F ormation académique bts «Assistant de gestion de pme pmi»





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Formation académique BTS « Assistant de gestion de PME PMI »

Nantes, le 12 janvier 2009

LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Présentation générale



La gestion électronique des documents (GED ou GEIDE*) répond à une exigence croissante d’efficacité en termes d’exploitation et de valorisation de l’information des organisations. Les logiciels de GED permettent la constitution d’une véritable mémoire vivante, hautement accessible, indispensable à la préparation de la prise de décision du dirigeant ainsi qu’au développement des formes de travail fondées sur le partage et la circulation des informations.

L’assistant de gestion de PME PMI s’intègre dans cette création de valeur ajoutée : en tant qu’assistant du dirigeant, il doit fournir au moment opportun l’information nécessaire à l’appréciation des situations et à la prise de décision ; en tant que producteur de nombreuses ressources bureautiques, il se doit de mettre à disposition des collaborateurs de l’entreprise, les documents et les informations qui les concernent et qui sont issus de son activité ou de celles des autres acteurs de l’organisation.

*Gestion électronique des informations et des documents de l’entreprise (ou de l’établissement selon les sources)
Objectifs




Présenter les principales notions relatives à la GED.

Proposer une séquence pédagogique prenant appui sur un cas pratique et permettant l’acquisition et la mise en œuvre des connaissances et compétences relatives au domaine de la GED et exigées par le référentiel.

Sommaire


1 – La GED dans le référentiel Assistant de gestion PME PMI

Éléments du référentiel




Unité de formation : Gestion du système d’information (1ère année, activité A5 : gestion des ressources, sous-activité A5.3 : gestion de l’information)


T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage

Compétences professionnelles

Attitudes professionnelles

C532.1 Déterminer la nature et le volume des documents à conserver en respectant la réglementation

C532.2 Élaborer et mettre en œuvre des procédures de classement des documents

C532.3 Mettre en place une procédure de gestion des prêts et des retours de documents

C532.4 Choisir et organiser les supports de stockage

C532.5 Communiquer avec des prestataires en tant que correspondant

AP532.1 Analyser précisément et de façon circonstanciée les documents administratifs, comptables, fiscaux, commerciaux, etc. de l’entreprise à conserver

AP532.2 Être rigoureux dans l’élaboration des procédures de gestion des documents




Résultats attendus

  • analyse des documents de l’entreprise et de leur évolution

  • proposition d’organisation du classement et de l’archivage

  • communication écrite ou orale avec des prestataires

  • (mise en place d’une procédure de suivi des documents empruntés)

  • méthodologie d’indexation de document (description du contenu par mot clé, description formelle pour le classement : type, date, auteur…)




Ressources

  • description de tout ou partie du système d’information

  • situation contextualisée de communication écrite ou orale

  • organisation du classement ou de l’archivage en vigueur

  • contraintes à prendre en compte

  • environnement technologique offrant des fonctions de numérisation, de compression, d’archivage

  • ressources matérielles et logicielles : logiciel de gestion des documents, de numérisation, de compression et de reconnaissance de caractères

  • matériels (scanner) et logiciels adaptés (tableur, texteur, préAo, numérisation, navigateur Internet, messagerie)




Savoirs associés

S53.5 la nature et le cycle de vie des documents

- Nature et typologie des documents

- Cycle de vie du document numérique et non numérique

S53.6 L'élaboration d’un plan de classement

- Ordres de classement

- Organisation matérielle du classement

- Organisation logique de supports numériques

- Indexation : descripteurs

S53.7 La gestion de l’archivage des documents

- Types d’archives et nature des documents à archiver

- Méthodologie d’organisation d’un archivage

- Modalités d’accès aux archives et sécurité des données et des accès

- Gestion Electronique des Documents : principes d’acquisition, d’indexation et de stockage




Limites et recommandations pédagogiques

  • (…)

  • La GED permet de rationaliser la gestion des documents : accès rapide aux documents, une diffusion facilitée, une fédération possible d’informations dispersées, un travail collaboratif plus efficace.

  • Les techniques d’acquisition numérique des documents, de la reconnaissance optique des caractères (ROC) et de la compression des fichiers sont présentées et mises en œuvre.

