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ATM-ENGINEERING a connu aujourd’hui une expansion de son activité à la suite d’un rachat d’une société du nom d’AGV ENGINEERING qui est un bureau d’études d’ingénierie BTP situé à Paris, dans le XXème arrondissement. Cette dernière dispose de moyens financiers et humains différents de ceux d’ATM-ENGINEERING du fait de son expérience de plus de 30ans sur le marché. C’est dans cette logique que nous allons lors de notre mission redéfinir la gestion d’AGV-ENGINEERING afin de permettre au dirigeant d’avoir une vision d’ensemble de la gestion de l’entreprise rachetée et donc, de la gérer au mieux.





SOMMAIRE



Introduction 3
L’environnement d’AGV-ENGINEERING impacte directement cette dernière sur son développement et sa croissance 4

Le rachat d'AGV Engineering par ATM Engineering permet de mener une stratégie de développement externe……………………………………………………………………….. ……………..…4

Le BTP, un environnement qui reste intéressant pour les entreprises 5

Un secteur porteur d’emploi malgré la crise……………………………………………5

Le chiffre d'affaires du secteur à l'image de la bonne santé du BTP……...……...............6

Le bureau d’études AGV-ENGINEERING, un savoir-faire distinctif 6

Le bureau d’études, un métier ancré au cœur de l’ingénierie et du BTP 6

L’organisation interne d’AGV-ENGINEERING permet son implantation et sa réussite dans le secteur 7
La mise en place de nouveaux outils améliorant la gestion commerciale d’AGV-ENGINEERING 10

Le rachat d’une entreprise nécessite la mise en place de nouveaux outils ……10

Un environnement concurrentiel entraine la création d’outils de gestion de plus en plus performants 11


L’organisation de la base de données relative à la gestion de projets et des salariés 13

Structuration des informations 13

Elaboration de la base de données 14

Utilisation de la base de données 15

Utilisateurs et mode d’accès 15

Conclusion 16

Introduction 
Le groupe ATM ENGINEERING a choisi la croissance externe par le biais du rachat d’une entreprise en redressement judiciaire, AGV, un bureau d’études qui a pour mission d'assister le maître d'œuvre (l'architecte ou la société d'architecture) sur les spécificités techniques relevant de ses compétences. Les bureaux d’études sont parfois intégrés aux entreprises de construction. Aujourd’hui, ils sont plus de 33 000 en France. L’entreprise AGV comprend huit salariés et peut compter sur une palette très diversifiée de profils compétents qui lui permet de répondre à de nombreuses offres comme les appels d’offres par exemple.

Nous avons donc décidé de mettre à disposition du dirigeant des outils permettant de faciliter la gestion de sa nouvelle entreprise. Ces outils vont par exemple servir à la gestion des congés des salariés, la gestion des frais de déplacement ou bien encore à l’étude de la rentabilité des projets pour éviter que le dirigeant ne se lance dans un projet peu rentable.

Nous verrons dans un premier temps l’environnement auquel doit faire face AGV. Etant donné cet environnements et certains dysfonctionnements, nous proposerons au dirigeant un certain nombre de solutions et c’est ce que nous allons expliquer dans un deuxième temps. Enfin dans un troisième temps nous expliquerons les étapes de la réalisation des différents outils que nous avons proposé au dirigeant.



  1. L’environnement d’AGV Engineering impacte directement cette dernière sur son développement et sa croissance



  1. Le rachat d'AGV Engineering par ATM Engineering permet de mener une stratégie de développement externe

AGV Engineering est une société d’ingénierie générale du bâtiment qui a vu le jour en 1981.

Elle intègre tous les actes de la construction, du permis de construire jusqu'à la réception des ouvrages.
Par ailleurs, elle est en mesure de réaliser les missions suivantes : Programmation, Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, Maîtrise d’œuvre complète, Maîtrise d’oeuvre d’Exécution, Economie de la Construction

