Programme Opérationnel feder fse 2014-2020





titreProgramme Opérationnel feder fse 2014-2020
date de publication03.11.2018
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typeProgramme
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NOTICE D'INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D’AIDE EUROPEENE
Programmation 2014-2020


Fonds Européen de Développement Régional

Programme Opérationnel FEDER – FSE 2014-2020

Conseil Régional Centre-Val de Loire
Cette notice d’information, à vocation pédagogique, est destinée au porteur de projet. Elle lui permet de comprendre les principales étapes de la vie administrative du dossier, les principales obligations qu’il doit respecter pour bénéficier d’une aide européenne ainsi que les pièces justificatives qu’il doit produire.
principales étapes de la vie administrative d’un dossier de demande d’aide européenne


dépôt de dossier-instruction-programmation-engagement-demande de paiement-contrôle de service fait
Où adresser son dossier de demande d’aide européenne ?
Veuillez-vous adresser au Conseil Régional Centre- Val de Loire – DGSEPT – Direction Europe et Partenariat pour déposer votre dossier et pour toute question et besoin d’appui le cas échéant.
Avant de déposer votre dossier à l’adresse, assurez-vous :

  • d’avoir renseigné l’ensemble des champs demandés,

  • d’avoir joint l’exhaustivité des pièces demandées en complément du dossier,

  • d’avoir pris connaissance des obligations du porteur de projet, le versement de l’aide étant conditionné par le respect de ces obligations.

 L’ensemble des obligations et informations pratiques relatives à la gestion de votre projet sont disponibles dans le Document de Mise en Œuvre (DOMO).

  • d’avoir signé la lettre de demande d’aide.


Vous pouvez ensuite déposer votre demande d’aide européenne au :

Conseil Régional Centre – Val de Loire

DGSEPT – Direction Europe et Partenariat

9 rue Saint Pierre Lentin

CS 94117

45041 Orléans Cedex 1
Une fois votre dossier déposé, le service instructeur vous enverra un accusé de réception du dossier de demande d'aide. Par la suite, vous recevrez soit un courrier vous indiquant que votre dossier de demande d’aide est complet, soit un courrier vous informant des pièces manquantes à fournir.
Après instruction de votre demande et passage en comité de programmation évaluant l’opportunité de financer ou non l’opération et vérifiant son éligibilité au regard du programme et de la règlementation, vous recevrez un courrier vous indiquant la décision du comité de programmation précisant soit que votre demande d’aide est acceptée soit qu’elle est rejetée (ainsi que les motifs de rejet).
En cas d’acceptation de la demande un acte juridique attributif d’aide, sous la forme d’une convention, vous sera notifié pour signature.
Une fois signé l’acte juridique attributif d’aide vous devrez transmettre au fil de l’eau vos demandes de paiement accompagné des justificatifs relatifs notamment aux dépenses, obligations de publicité, indicateurs au service instructeur et d’un bilan d’exécution. Vous pouvez demander le paiement d’un ou de plusieurs acomptes de l’aide au cours de la réalisation de l’opération, et le paiement du solde.
Un contrôle de service fait sera opéré par le service instructeur afin de s’assurer que les demandes de paiement sont fiables, et que les dépenses sont éligibles et justifiées, et que toutes les obligations règlementaires sont respectées.
NB : Le programme ainsi que le DOcument de Mise en Oeuvre (DOMO) indiquent quels sont les bénéficiaires éligibles, les opérations et les dépenses éligibles ainsi que les critères de sélection de l’autorité de gestion.
ATTENTION :

  • Toute opération achevée avant la date de dépôt de la demande d’aide ne pourra pas être financée.

  • L’accusé réception du dossier complet ne vaut pas acceptation de l’aide par l’autorité de gestion

éligibilité des dépenses
Quelles sont les dépenses considérées comme éligibles ?


  • Le décret d’éligibilité des dépenses déterminera les règles et les conditions d’éligibilité des dépenses présentées dans le cadre du programme opérationnel FEDER – FSE Centre-Val de Loire 2014-2020.