  • L’indexation des documents concerne aussi bien l’indexation formelle (fiche descriptive d’un document, ordres de classement – thématique, alphabétique, numérique, chronologique) que l’indexation par mots clés. (…)


2 - Le cadrage conceptuel de la GED
Les concepts liés au management du système d’information
Le système d’information et le système d’information décisionnel



Les concepts et le processus de GED




« La gestion électronique des documents (ou gestion électronique de l’information ou de documents existants – GEIDE) recouvre l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. » La GED. Par Sylvie MARY. Site du CERPEG

La GED bureautique : principales notions
DOMAINE DE LA GED BUREAUTIQUE

Ce domaine de la GED concerne les flux de documents bureautiques de l’organisation : courriers, notes internes, circulaires, rapport, etc. Ces documents sont échangés entre les différents postes de travail des acteurs de l’organisation grâce aux réseaux (Intranet, Extranet) et aux systèmes collaboratifs. Ces documents sont lus dans leur format de création.

FORMATS DE DOCUMENTS

Comme le souligne JY.Prax, les solutions de GED sont « fortement intégrées dans leur environnement de productivité ».

Ainsi, pour les environnements fonctionnant sous WINDOWS et utilisant la suite bureautique Microsoft Office, les formats sont : .doc ; .xls ; .ppt ; le format ouvert .pdf ; les langages de balisage .xml. ;xsl ; les formats d’images comme .bmp ou .jpg ; etc.

Pour les organisations utilisant une suite bureautique libre et gratuite comme OPEN OFFICE, les formats, ouverts, seront : .odt ; .odb ; .ods ; .odi ; etc. mais aussi les formats .pdf et .xml ; .xsl.

L’ACQUISITION DES DOCUMENTS

Il convient de distinguer les documents issus des applications à l’occasion du travail de l’assistant et ceux émanant d’autres sources.

L’organisation va générer des documents bureautiques dans différents formats. Ces documents seront automatiquement acquis dans le système GED.

On peut aussi intégrer des documents émanant de sources externes à son poste de travail :

  • Acquisition de documents par téléchargement (dont les formats sont ceux déjà cités) ;

  • Enregistrement de documents stockés sur les supports de stockage externes (clé USB, etc.) ;

  • Documents intégrés par syndication de flux RSS (publication simultanée sur plusieurs supports) ;

  • Numérisation de documents sur support papier.

  • Création de documents par conversion de formats.

FONCTIONS ET TECHNOLOGIES DE LA GED BUREAUTIQUE

Dans le cadre de l’acquisition de documents papier, des solutions technologiques matérielles et logicielles doivent être mises en place pour permettre :

  • La dématérialisation des documents : scanner, logiciel de numérisation ;

  • Le traitement du document numérisé :

    • Programme de reconnaissance de caractères type OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui permet de récupérer les symboles de texte numérisés (transformés en groupes de pixels) et de les réintégrer dans un fichier de type texte (.doc ; .rtf ; .txt). Le fichier devient alors modifiable par texteur ;

    • Programme de reconnaissance d’image type ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères) qui permet d’extraire des informations textuelles d’une image numérisée ;

    • Programmes de LAD (Lecture Automatique de Documents) ou RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) permet d’extraire des informations textuelles sur des documents numérisés.

  • L’indexation consiste « à décrire le document afin de permettre [son stockage] et son exploitation sans nécessairement recourir à la consultation du document lui-même. » J.Y. Prax.. Les index définissent les propriétés objectives du document (origine, type de format, date de création ou de modification, etc.) et répondent aux besoins de recherche et de classement définis par les acteurs de l’organisation.

Cette indexation peut être réalisée en définissant des descripteurs qui sont enregistrés dans une base index. Le descripteur choisi détermine l’adresse physique du document ou son adresse logique (lien hypertexte). Différents types de langage d’indexation existent : les langages classificatoires et les langages combinatoires libres (mots-clés) ou contrôlés (thésaurus).