Parmi ses principaux clients, on compte EADS, La Poste, EDF, Nike, Metro, Nestlé, Clarins, et divers ministères comme celui de la défense.
La mauvaise gestion de cette entreprise (frais inutiles, licenciements ayant pour conséquences des dettes considérables...) mène l'entreprise AGV Engineering depuis 2012 à être placée en redressement judiciaire.
Ce redressement est une opportunité inespérée pour notre jeune entreprise de départ, ATM Engineering, qui y voit l'occasion de mener une stratégie de développement externe en rachetant cette entreprise.
Après l'élaboration du plan de cession, ATM recherche des financements afin de racheter AGV. ATM rachète finalement AGV début mars 2013, un an après avoir créé ATM Engineering. Elle peut bénéficier de la notoriété de cette entreprise (créée en 1981), de ses clients (entre autres EADS), de ses qualifications qui ne s'acquièrent qu'avec l'ancienneté.
L'objectif pour le nouveau patron est clair: limiter les frais inutiles, élargir les potentiels clients et doubler le chiffre d'affaires d'ici à deux ans.
En 2011, le chiffre d'affaires était de 1 087 900 millions d'euros. On imagine alors le chiffre d'affaires qu'aurait eu cette entreprise si la gestion de l'entreprise avait été cohérente et n'avait pas mené vers un redressement judiciaire.

Le bâtiment, secteur dans lequel évolue notre bureau d’études, regroupe la construction, l’aménagement et la rénovation des maisons, des immeubles ou des locaux commerciaux.il inclus également les travaux publics qui intègrent plus spécifiquement la construction de grands équipements à l’usage de tous comme les bâtiments à destination des citoyens ou des administrations, les routes, les ponts, les tunnels ou les conduites d’eau.
Le BTP recouvre deux secteurs d’activité faisant appel à différents corps de métier; le gros œuvre (environ 94 000 entreprises), le second œuvre (environ 150 000 entreprises) et les équipements techniques et électriques (106 000 entreprises).

Le gros œuvre est la construction du corps du bâtiment, son ossature allant des fondations à la toiture auxquels sont attachés les métiers de maçon, charpentier, couvreur notamment.

Le second œuvre correspond aux équipements et aménagements intérieurs. Il inclut notamment les métiers de peintre, carreleur, menuisier, plombier, chauffagiste.


  1. Le BTP, un environnement qui reste intéressant pour les entreprises



De manière générale, les petites entreprises représentent la plus grande partie du secteur.

En effet, 86% des entreprises évoluant sur ce secteur ont moins de six salariés. Les sociétés de plus de 200 salariés ne représentent que 0,02% de l’ensemble et ne pèsent que 14% des effectifs.

Chaque jour, de nouvelles entreprises voient le jour pour tenter de conquérir le maximum de parts de marché. Les entreprises ayant bien compris l’attractivité de ce secteur, le secteur du BTP regroupe aujourd'hui un peu plus de 487 000 entreprises (chiffres datant de 2011).

Cependant, les grandes entreprises réalisant des milliards d'euros de chiffre d'affaires continuent de se distinguer dans le secteur. Par exemple Vinci apparaît encore aujourd'hui comme étant le numéro un du BTP tant à l'échelle nationale que mondiale. C'est ainsi qu'en 2011, Vinci a réalisé 37 milliards d'euros de chiffre d'affaires et un résultat net de 1,9 milliards d’euros. Le groupe est présent dans cinq métiers : la construction, les routes, l'énergie, l'immobilier et les concessions.

Bouygues apparaît comme étant le second du secteur tant sur le plan mondial que national avec un chiffre d'affaires de 32,7 milliards d'euros en 2011 et un bénéfice net à 1,07 milliards d'euros. Une part importante de son chiffre d'affaires restant généré par Bouygues Construction, Bouygues Immobilier et Colas et les filiales de communication treizième au niveau mondial avec 13,7 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2011. La construction et les travaux publics représentent plus de la moitié du chiffre d'affaires du groupe.



  1. Un secteur porteur d’emploi malgré la crise


Bien que la crise économique et financière en 2008 a affecté le secteur et engendre un ralentissement de sa croissance, le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics est resté fondamental pour l'économie nationale française à différents points de vue. D’une part, si l’on considère son impact au niveau de l’emploi, on constate que le secteur du BTP est un des premiers secteurs créateurs d’emploi en France.

En effet, on constate qu’entre 1998 et 2007, 340 000 postes ont été créés au sein du secteur du BTP.

Ces créations de poste ne sont pas anodines. Étant donné que le marché du BTP est fleurissant, il rencontre chaque année une demande de travail de plus en plus importante. Pour répondre à cette hausse, les entreprises du BTP n’ont d’autres choix que d’embaucher. À titre d'exemple, le nombre de construction à bâtir, croissant chaque année, a augmenté de 20% entre 2010 et 2011.

