Bibliographie et Sitographie 2





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Les moyens à mettre en œuvre


La réussite de ce projet impose la mise en œuvre de nombreux moyens.

Qu’ils soient organisationnels, fonctionnels, techniques, financiers, juridiques, en communication ou en formation tous sont importants et doivent être définis, optimisés et planifiés pour assurer la conduite opérationnelle.

Cette analyse permet également de cerner les compétences nécessaires au projet et ainsi de définir les tâches que la collectivité sera en mesure d’assumer et celles qui seront à externaliser.

Organisationnels

Mise en place d’un comité de pilotage


Il est nécessaire de mettre en place un comité de pilotage qui intègre les acteurs majeurs de la collectivité. Il a pour missions de valider les différentes étapes du processus, d’arbitrer sur les points clés, et d’allouer les ressources nécessaires au bon déroulement du projet.

Il est structuré comme suit :

  • L’élue à la communication, Madame Nathalie Binet pour la vision politique du projet.

  • La directrice générale des services, Madame Isabelle de Miguel. Intermédiaire de Monsieur le Maire, cette personne est indispensable pour la validation des décisions et des orientations choisies, mais également pour la légitimité globale du projet.

  • La directrice de la communication, Madame Stéphanie Marchal, car le portail Internet est aussi un outil de communication qui restera sous sa responsabilité.

  • La directrice des marchés et des affaires juridiques pour son assistance et ses compétences apportées dans toute la phase d’élaboration et de réflexion jusqu’au lancement de l’appel d’offre (Ici un marché à procédure adaptée : MAPA*).

  • Le directeur du service des systèmes d’information pour son expertise, ses compétences, et les décisions à prendre lors des différentes interconnexions entre téléprocédures et progiciels métiers.

  • Le directeur adjoint des systèmes d’information en charge sur la même période de la mise en place d’un Intranet. Un intérêt non négligeable dans la possibilité de mutualiser et d’optimiser les réunions. Nous verrons plus tard que le CMS utilisé pour les deux plateformes est volontairement identique

  • Enfin, directeur de l’espace multimédia de la ville de Maurepas, proche d’un public d’internaute et d’utilisateurs du site actuel, œuvrant au mieux pour la réduction de la fracture numérique au sein de la collectivité depuis 2003, attentif à la veille informatique et missionné chef de projet pour la refonte du portail Internet et la mise en place d’une plateforme « Web Services Citoyens » je coordonne ce projet.

Fonctionnels

Le comité technique ou comité référent


Dans notre cas, un groupe nommé « Comité référent », composé de 17 référents informatique a été créé. Chacun de ces membres est issu d’un service différent.

Animateur des réunions dans leur service, ils sont les passerelles au sein de leur direction métier respective et relaient les informations qui leur sont transmises de manières bidirectionnelles.

De plus, ils sont en charge de répertorier les besoins et les attentes de leur service.

Ce groupe est indispensable à l’élaboration de la plateforme tant dans sa conception que dans sa phase de mise en service puisque c’est également eux qui renseigneront à l’avenir les pages et modules du portail Internet.

Le groupe technique


Un groupe technique formé d’agents ayant pour mission l’assistance à maîtrise d’œuvre est également constitué.

Ce groupe collabore dès le début à l’étude de projets identiques mis en place dans d’autres collectivités. Il est alors en mesure de proposer des solutions afin d’améliorer et de faire évoluer le portail de la ville.

Par la suite, il devient acteur des scénarii de tests élaborés qui valident le bon fonctionnement du futur portail. Ces agents participent par ces actions à la validation du cahier de recettes.

Ce comité intègre :

  • Les animateurs de l’EPN en charge des sessions d’initiation, de la formation interne, des mises à jour du site Internet actuel de la structure multimédia et de la veille informatique et multimédia.

  • Le webmaster pour son expérience.

  • Une infographiste qui nous aidera dans l’élaboration des visuels et du design du portail.

  • Le chef de projet Intranet directeur adjoint du service informatique, participe au groupe de réflexion et apporte son expertise pour améliorer et faire évoluer la solution.

  • Enfin, le chef de projet du portail Internet est également acteur de ce comité, notamment par les différentes procédures de tests mise en place et pour coordonner la remontée des dysfonctionnements constatés auprès du prestataire externe.
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