    Conformément à ce décret, sont éligibles notamment :

    • les dépenses directement liées à l’opération (exemple : frais de rémunération et frais de fonctionnement directs telles que les prestations extérieures, frais de déplacement et d’hébergement, etc..).

    • les dépenses indirectes (frais généraux de fonctionnement) à condition qu’elles soient fondées sur des coûts réels imputables et nécessaires à la mise en œuvre de l’opération concernée, et au prorata selon une méthode équitable et dument justifiée sur la base de clés physiques permettant de distinguer l’activité du bénéficiaire liée à l’opération parmi l’ensemble de ses activités.

    Sont inéligibles :

    • Les frais financiers : intérêts débiteurs, agios, frais de change, autres frais purement financiers.

    En revanche lorsque la mise en œuvre de l’opération nécessite l’ouverture d’un ou de plusieurs comptes séparés et qu’il y a une clause explicite dans la convention, les frais bancaires y afférents sont éligibles

    • La TVA et taxes récupérables,

    • Les amendes, pénalités financières et frais de contentieux.


ATTENTION :
L’autorité de gestion du PO FEDER – FSE Centre-Val de Loire 2014-2020 a, pour certaines actions, été plus restrictif que le décret de dépenses.

Pour connaitre, le détail des dépenses non retenues par actions, vous devez vous référer au DOMO.
Quelles sont les pièces justificatives de dépenses et autres pièces exigées dans la demande de paiement ?

√ Les pièces relatives aux dépenses :

  • les copies des factures acquittées (mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou accompagnées d’une attestation de paiement visée par leur comptable public ou le commissaire aux comptes certifiant exactes payées et décaissées les dépenses présentées ; ou pour les porteurs de projets privés les copies des factures accompagnées des relevés de compte bancaire du porteur faisant apparaître les dates de débits correspondants.

  • Pour les dépenses de personnel : bulletins de salaires, ou le journal de paie. Fournir également les feuilles de temps passé le cas échéant.

  • les fiches de frais de déplacement et justificatifs associés (ex : billets train, ordres de mission le cas échéant …)

  • Dépenses indirectes de fonctionnement: Grand livre des comptes et autres documents comptables si les frais indirects calculés au réel

  • Pour les dépenses de prestations de service : Convention de prestation qui définit clairement l'objet et le prix de la prestation ; preuves du respect de la mise en concurrence

  • Pour les dépenses en nature : Attestation de la structure certifiant la mise à disposition à titre gratuit pour la réalisation de l'opération ; fiches de temps et bulletins de paie (pour la mise à disposition des personnes) ; quittance de loyer (pour la mise à disposition d'un local)…

  • Attestation de non subventionnement public en cas d’achat de bien amortissables le cas échéant


√ Les pièces attestant de la réalité de l’opération :

  • Comptes rendus de réunion, rapports, études,

  • Pour les formations : feuilles d'émargement datées, signées,

√ Les pièces relatives aux cofinancements :

  • Les justificatifs signés de l’ensemble des cofinanceurs (arrêtés, conventions, décisions) si non produits lors du dépôt du dossier de demande ;

  • État récapitulatif des cofinancements perçus visé par le comptable public ou le commissaire aux comptes (modèle en annexe 3) ou pour les maîtres d’ouvrages privés un extrait des relevés bancaires faisant apparaître les ressources correspondantes.

√ Les états récapitulatifs des recettes nettes perçues, le cas échéant

√ Les pièces relatives au respect des obligations de publicité à la publicité : photos, articles de presse, site Internet, etc.

√ Les pièces relatives au respect de la commande publique si elles n’ont pas été fournies lors des phases précédentes

√ Les pièces permettant de justifier de l’atteinte des valeurs des indicateurs
ATTENTION :

  • L’aide européenne est versée sur la base de dépenses réelles, ou forfaitisées le cas échéant, dans le respect de la règlementation européenne et nationale et des dispositions du programme concerné. Lorsque les dépenses sont forfaitisées le porteur de projet n'a pas à fournir les pièces comptables justificatives de dépenses au service instructeur mais il doit fournir les pièces attestant de la réalité du projet et les indicateurs de réalisation, de résultats correspondant.