Par ailleurs, le secteur continue d’embaucher, grâce notamment aux nombreux départs à la retraite prévus durant les prochaines années: en effet, 60 000 embauches annuelles seront nécessaires pour faire face aux départs en retraite.
Ainsi, en 2012, le secteur du BTP employait 1,5 millions de salariés soit un salarié sur dix. Et les grands groupes ne sont pas en reste pour le recrutement avec 2.200 embauches prévues chez Bouygues Construction, 3.000 chez Colas (Bouygues), 3.800 chez Eiffage et encore 6.000 chez Vinci pour 2013. Nous pouvons noter par ailleurs, que la Fédération Française du Bâtiment a prévu, cette année (2012) un recul de ses effectifs avec 35 000 emplois en moins du fait de l’augmentation des prix des fournisseurs.


  1. Le chiffre d'affaires du secteur à l'image de la bonne santé du BTP


Après avoir montré l’impact du BTP sur les emplois, il ne faut pas oublier que ce secteur génère un important chiffre d’affaires et ce malgré la conjoncture économique difficile, ce qui est évidemment bénéfique à la croissance économique de la France. Si l’on observe les chiffres, il faut savoir que le secteur du bâtiment a généré en 2011 un chiffre d’affaires d’environ 130 milliards d’euros. Les travaux publics ont quant à eux effectué un chiffre d’affaires de 45 milliards d’euros. Ces chiffres montrent bien l’attractivité que représente le secteur du BTP.

Cependant, depuis 2008, du fait de la crise économique, le chiffre d'affaires du secteur tend à baisser.



  1. Le bureau d’études AGV Engineering, un savoir-faire distinctif




  1. Le bureau d’études, un métier ancré au cœur de l’ingénierie et du BTP

Un bureau d'études technique évoluant dans le secteur du Bâtiment Travaux Publics est une société publique ou privée réalisant des études et prestations de conseils techniques dans le bâtiment. Le BET a donc pour mission d'assister le maître d'œuvre (l'architecte ou la société d'architecture) sur les spécificités techniques relevant de ses compétences. Ils sont parfois intégrés aux entreprises de construction. Aujourd’hui, ils sont plus de 33 000 en France.

Les projets de construction s’articulent autour de quatre grandes étapes : la conception, le développement, la construction, la réalisation et l’exploitation d’un ouvrage unique tout en respectant la réglementation en vigueur. Pour ce faire, il existe donc un grand nombre d’intervenants par « corps de métier » afin de gérer le projet, le financer, effectuer les études, fournir les matériaux ou les équipements et exécuter les opérations de constructions. Les réalisations prises en charges par les bureaux d’études techniques vont de la construction d’ouvrages simples et standards (mobilier urbain) jusqu’à la réalisation de grands projets tels que les buildings, les grands ponts. Le produit se réalise préalablement après l’établissement d’un cahier des charges.

Le bureau d’études, en assurant la faisabilité technique de la plupart des projets architecturaux permet de donner une vie pérenne à toute création.
Le bureau d’études regroupe ainsi des ingénieurs et des techniciens chargés de mener les études et les plans d’exécutions accompagnés d’une note de calculs. Les notes de calculs sont des documents regroupant les calculs nécessaires au dimensionnement des ouvrages.

Afin de mener à bien leur projet, ils se chargent principalement de veiller aux clauses de sécurité affectant la construction d’un ouvrage et de l’optimisation des coûts de constructions. En effet, la structure qu’ils concevront doit bien évidemment tenir mais celle-ci ne doit pas être surdimensionnée afin d’éviter une dépense plus élevée en termes de matières premières. Ce dernier fait, fait donc l’objet d’un enjeu économique qui relève également de la concurrence.

De plus, le bureau d’études a aussi pour fonction un rôle de conseil vis-à-vis de ses clients. Lorsque ce dernier détient un projet relevant plusieurs problématiques liées principalement à la technologie et à l’innovation, le bureau d’études met au service de ses clients ses techniques afin de répondre à ces problématiques. Nous pouvons ainsi mettre en avant l’essor des activités relatives aux énergies renouvelables ou encore de la mise aux normes des constructions anciennes renforcent le poids des bureaux d’études.

Les stratégies déployées par les bureaux d’études leur ont permis d’accroître davantage leur offre et donc la satisfaction de leurs clients.

