Jean-Philippe minier





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Jean-Philippe MINIER


d’après les contributions collectives de la liste CGO


L’analyse de l’organisation d’un processus
Introduction : l’épreuve E6 du BTS CG

a) Contenu de l’épreuve

L’évaluation de l’épreuve E6 Parcours de professionnalisation porte sur

  1. L’analyse de l’organisation d’un processus et les activités de veille menées pendant les stages et/ou dans les ateliers professionnels

  2. Une analyse réflexive du candidat à partir de son passeport professionnel

b) Déroulement de l’épreuve (30’ avec enseignants et professionnel) :

1ère phase : Analyse du processus d’une organisation (15’)

  • Le candidat présente le processus dans un écrit de 12 pages (rapport de stage).

  • Dans un second temps, le candidat est interrogé pour expliquer la démarche mise en œuvre pour conduire une veille documentaire (objectif : évaluer les capacités d’analyse et d’adaptation du candidat en cas d’évolution de l’organisation comptable et des procédures de contrôle interne)

2ème phase : basée sur le parcours professionnel (15’)

Entretien prend appui sur le passeport professionnel, destiné à apprécier la capacité du candidat à évaluer son parcours professionnel :

  • étendue des compétences acquises, prise en compte des contextes de travail…

  • en cas de modification d’un élément, capacité du candidat à réagir et s’y adapter


c) Objectif des stages

Les stages ont pour objectifs :

  • De donner une représentation concrète des situations du monde professionnel, avec ses enjeux et caractéristiques (économiques, juridiques, réglementaires, organisationnelles et technologiques)

  • D’acquérir et développer des compétences professionnelles identifiées dans le référentiel (comptables, fiscales et sociales)

  • De constituer le passeport professionnel à partir de situations professionnelles vécues ou observées et de garder des traces pertinences des observations, analyses et travaux réalisés.

Les stages servent de support à la rédaction de « l’analyse de l’organisation d’un processus » pour l’épreuve E6.

A . LE PROCESSUS

 

I. Qu’est-ce qu’un processus ?

 « Le processus correspond au regroupement d’activités qui ont un lien entre-elles et qui concourent à la production d’un bien, d’un service ou d’une prestation, pour un client final, externe ou interne. Un exemple de processus est le processus approvisionnement qui regroupe les activités suivantes :

  • Sélectionner les fournisseurs ;

  • Enregistrer les demandes d’approvisionnement du service fabrication ;

  • Passer les commandes ;

  • Réceptionner les marchandises ;

  • Stocker les marchandises… »

Définition du processus par Pierre MEVELLEC (créateur de la méthode ABC)

II. Différencier un processus, une activité ou une tâche

 L'utilisation d'une approche processus peut conduire à élaborer une cartographie des processus qui permet de représenter l'entreprise à travers les liens entre les différents processus.

Exemple 

  1. Processus : Gestion commerciale

  2. Sous processus (premier niveau) : Vente de produits

  3. Sous processus (second niveau) : Vente de produits en magasin

  4. Activité : Comprendre le besoin du client, identifier les produits demandés, établir la commande, valider la commande

  5. Tâche : Générer une commande


III. Représentation d’un processus par un tableau évènement Résultat

Il est vivement conseillé de présenter un modèle de flux d’information pour représenter l’organisation du travail, un  schéma des processus de traitement de l’information ou  un modèle organisationnel de traitement (MOT) des processus pour expliciter les procédures de traitement des tâches composant ce processus



IV. Quel processus dans un cabinet d’expertise comptable ?

Dans le cas du cabinet, le client est bien défini, ainsi que la prestation finale. Le processus est l’ensemble des activités qui à partir des données de base (factures, autres documents, balances de comptes, journaux…), pour parvenir à une prestation pour le client : sa déclaration de TVA, des fiches de paie, les comptes de l’exercice…

 

On peut se poser la question suivante :

  • Quelles sont les activités (que l’on peut diviser en tâches),

  • Qui fait quoi, comment, pourquoi, avec quel outil,

  • Quels sont les problèmes rencontrés…

  • Quelles sont les étapes de contrôle dans le processus (ex : contrôle de cohérence pour la TVA).



B. EXEMPLE de la structure de l’analyse de l’organisation d’un processus

 

Titre de l’écrit : ANALYSE DE L’ORGANISATION D’UN PROCESSUS
Introduction : Présentation du contexte


  • Motivation de l’étudiant dans le choix du lieu de stage

  • Présentation succincte de l’organisation (métiers / activité, clients, spécificités …) afin de situer et comprendre le contexte dans lequel se situe le processus


Partie 1 : Présentation d’un processus


A. Présentation de l’organisation d’un processus

Il s’agit de présenter l’organisation d’un processus relevant des processus P1, P2, P3, P4.

  • Présentation des acteurs internes et externes intervenant dans le processus

  • Organisation du travail : qui fait quoi ?

  • Procédures de traitement des tâches composant ce processus (le travail de chaque acteur : Quels outils sont utilisés ? Quelles informations sont concernées par le processus ? Où va l’information ? Quelles sont les procédures de validation ? de contrôle interne ? de rapprochement des pièces justificatives ?

  • Méthodes d’enregistrement : Quelle est l’organisation comptable : journaux ? liste des comptes ? plan tiers ? codification des documents ? bordereaux de saisie, tickets comptables, …

  • Procédure d’archivage : quelles sont les méthodes d’archivage des données numériques et papier ?


B. Analyse de l’organisation d’un processus
L’organisation du processus est analysée en présentant les choix opérés, les contraintes et les éventuels problèmes constatés.
L’analyse peut conduire à formuler des propositions argumentées d’amélioration des procédures de traitement et de contrôle (ex : S’il existe une procédure dans l’entreprise, mais non formalisée, proposer de la formaliser avec un MOT, proposer une procédure écrite, une nouvelle codification, une mise en place de veille, un contrôle, une amélioration des procédures suite à un éventuel problème rencontré, …)

 
Partie 3 : La veille sociale, fiscale et comptable

Cette partie porte sur la présentation et l’analyse des activités de veille professionnelle.

 

Démarche pour présenter et analyser des activités de veille


  • Quels sont les outils (Mindview, Pearltrees, …) ?,

  • Quelles sont les sources numériques, papier,…?

  • Qui s’occupe de la veille ?

  • Quelle est la fréquence ?

  • Comment sont prises en compte les mises à jour ?

  • Comment sont transmises les informations aux personnes concernées ? ...


L’analyse des activités de veille professionnelle porte sur l’utilité de la veille, sur la pertinence et la fiabilité des sources d’information et outils utilisés. L’analyse peut conduire à formuler des propositions argumentées d’amélioration des activités de veille.

 
Conclusion :

Contribution à la professionnalisation

ANNEXE : liens vidéo pour les procédures
 Processus & élaboration de schéma (MOOC Lyon 3)

  • https://www.youtube.com/watch?v=BePzV3Wvme0

  • https://www.youtube.com/watch?v=UIAb7xwIyv0

  • https://www.youtube.com/watch?v=JJvSdUWd9wE

 Représentation d’un processus de Gestion – Académie de Créteil

http://economie-gestion.ac-creteil.fr/IMG/pdf/Glossaire_notion_processus.pdf


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