Bibliographie et Sitographie 2





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La formation


Outre le transfert de compétence intégré à la prestation du fournisseur, nous devons former l’ensemble de nos contributeurs. Reste que le budget alloué ne nous permet pas de faire former par le prestataire nos 35 agents qui sont potentiellement aptes à actualiser les pages du portail ou à traiter les demandes des citoyens.

Nous avons donc choisi d’utiliser les compétences des animateurs de la structure multimédia de la ville. Ces derniers suivront la formation du prestataire et la transmettront à l’ensemble des contributeurs.

Cette solution s’avère également la plus intéressante sur du long terme puisque le groupe des agents contributeurs est nécessairement appelé à évoluer.

Ces sessions sont à programmer bien en amont puisque la structure propose également des initiations au public.

La planification


Pour structurer et jalonner le projet, et afin d’éviter les dérives temporelles, l’élaboration d’un planning à la fois précis mais aussi réalisable doit être effectué.

Néanmoins, le chef de projet doit être conscient que le planning peut être glissant et qu’il doit être mis à jour et réajusté de manière itérative. Le respect des phases et des étapes est essentiel. Tenter de les raccourcir, pour absorber certains délais dépassés, pourrait potentiellement mettre en péril le projet tout entier.

Il doit également être conscient qu’il devra faire travailler des acteurs dont la disponibilité ou la présence peut être variable entrainant le ralentissement voir la déstabilisation du planning établi, notamment s’il s’agit de personnes dont le pouvoir de décision est essentiel.

Un premier planning est soumis à proposition et validation dès le premier comité de pilotage. C’est un premier jet, qui annonce les différentes phases et étapes sans rentrer dans les détails. Il sera approfondi avec l’outil GANTT Projet pour l’affiner les délais et définir précisément les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet.

Annexe 5 : Rétro planning de base

CHRONOLOGIE DU PROJET

Le périmètre du projet établi, l’équipe projet définie, les outils d’animation et de cadrage créés, la chronologie du projet peut être développée.

L’analyse de l’existant


La collectivité dispose d’un site internet essentiellement informatif où l’interactivité est quasi inexistante. Seules trois demandes d’actes d’état civil sont disponibles en ligne. Pas de fil d’actualité ou de téléprocédure, aucune réservation en ligne n’est offerte. En fait, le site actuel n’est que le reflet de l’information proposée dans le mensuel de la collectivité, le « Maurepas Actualités » d’où les articles sont le plus souvent issus.

Une architecture en silo à l’image de l’organigramme des services de la mairie rend sa navigation aisée pour les agents de la collectivité mais peu évidente voir difficile pour les usagers à la recherche d’une information.

L’actualisation du site internet pose de nombreux problèmes notamment en termes de mise en ligne collaborative qui rapidement, s’est vu paupériser par la complexité de son back office. Les agents contributeurs volontaires se sont très vite retournés vers un interlocuteur unique pour mettre à jour leurs pages.

Reste que le site accueil quelques 350 connexions uniques par jour, avec des rubriques particulièrement appréciées telles la page des offres d’emploi, des petites annonces ou le module sortir en ville qui égraine chronologiquement les événementiels proposés sur Maurepas, aucun filtre ou moteur de recherche n’aidant aux choix de l’internaute.

Les fiches PDF des disponibilités des assistantes maternelles, des menus de la restauration scolaire ou les divers plans de la forêt domaniale font partis des documents les plus téléchargés mettant en avant les aspects d’une ville jeune et tournée vers la nature.

D’autre part, deux bases de données sont présentent. L’une énumère les associations sportives et culturelles de la ville l’autre liste les commerces et les entreprises présentes sur la collectivité. Celles-ci demandent un travail de mise à jour considérable puisqu’elles recensent plus de 300 associations et quelques 450 professionnels. Néanmoins, ces données sont complètes et actualisées et par conséquent fréquemment utilisées et appréciées.

C’est donc un site essentiellement informatif que propose aujourd’hui notre collectivité.

Enfin, la collectivité ne disposant pas d’infrastructures réseaux assez performantes pour accueillir un serveur Internet (2Mo SDSL*), celui-ci est hébergé, administré, et maintenu par un prestataire externe. Cette refonte nous autorisera à réajuster nos prix de maintenance pratiqués par la société actuelle et qui sont relativement conséquents.

Après l’analyse de l’existant, la phase suivante va nous permettre de recueillir les doléances des services.

Annexe 6 : Présentation du projet au CODIR*
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