L’indexation peut aussi être réalisée automatiquement par des moteurs d’indexation soit sur la base d’index, soit en texte intégral : tous les mots (hormis les mots vides) sont alors des index possibles. L’indexation en texte intégral permet aux utilisateurs de retrouver les informations et les documents contenant la ou les chaînes de caractères spécifiées.

Source : www.uhb.fr/urfist/Supports/RechInfoInit/RechInfo3Problematique.html





GED ET VALIDITE JURIDQUE DES DOCUMENTS

Le classement et l’archivage électronique des documents « doit être considéré très en amont dans la chaîne de l’information, en prenant en compte l’ensemble du cycle de vie des données, car la loi française est très claire : pour que des données électroniques puissent être retenues comme éléments de preuve, il faut notamment garantir leur intégrité dès leur origine. (…) Les données doivent être archivées mais aussi présenter des caractéristiques d’authenticité [rôle de la signature électronique], d’intégrité et de non répudiation. » RF Comptable Nov. 2007.

GED ET CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS



[Dans certains domaines comme la comptabilité ou la paye,] les données à archiver correspondent à des processus achevés. Elles sont validées et ne doivent plus être modifiées. RF Comptable Nov 2007.
PLACE DE LA GED DANS LA PME

« GED : les PME emboîtent le pas aux grands comptes » Journal du net, 29/06/2007


Dominique FILIPPONE, JDN Solutions
Plus que la taille de l'organisation, c'est la complexité des processus de diffusion des informations qui incite les entreprises à se doter d'une solution de GED. Les PME y accordent un intérêt stratégique.

Avec un marché qui devrait frôler les 3 milliards de dollars en 2007, selon le cabinet d'études Gartner, la gestion électronique de documents (GED) a incontestablement le vent en poupe.

Mais poussé par les demandes des grands comptes, le marché de la GED suscite t'il pour autant un engouement fort de la part des entreprises de taille plus modeste, PME et PME en tête ? Tout semble en fait dépendre de la nature même de la solution de GED concernée.

« A la différence des grands comptes, les PME choisiront moins souvent d'implémenter des solutions de GED à vocation collaborative du fait d'un nombre d'utilisateurs naturellement plus restreint", notent en cœur Christophe BOURVEN et Fernando HERMIDA, ingénieurs avant-vente au sein de l'éditeur Vignette.

Il n'en reste pas moins que les solutions de GED présentent de sérieux atouts pour les accompagner dans leur quête de productivité. Avec, parmi les principaux, la volonté d'améliorer les processus de circulation et de recherche de documents.

"Au-delà des aspects liés à l'amélioration de la qualité de la transmission et du partage d'informations dans l'entreprise, les petites entreprises devront également faire face à des contraintes de sauvegarde et d'archivage légal de plus en plus fortes", précise Nidal ALAKL, directeur des opérations au sein de la société de services MC2i.

Mais quid des PME et PMI qui ne souhaitent pas - ou ne peuvent pas, en raison de ressources limitées- en implémenter une ? D'aucuns craignant en effet qu'elles hypothèquent leur avenir et courent le risque de perdre en compétitivité.

"Les PME qui ne prévoient pas de recourir à une solution de GED ne sont pas disqualifiées pour autant, mais le fait est qu'elles seront de plus en plus nombreuses à y faire appel pour les accompagner dans leur réussite au quotidien", rassure Dominique BATTEUX, vice-président de l'APROGED et responsable du groupe de travail PME-PMI.

Ainsi, si l'organisation du travail et les circuits de validation de l'information apparaissent moins lourdes dans les petites structures que dans les grandes, les documents à gérer, eux peuvent s'avérer tout autant - voire plus - complexes.

Plans d'imagerie dans les cabinets d'architectes, fichiers de conception assistée par ordinateur dans les PME d'ingénierie en méthodes et design…Autant de documents pour lesquels une solution de GED est la bienvenue.

"Les PME appartenant au secteur commercial auront plus d'intérêt à mettre en œuvre une solution de gestion de documents numérique, et, dans le cas où elle ne disposerait pas de ressources suffisantes en interne, trouveront en l'externalisation et dans les tiers de confiance une voie satisfaisante pour gérer leurs processus documentaire", poursuit Dominique BATTEUX.

