La dimension managériale dans les finalités du bts assistant de manager





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MANAGEMENT BTS ASSISTANT DU MANAGER




F1

Activités

Connaissances managériales

Commentaires

1.1 Collaborer avec le(s) manager (s)

1. Instaurer et entretenir la relation avec le(s) manager(s)

2. Recueillir des consignes de travail

3. Rendre compte, informer, faire le point


Fonctions du manager, fonctions de l’assistant

Styles de direction

Délégation, responsabilité, confidentialité


L’objet de cette finalité est de positionner l’assistent(e) comme interface entre son (ses) manager(s) dans l’organisation. L’organisation étant considérée comme cadre général de toute action managériale. Il convient ainsi de cerner les fonctions types d’un manager ainsi que celles de l’assistant(e). La relation interpersonnelle fera apparaître les liens avec les compétences comportementales. Le degré d’autonomie et de responsabilité de l’assistant(e) dépend du style de direction du manager. L’assistant remplit également un rôle dans la mémorisation et dans des processus d‘apprentissage organisationnel. L’assistant est le réceptacle d’informations et d’observations qu’il peut restituer en fonction des besoins et des situations.
L’assistant(e) contribue à la cohésion des groupes. La littérature en psychologie sociale aidera à la compréhension de ces concepts : les modes de collaboration et de décisions doivent être étudiés de façon contingente, c’est-à-dire relevant d’une situation professionnelle donnée (l'approche du travail collaboratif est menée en référence à la finalité 4 : "Participer à la coordination des activités des membres de l'entité"). Le choix des modalités d’organisation dépend des caractéristiques de l’organisation
.
La relation assistant(e)/manager/organisation prend toute sa dimension par la mobilisation des notions des types de communication, très souvent ancrées dans un contexte international.


1.2. Contribuer à la cohésion des groupes

1. Installer les conditions d’un climat de travail favorable

2. Animer un travail collaboratif

3. Gérer une réunion


Leadership :

- Types

- Styles
Modes de collaboration :

- Coordination,

- Coopération,

- Adhésion
Modes de décision dans le groupe
Sécurité et santé au travail : le stress au travail

- Facteurs de stress au travail

- Conséquences pour l'individu, pour l'organisation

- Aspects législatifs et réglementaires

- Prévention du stress au travail

1.3 Assurer l’interface entre le (ou les) manager(s) et l’environnement de travail (interne, externe, international)





1. Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l’interne, à l’externe, à l’international)

2. Accueillir et informer en français et en langue étrangère

3. Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère)

4. Négocier en langue française et étrangère

Types de communication :

- Communication interne/externe

- Communication stratégique/opérationnelle

- Communication institutionnelle

-Communication globale

- Communication formelle/informelle
Image, valeurs, culture de l’organisation




F2

Activités

Connaissances managériales

Commentaires

2.1 Rechercher l'information





1. Evaluer les besoins d'information

2. Mobiliser les méthodes de recherche d'information

3. Assurer une veille informationnelle



L’information

- Définition

- Nature, forme, statut

- Qualités et coûts

- Fonction



L’objet de cette finalité est de positionner l’assistant(e) au cœur du système d’information de l’organisation.
Les flux d’information doivent être analysés comme un continuum que l’assistant(e) doit savoir gérer (collecter, traiter, stocker) dans une contexte de qualité et de respect des règles déontologiques.
La prise en compte de la relation entre système d’information, d’une part et processus organisationnels et processus de travail, d’autre part peut être moyen de justifier l’importance de l’information des activités et donc en inférer ses caractéristiques et ses usages.
Sur cette finalité, la dimension managériale prend en compte les règles de l’organisation qui délimitent le champ d’action de l’assistant. En particulier, il convient de prendre en compte les aspects juridiques relatifs à l’utilisation des informations nominatives et sensibles ou à la protection de la propriété intellectuelle. Cette dimension doit être analysée en liaison avec le cours de Droit.
La notion d’enjeux est éminemment à connotation managériale.
Les processus métiers sont abordés en relation avec la finalité 4 "Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs"

L’assistant(e) est un acteur dans (de) l’organisation. L’acteur n’est pas celui qui tient un rôle c’est celui qui agit dans la situation. La prise en compte du niveau d’autonomie et de responsabilité est essentielle afin de cerner le rôle de l’assistant dans une logique d’action. Il convient de démontrer que l’assistant(e) en tant qu’acteur adopte des stratégies qui tiennent compte des relations de pouvoir et qui majorent ses gains personnels


2.2. Produire une information structurée

1. Créer et modéliser un document

2. Élaborer un dossier documentaire, une revue de presse


- Le document comme élément de communication (interlocuteurs, message, support) ;

- Le document comme réservoir ou véhicule de l’information (document de position, de liaison)

- Chaînes documentaires (documents en interaction dans le cadre d’un processus métier)

- Cadre juridique


2.3. Gérer les documents de l’entité

1. Procéder à l’acquisition numérique de documents

2. Trier, classer et archiver les documents du service

- Les fonctions et enjeux de la gestion documentaire

- Les relations entre processus et gestion des documents



2.4. Contribuer à la qualité du système d’information

1. Optimiser la circulation de l’information 2. Participer à l’évolution du système d’information

3. Participer à la sécurité du système d’informations

Les acteurs et l’information : pouvoirs et enjeux, marges de manœuvre
Règles déontologiques dans le cadre de la fonction d’assistant (confidentialité, partage de l'information)

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