueilli les participants à leur arrivée, dans le hall du théâtre de Saumur.
Après que tous les participants soient arrivés, j’ai pu assister à une partie de la séance plénière. Les échanges m’ont paru intéressants, même s’ils étaient parfois difficiles à suivre, pour moi qui connais mal certains sujets abordés (par exemple la place de l’enfant handicapé dans le système scolaire).
En soirée, une grande majorité des participants a choisi d’aller au dîner de gala, et j’ai eu en charge de les accompagner dans les autocars.

A notre arrivée aux caves Ackermann, j’étais la seule personne présente de l’équipe organisatrice, car Monsieur Vion et d’autres responsables accompagnaient d’autres participants et ils sont arrivés un peu plus tard.

J’avais alors devant moi une centaine de personnes qui venaient de sortir des deux cars, ce qui était assez impressionnant. Je leur ai demandé de me suivre jusqu’à l’entrée. J’ai alors rencontré le responsable des caves Ackermann et je lui ai demandé de commencer par une première visite des caves avec un groupe de 30 personnes. Nous étions en effet arrivés avec un peu de retard, et pour que le dîner commence dans les temps, il m’a semblé qu’il fallait démarrer les visites aussitôt. Les autres personnes ont patienté dans une salle d’exposition où est présentée l’histoire de la maison Ackermann, puis les visites se sont poursuivies par groupes de 30 personnes. J’ai pris part à la dernière visite et j’ai pu ainsi découvrir avec les autres personnes la beauté des caves et les méthodes employées dans l’élaboration des vins pétillants.
Le dîner fut très convivial. Pour ma part, j’ai dîné en compagnie de Philippe Gradinac du service communication, de Nacima Baron, 9ème adjointe au Maire de Saumur, et de quatre participants au forum.
Après le dîner, j’ai accompagné les personnes dans un des cars qui les conduisaient à leur hôtel. Le micro en main, j’ai d’abord salué les personnes, et je leur ai demandé si elles avaient passé une bonne soirée. « Très très bonne » m’a-t-on répondu d’un air joyeux ! Ensuite, à chaque étape, j’ai annoncé à quel hôtel nous allions arriver, puis j’ai souhaité une bonne nuit aux personnes qui descendaient du car.

Au début, je pensais que j’allais avoir des difficultés à surmonter ma timidité, mais une fois le micro en main, j’ai pris de l’assurance et cela s’est bien passé. A mon grand étonnement, j’ai même pris beaucoup de plaisir à parler ainsi au micro. L’ambiance était assez chaleureuse et les personnes ont été très sympathiques avec moi.
Le lendemain, après une dernière conférence, les participants devaient rejoindre la gare SNCF pour prendre leur train. J’ai donc fait la navette entre l’Hôtel de Ville et la gare, tantôt en 406 break, tantôt en 807, voitures prêtées par Peugeot. J’en ai profité pour recueillir les commentaires des personnes que j’ai transportées. Toutes m’ont dit que le forum était intéressant et que l’organisation était très bonne. Certains ont souligné la qualité de l’accueil, d’autres, le charme de Saumur.



  1. Ce que j’ai appris de cette mission


Cet événement m’a permis de découvrir plusieurs choses.

En premier lieu, j’ai pu constater que, lors d’événements de cette importance, toute l’équipe du service communication, sans distinction de poste, s’investissait dans les actions que demande le projet, même quand elles sont rébarbatives. C’est ainsi que tout le monde a aidé au remplissage des 250 mallettes qui allaient être distribuées aux participants. J’ai alors ressenti un réel esprit d’équipe.
Ensuite, j’ai pris conscience de l’énorme organisation en amont que demande un tel événement. En effet, l’équipe travaillait depuis plusieurs semaines déjà sur ce projet : envoi des invitations, collecte des réponses, mise en place d’un budget, recherche de partenaires, etc. Je ne m’imaginais pas qu’une manifestation demandait autant d’organisation et de prises de décisions préalables. En effet, lorsque j’allais à des événements (forum des métiers, spectacles, conférences), tout semblait fonctionner de façon « naturelle », et je ne me rendais pas compte des nombreuses étapes de préparation par lesquelles les organisateurs avaient dû passer.
Enfin, j’ai pu constater que l’événementiel est un domaine qui me plait beaucoup. En première année de Techniques de Commercialisation, j’avais déjà participé à l’organisation d’un événement par le biais du projet tuteuré. Il s’agissait alors de réaliser une exposition réunissant jeunes artistes et artistes retraités. À la fin de l’année, pendant mon stage de juillet 2003, j’avais également eu une mission dans le cadre d’un événement, mais je n’avais pas pris part à l’organisation même de la manifestation. Cette fois, à la Mairie de Saumur, j’ai pu être totalement au cœur de l’événement.

En bref
Cette mission m’a permis de :

> Travailler en équipe et de me rendre compte du travail qu’implique un événement de cette ampleur ;

> Développer mon sens du contact et d’acquérir plus de confiance en moi, car j’ai eu l’occasion de communiquer avec de nombreuses personnes et de recueillir leurs impressions sur l’événement ;

> Développer mon sens des responsabilités, car, à deux reprises, j’ai eu en charge de gérer un groupe de plusieurs dizaines de personnes.


  1. Dépliant des activités d’été 2004




  1. Présentation du document


Le dépliant des activités d’été 2004 est une publication permettant d’informer les habitants sur les camps d’été, les activités ludiques et les centres de loisirs proposés aux enfants pendant la période estivale.
Tous les enfants de 3 à 17 ans peuvent ainsi y trouver une activité à pratiquer pendant leurs vacances d’été.
Le tirage est de 20 000 exemplaires et la distribution s’effectue dans les boîtes aux lettres de tous les Saumurois par l’intermédiaire de la société Vendredi Media.



  1. Contexte de la mission


Ingrid Messager allait s’absenter durant une semaine, et elle m’a donc donné cette mission de plusieurs jours. Au préalable, elle s’était réunie avec les responsables de trois autres services pour convenir du contenu du dépliant :

  • Le service Sports Jeunesse Animations ;

  • Le service Enseignement ;

  • Le service Vie Sociale.




  1. Les objectifs de ma mission



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