L'heure du choix venu, la PME devra ensuite décider du type de solution qu'elle souhaite implémenter, solutions du marché et développements spécifiques Open Source faisant briller leurs atouts pour s'attirer leurs faveurs. Non sans quelque effet de surprise.

"Il est fréquent de voir certains services de grandes entreprises adopter une organisation proche de celle d'une PME n'imposant pas de recourir à une solution de GED particulièrement lourde à implémenter", indique Nidal ALAKL.

Et le directeur des opérations de conclure : "les solutions de GED Open Source représentent aujourd'hui une alternative crédible tant pour les PME que les grandes entreprises face aux plus importantes solutions du marché".
Les concepts associés



MD.

LA "MEMOIRE DE L’ORGANISATION"

Ce concept recouvre les savoir et savoir-faire en action, mobilisés par les acteurs de l’organisation pour atteindre ses objectifs

Jean Yves Prax* différencie la mémoire de travail, qui permet, dans un contexte défini, à un groupe d’acteurs d’agir de manière coordonnée et de se réguler, et la mémoire organisationnelle « dont le contenu doit dépasser la subjectivité des individus et des situations et qui sert à l’édification d’une base de connaissances de l’organisation. »

« Le processus de capitalisation des connaissances permet de réutiliser, de façon pertinente, les connaissances d'un domaine donné, précédemment stockées et modélisées, afin d'accomplir de nouvelles tâches (Simon, 1996). Le but est de "localiser et rendre visible les connaissances de l'entreprise, être capable de les conserver, y accéder et les actualiser, savoir comment les diffuser et mieux les utiliser, les mettre en synergie et les valoriser" (Grundstein, 1995).

Sandrine Daraut* précise le processus de constitution de cette « mémoire organisationnelle » et sa fonction dans la prise de décision. « Au niveau de l'organisation, le stockage de l'information ou la constitution physique de la mémoire organisationnelle s'exprime dans le filtrage et l'encadrement de l’information à travers des structures de rétention partagées : des cartes cognitives collectives, des structures de croyances négociées, des structures de référence, des hypothèses partagées ou des théories implicites. Un tel mécanisme est tout autant à l’origine que la résultante de l’apprentissage organisationnel « étroitement lié aux processus organisationnels ‘porteurs de sens’ qui sont fondamentalement des routines interprétatives utilisées par les décideurs pour détecter les problèmes, définir les priorités et développer une compréhension de la manière avec laquelle on fait face aux écarts de performances » (Tremblay, 2003). (…) Les TIC constituent des supports plus ou moins partagés d’expression, d’explicitation, d’objectivation des connaissances, dont on peut garder une trace fonction de « la capacité mémoire » de nos équipements informatiques ! (…) [Ce] sont des catalyseurs d’interactions dans le sens où, en tant que technologies d’organisation, elles nécessitent la construction de dispositifs de coopération spécifiques visant à maximiser les échanges cognitifs qui font la mémoire des organisations. Simultanément, l’outil technologique doit être suffisamment flexible pour pouvoir s’adapter aux besoins, à la nature et au fonctionnement de telle ou telle activité organisationnelle. Dans cette optique, l’observation préalable des tâches à réaliser, des procédures et pratiques organisationnelles, des différents circuits communicationnels semble être nécessaire. Dès lors, un système technologique d’information et de communication aurait un rôle de soutien mémoriel pour des individus véritablement « intégrés » dans son développement et dont les stratégies trouvent également un écho dans ce dispositif TIC. »

*Bibliographie

LE CONCEPT D’INTELLIGENCE COLLECTIVE

L’intelligence collective se manifeste dans l’accroissement des capacités de collaboration des acteurs d’une organisation dans le domaine cognitif. Ce sont les capacités de constituer une mémoire commune et d’effectuer des recherches dans cette mémoire commune, de délibérer, de décider, de représenter des phénomènes ou des situations complexes, de raisonner, etc.

http://www-tic.unilim.fr/

Compte-rendu de visioconférence Limoges/Ottawa. Pierre Levy et Guy Casteignau. 7 février 2006.