  • les dépenses du porteur de projet ne doivent pas avoir été présentées et financées par d’autres programmes ou fonds européens conformément au principe d’interdiction du double financement européen des dépenses.

  • Une dépense est éligible si elle a été payée par le porteur de projet dans la période d’éligibilité des dépenses prévue par la convention attributive d’aide européenne, et justifiée par des pièces probantes.

  • Les pièces justificatives du dossier doivent être conservées jusqu’à une date fixée par l’autorité de gestion dans l’acte juridique attributif d’aide.

Indicateurs de l’opération
La recherche de résultats et l’atteinte d’objectifs de performance deviennent une dimension stratégique de la nouvelle programmation européenne 2014-2020 : dorénavant, la mise en œuvre des programmes ne repose plus uniquement sur la dépense des crédits européens, mais également sur les réalisations et les résultats que chaque programme s’est engagé à atteindre via les projets soutenus. 6% des crédits de chaque axe du programme sont gelés d’ici 2019 sous réserve de l’atteinte des résultats fixés par les indicateurs du programme.
Les projets soutenus, par l’intermédiaire de leurs réalisations, étant les garants de l’atteinte de ces objectifs, ils sont dorénavant aussi sélectionnés au regard de l’impact des actions mises en place sur ces indicateurs.

Le renseignement des indicateurs par le bénéficiaire est donc obligatoire. Ces éléments font partie intégrante de la convention qui le lie à l’Autorité de gestion.
Les indicateurs seront ensuite suivis tout au long de la vie du projet.
Le bénéficiaire doit renseigner, au moment de la demande d’aide, pour chacun d’entre eux la valeur cible qu’il compte atteindre par l’intermédiaire de la réalisation du projet et les éléments permettant de justifier de ces valeurs. Lors du solde, le bénéficiaire remet sa demande de paiement et renseigne la valeur des indicateurs une fois l’opération dite « réalisée » et fournir les pièces justificatives permettant, par le service instructeur, d’analyser la validité et la fiabilité des informations transmises lors du contrôle de service fait.
Obligations règlementaires européennes et nationales
Le porteur de projet est soumis, dans le cadre du dispositif d’aide européen, à des obligations règlementaires, qui sont fonctions des caractéristiques et de la nature de l’opération et de la structure bénéficiaire.

Le porteur de projet peut être aidé par le service instructeur pour identifier les obligations auxquelles il est soumis.

1. obligations relatives à la commande publique :

  • Se conformer aux règles de publicité et de mise en concurrence, afin de respecter les principes de non-discrimination, d’égalité de traitement et de transparence

  • Produire toutes les pièces justifiant la publicité et la mise en concurrence

2. Obligations relatives aux règles encadrant les aides d’Etat :

Se conformer aux dispositions du régime d’aide concerné (ou des régimes d’aide le cas échéant), notamment s’assurer du respect du taux maximum d’aide publique, des dépenses admissibles, des règles de cumul d’aide ou de la règle d’incitativité le cas échéant, ou que le bénéficiaire de l’aide constitue bien une entreprise au sens européen, et que la référence au régime d’aide est mentionné dans les visas de la convention attributive de subvention.
3. Obligations relatives aux opérations générant des recettes nettes,  en fonction de la nature de l’opération et des retombées économiques :

  • S’assurer que l’opération génère des recettes nettes au cours de la vie du dossier sauf dérogations prévues explicitement dans la règlementation européenne

  • Produire un état récapitulatif des recettes générées pour estimer celles-ci

  • Tracer les modalités de calcul des dépenses éligibles en appliquant soit un forfait recettes différent par secteur qui est déterminé par la règlementation applicable, soit en calculant la méthode de déficit de financement, soit en appliquant aux dépenses un taux de cofinancement UE réduit si l’autorité de gestion applique cette disposition.