En effet, étant les experts en matière de technologie ils offrent à leurs clients des innovations génératrices d’économies grâce à de nouveaux procédés (énergies renouvelables, substitutions de matières premières…).
Afin de comprendre son fonctionnement, nous allons voir ainsi en détails les acteurs présents et en coopération avec les bureaux d’études.

2. L’organisation interne d’AGV Engineering permet son implantation et sa réussite dans le secteur

Les bureaux d’études ont jusqu’aujourd’hui connu une croissance assez dynamique. En effet, leur chiffre d’affaires a évolué en moyenne de 5% par an depuis 2000 selon l’INSEE. C’est également un secteur avec peu de barrières à l’entrée mais entrainant en contrepartie une certaine baisse des prix au niveau des prestations.

Les BET sont les experts en matière de technologie ils offrent à leurs clients des innovations génératrices d’économies grâce à de nouveaux procédés (énergies renouvelables, substituions de matières premières…).

De plus, en matière de gestion des projets les groupes d’ingénierie se positionnent sur le marché de l’assistance à maîtrise d’ouvrage et offrent à leurs clients une prestation globale qui va de la conception, de la construction du projet, jusqu’à sa maintenance et sa gestion. Ces compétences multidisciplinaires permettent d’offrir à leurs clients des prestations complètes.

AGV Engineering offre des services en tant que maître d’œuvre, assistant de maître d’œuvre et contractant général. Définissons ces termes afin d’éclaircir leur signification et de bien comprendre de quoi il s’agit.


  1. Le Maître d’ouvrage (MO)

Il faut savoir que les procédures européennes de mise en concurrence, Le Code des Marchés Public (CMP) et la loi de maîtrise d’ouvrage public (MOP) imposent des règles strictes de passation des marchés et de conduite de l’opération. Le MO est la « personne morale pour laquelle l’ouvrage est construit. Responsable, principal de l’ouvrage, il remplit dans ce rôle une fonction d’intérêt général. Il lui appartient après s’être assuré de la faisabilité et de l’opportunité de l’opération, d’en déterminer la localisation, d’en définir le programme, de définir l’enveloppe financière, d’en assurer le financement, de choisir le processus selon lequel l’ouvrage sera réalisé et de conclure avec le maître d’œuvre et les entrepreneurs qu’il choisit, les contrats ayants pour objet les études et les travaux ».

  1. Le Maître d’œuvre (MOE)

Le maître d’œuvre a une obligation de conseil à tous les stades du projet. Cette notion est complexe car le maître d’œuvre doit agir dans l’intérêt du maître d’ouvrage sans pour autant être le complice d’actions inéquitables envers les entreprises.

  1. L’Assistant Maître d’œuvre (AMO)

L’Assistant Maître d’œuvre assiste et conseille le Maître d’œuvre (MO) dans le déroulement de l’opération mais n’endosse pas ses responsabilités. Dans le cas d’un marché privé on parle de « conducteur d’opération ».

  1. Contractant Général


Le contractant général a pour but d’offrir à son client Maître d’Ouvrage un service qui comprend toute la gestion du projet. Il doit gérer toute la conception jusque la construction de ce qui est demandé. Pour cela il effectue toutes les démarches administratives de l’étude du projet jusqu’à sa remise au Maître d’Ouvrage. Il fournit également l’assurance nécessaire aux travaux. Il est bien plus impliqué qu’un architecte puisque le contrat spécifie des éléments qu’il doit donner aux clients, ce qui n’est pas le cas pour les architectes. Le Contractant Général doit donner à son client un prix ferme et définitif pour les travaux ainsi qu’un délai de fins de ces travaux. Si on compare l’architecte maître d’œuvre et le contractant général au niveau équivalence, ils ont les mêmes méthodes de travail et la même rigueur mais n’ont pas la même importance d’engagement vis-à-vis du client. Le contractant général se retrouve le seul interlocuteur du client, tandis qu’un architecte peut s’entourer de d’autres professionnels qui sont en relation avec les clients. Chaque clause stipulée dans le contrat a son importance, d’où la nécessité d’être très vigilant.


  1. Le dessinateur projeteur

Un dessinateur projeteur a pour tâche principale la responsabilité de dessiner les plans du bâtiment demandé. Il doit traduire en dessin les données techniques. Les autres activités exercées par ce dernier dépendent de son ancienneté et sa place dans l’organisation. L’entreprise en emploie un, afin de créer la conception schématique des projets dont elle s’occupe.