4 – Bibliographie, échanges et discussions

Bibliographie




Je ne peux citer tous les contributeurs, toutes les sources documentaires scientifiques et professionnelles que j’ai consultées pour préparer cet atelier tant il y en a. Je me contenterai donc de citer les principales et de rendre hommage à celles que je n’ai pas citées.

Sites relatifs à la GED

http://www.archimag.com/

http://www.journaldunet.com/

http://www.bps-soft.com/

http://www.aproged.org/

Autres références bibliographiques relatives à la GED

  • La gestion électronique documentaire. Jean-Yves PRAX et Simon LARCHER. 3ème édition chez DUNOD

  • Pour une définition opérationnelle et une modélisation de la mémoire organisationnelle. Martine SEVILLE-GIROD. ATER. Laboratoire DMSP. Université Paris-Dauphine.

  • Management collectif de l’information. Apports théoriques. Pascal PARISOT, Alain PARROT, Gérard DUBAIL, mars-avril 2007

  • Maison des communes des Pyrénées Atlantiques. Cahier des clauses techniques particulières GED. Février 2007

  • Intelligence économique (I.E) et Management des connaissances (K.M) : deux facettes complémentaires d’une même problématique ; Daniel Bretonès (ESCEM Tours-Poitiers – Laboratoire Stratem « Stratégies et mutations »), Antoine Saïd (SFR – France – Une partie de cette recherche a été menée en 2004 à Paris IX – Dauphine, IRIS – France dans le cadre d’une thèse de doctorat en Sciences économiques)

  • Mémoire d'entreprise, dossier paru dans le bulletin de l'AFIA n°36 en janvier 1999, Coordinateurs : Jean-Paul Barthès, Rose Dieng, Gilles Kassel (www.irit.fr/GRACQ/)

  • Cartes conceptuelles, P.Duplessis, I.Ballarini, F.Desille, C.Gauthier, A.Guimar, G.Lemasson, A.Lenoir-Donzeaud, E.Léon, R.Luongo, L.Ménard, A.-C.Mortier, M.Tastet. ; Académie de Nantes, 2007.

  • La gestion électronique d’informations et de documents existants. APROGED

  • Sandrine Daraut. «La mémoire organisationnelle : condition et résultat des dynamiques d'apprentissage - Une application aux TIC». e-TI - la revue électronique des technologies d'information, Numéro 3, 21 novembre 2008, http://www.revue-eti.netdocument.php?id=1068.

  • Site Educnet :http://www.educnet.education.fr/dossier/hypermedia/impact-sur-apprentissage/intelligence-collective

  • Sciences Humaines N°169 mars 2006, http://www.scienceshumaines.com/le-mythe-de-l-intelligence-collective_fr_5612.html

Références bibliographiques relatives au cas pratique

  • Avenir du secteur de l’alimentation animale en relation avec les filières végétales. Y.DRONNE. INRA, 2003.

  • Principes généraux de l’alimentation animale. INA Paris Grignon, département des sciences animales. Professeur D. SAUVANT, 2004-2005.

  • Sites Internet de différents OPCA.

  • http://ageforia.fr

Échanges et discussions




  • Questions et remarques diverses

  • Compléments d’exploitation pédagogique au cas pratique (développement sur le travail collaboratif par exemple, etc.)

  • Autres pistes d’exploitation pédagogique :

    • GED dans les activités de soutien,

    • GED dans une organisation d’une autre nature : administrations, CNRS, etc. fournissent de nombreuses documentations relatives à leur fonctionnement

    • Retour d’expériences disponibles sur les sites des fournisseurs de solutions GED (scanfile.fr ; maarch.org pour la GED open source ; novaxel.com ; etc.), le site de l’APROGED (organisation des professionnels de la GED) ou sur les sites de revues spécialisées (ARCHIMAG, MOS mais un peu ancien).

  • Une petite visite aux salons :

    • Le salon « Information numérique, intelligence économique, veille » Paris Expo Porte de Versailles. 17-18 juin 2009 ; http://www.i-expo.net/tags_affich.php?id=77

    • Forum des acteurs du numérique (en octobre 2009 ?).

M. Dessertenne

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