Obligations de publicité de l’intervention européenne
Chaque porteur de projet bénéficiant d’une subvention européenne pour son opération a l’obligation légale de communiquer sur le financement européen obtenu. Il s’agit de rendre visible au plus grand nombre la contribution de l’Union européenne sur le territoire régional.
Ainsi tous les participants à l’opération et tous les partenaires mobilisés pour sa mise en œuvre doivent être informés du financement du projet par le FEDER sur tous les supports appropriés. Ils comportent à minima l'emblème européen accompagné d’une mention indiquant que l'opération est cofinancée par le FEDER et le logo l’Europe s’engage.
Selon la nature de l’opération et les supports de communication utilisés par le porteur de projet, des modalités spécifiques s’appliquent. Ces informations sont disponibles dans le Document de Mise en Œuvre (DOMO).
 Le service instructeur peut vous conseiller dans la mise en œuvre des obligations de publicité

Contrôles et conséquences financières si vous ne respectez pas vos engagements
Les engagements du porteur de projet sont indiqués dans le dossier de demande d’aide européenne, et dans l’acte juridique attributif d’aide européenne.
Le contrôle porte sur tous les renseignements fournis et sur vos engagements contractuels

Avant chaque versement (acompte et solde), le service instructeur élabore un rapport de « contrôle de service fait». Il s’agit de vérifier l’exactitude des éléments indiqués dans votre demande d’aide, les justificatifs de réalisation, le respect des engagements et attestations sur l’honneur que vous avez pris.

Ce contrôle sur pièces peut être complété par un « contrôle sur place » (dont vous serez informé) afin de s’assurer notamment de la réalité des investissements ou des prestations et du respect des obligations de publicité. En cas d’anomalie constatée, le service instructeur peut vous demander des pièces complémentaires et des explications.
ATTENTION : Le refus de contrôle, la non-conformité de votre opération ou le non-respect de vos engagements peuvent entraîner les sanctions suivantes : l’autorité de gestion peut décider de mettre fin à l’aide et exiger le reversement partiel ou total des sommes déjà versées.
Principaux points de contrôle

Vous devez conserver tout document permettant notamment de reconstituer le temps de travail consacré à l’opération et aux actions qui le composent et de justifier les dépenses encourues et la réalisation de l’opération. Les justificatifs correspondants à vos engagements et aux attestations sur l’honneur devront être fournis.
Les contrôles sont effectués notamment sur les éléments suivants :

  • Montant total éligible de l’opération;

  • Respect des règles d’éligibilité des dépenses,

  • Justification des dépenses réalisées : justificatifs conformes, acquittés ;

  • Respect du calendrier ;

  • Existence des décisions des co-financeurs ;

  • Respect du plan de financement conventionné ;

  • Respect des obligations d’information et de publicité et autres obligations règlementaires ;

  • Vérification physique de la réalité de l’opération et de la conformité des investissements le cas échéant.


Modification(s) de l’opération, du plan de financement, des engagements.

Vous devez informer le service instructeur régulièrement de l’avancement de l’opération, et respecter le calendrier relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu’aux indicateurs de réalisation et indicateurs de suivi du déroulement de l’opération. En cas de modification, ou d’abandon de l’opération, vous devez impérativement en informer le service instructeur dans les plus brefs délais.
ATTENTION :

  • En cas d’irrégularité ou de non-respect de vos engagements, le remboursement partiel ou total des sommes versées pourra être exigé.

  • Si dans les 5ans suivant le paiement du solde de l’aide européenne, l’opération subit une modification importante1, un reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé.


paiement de l’aide européenne
Le paiement du porteur de projet est assuré par l’organisme de paiement du programme. Ce dernier opère un versement de l’aide sur le compte du bénéficiaire.


1 Exemples : un arrêt ou une délocalisation d’une activité productive en dehors de la zone du programme; un changement de propriété d’une infrastructure qui procure à une entreprise ou un organisme public un avantage indu; un changement substantiel de nature, d’objectifs ou de conditions de mise en œuvre qui porterait atteinte à ses objectifs initiaux.





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