  1. L’architecte

L’entreprise comprend également plusieurs architectes et ingénieurs. Les architectes ont pour but de concevoir la structure et l’agencement de l’œuvre en terme technique mais aussi artistique. Il prend le nom de maître d’œuvre lorsqu’il doit réaliser un ouvrage et qu’il est sollicité par un client, le maître d’ouvrage.

  1. Les ingénieurs

Les ingénieurs sont spécialisés dans un domaine que ce soit un matériau comme le béton par exemple. L’ingénieur détermine les procédés techniques à utiliser et les conditions de réalisation d’un chantier. Pour cela, il fait plusieurs simulations sur ordinateur pendant la phase de conception. Il doit aussi évaluer le coût de la conception pour que la réalisation de celle-ci soit la plus réaliste possible.

  1. Le Directeur Technique

Le directeur technique, au sein d’AGV Engineering, encadre l’ensemble des 8 employés. Le bureau d’études peut compter sur une palette très diversifiée de profils compétents qui lui permet de répondre à de nombreuses demandes comme les appels d’offres par exemple.

  1. Le directeur Général

Le Directeur général s’occupe de tout ce qui est relatif à la gestion des projets, gestion du personnel ainsi que les formalités administratives. Quant à la comptabilité, elle est déléguée au Groupe ATM. Il reste d’autres liens avec ATM comme notamment l’aide du commercial qui peut envoyer des clients à AGV.


II. La mise en place de nouveaux outils améliorant la gestion commerciale d’AGV-ENGINEERING
Malgré la notoriété que l’entreprise a acquise grâce à son expérience et son ancienneté sur le marché, cette dernière connait des problèmes au niveau de sa gestion commerciale. Ce dernier impacte directement la trésorerie du groupe qui a entrainé dans le passé le redressement judiciaire de la société. Plusieurs facteurs peuvent expliquer la nécessité de la mise en place de nouveaux outils. Tout d’abord, la croissance externe effectuée par ATM ENGINEERING par le biais du rachat d’AGV exige de nouveaux outils pour permettre au dirigeant de mieux « cerner » l’entreprise, pour ensuite mieux la gérer. Nous avons donc proposé au dirigeant plusieurs moyens qui pourraient l’aider à y voir plus clair dans sa gestion.


  1. Le rachat d’une entreprise nécessite la mise en place de nouveaux outils

Ce récent rachat d’entreprise a entrainé pour le dirigeant un certain nombre de changements : tout d’abord ce dernier ne connait pas totalement le mode de fonctionnement de l’entreprise, ainsi que le profil de chacun de ses salariés. De plus, les responsabilités à assumer sont beaucoup plus importantes du fait d’une part, du nombre de salariés et également de la notoriété et de la crédibilité dont dispose AGV auprès des clients. Ainsi, le dirigeant doit évoluer dans un milieu qu’il ne s’est pas encore approprié (le rachat de l’entreprise ne date que de quelques semaines seulement) et par conséquent il convient de mettre à sa disposition des outils lui permettant de gérer au mieux sa nouvelle activité.

Nous avons pensé tout d’abord à mettre en place un outil qui permettrait de visionner de manière simple et efficace les congés des salariés, ainsi que les différents arrêts maladies et déplacements professionnels de ces derniers.

En effet, il n’existe aujourd’hui aucun procédé informatique au sein de la société présentant les congés des différents salariés. Ces congés sont notés simplement sur un tableau, dans le hall d’entrée de la société ce qui semble être un procédé quelque peu obsolète pour une société de ce standing. La gestion des congés du personnel permettra au dirigeant de se rendre compte de la présence de tel ou tel salarié à une semaine donnée. Ainsi, en cas d’absence d’un grand nombre de salarié, il est possible que les projets en cours ne soient pas traités faute de personnel. Ce  « manquement professionnel » nuirait fortement à l’image de l’entreprise, ainsi qu’à sa notoriété affirmée sur le marché. Cet outil récapitulatif des congés, des arrêts maladies de chacun est donc important pour mieux gérer les projets de l’entreprise. Le dirigeant ne s’impliquera que sur des projets dont il sait qu’il a le personnel nécessaire pour le réaliser et ainsi éviter de refuser des projets pour faute de personnel.
Le dirigeant nous a également témoigné des réelles difficultés que rencontrait la société et qui avait joué un rôle mineur dans le redressement judiciaire de l’entreprise. Ce problème concerne les frais de déplacement des salariés qui en abusaient beaucoup trop. Le principe est simple, les salariés remettent leurs dépenses à la société qui règle ensuite la facture. Les salariés d’AGV utilisaient beaucoup ce procédé qui entrainait de lourdes charges pour l’entreprise. En effet, l’ancien dirigeant était très peu attentif sur ce type de charges et les salariés en profitaient. C’est pourquoi, le dirigeant souhaite dorénavant limiter ce type de charges et a décidé de « vérifier » la légitimité des frais de déplacement prononcé par les salariés. Par conséquent, nous allons mettre à sa disposition un outil qui récapitulera pour chaque salarié son salaire ainsi que les frais de déplacement qu’il a prétexté durant le mois. Le dirigeant pourra donc réprimander les personnes qui abusent des frais de déplacements qui nuisent fortement à la trésorerie de la société. De plus, cet outil est complémentaire avec le précédent qui récapitule les voyages des employés : en effet, si un salarié est en voyage professionnel il pourra prétendre à des frais de déplacements et inversement.
D’autre part, AGV-ENGINEERING est en collaboration avec un bureau d’étude, CTS. En effet, un des salariés d’AGV détient des parts dans le capital de CTS. Le dirigeant nous a donc demandé d’établir un bref tableau relatant les différentes interactions entre AGV et CTS. Il s’agira par exemple de visualiser le transfert d’information entre ces deux entreprises, l’importance de CTS pour l’entreprise AGV.


  1. Un environnement concurrentiel entraine la création d’outils de gestion de plus en plus performants 

Nous avons constaté après de longues observations et interviews du dirigeant que les outils qui étaient mis à sa disposition pour la gestion de l’entreprise étaient quelque peu obsolètes, voir inutilisables. Il n’existe par exemple aucune automatisation au niveau des fichiers Excel ce qui entraine des pertes de temps pour les calculs de TVA ou autre. Ainsi, une automatisation des fichiers Excel permettrait un gain de temps évident pour le dirigeant.

Un autre aspect nous a semblé primordial à développer, il s’agit d’étudier la rentabilité des différents projets traités par l’entreprise AGV. Il est fréquent en effet que l’entreprise se lance sur un projet peu rentable, c’est-à-dire que les charges qui incombent au projet soient pratiquement équivalentes aux ressources espérées. Nous avons donc décidé d’établir un fichier permettant d’étudier la rentabilité du projet, pour éviter que les marges dégagées par les différents travaux de l’entreprise soient minimes. Ainsi, ce tableau permettraient d’une part de regrouper toutes les charges nécessaires à la réalisation du projet, que ce soit les charges fixes (téléphone, internet, salaires, loyer, assurance..), ou bien les charges variables. Ce regroupement des charges est essentiel pour le dirigeant car il peut lui permettre de visualiser les charges trop importantes pour ensuite dans le futur chercher des moyens beaucoup plus rentables et surtout moins onéreux. Après avoir établi le montant des charges nécessaires à la réalisation du projet, nous regrouperons les ressources espérées qui engloberont essentiellement le montant du projet. Par une simple différence entre les charges et les ressources nous obtiendrons la marge dégagée par tel ou tel projet.

De plus, ce tableau récapitulatif de la rentabilité d’un projet nous permettrait d’effectuer une analyse des clients : en effet, il sera possible d’étudier la part de chiffre d’affaires de chaque client dans le chiffre d’affaires total de la société. Pour cela, il nous suffira de diviser le montant du chiffre d’affaires total par le montant du chiffre d’affaires du client A par exemple. Par le biais de cette information, il sera désormais possible pour le dirigeant de visualiser les clients les plus importants (ceux qui représentent une part importante du chiffre d’affaires total) et ainsi de les récompenser pour les fidéliser au maximum et éviter que ces derniers n’aillent voir la concurrence.

Mais cette étude de la rentabilité des projets ne serait qu’un outil permettant de mieux gérer l’entreprise. Un bon gestionnaire doit être capable de faire des économies à peu près partout, et par conséquent un tableau des stocks permettrait d’éviter de gaspiller des ressources que l’entreprise a acquises.

Etant donné le récent redressement judiciaire dont a été victime AGV, il est nécessaire dorénavant de veiller à une bonne gestion des stocks pour garantir un certain équilibre de trésorerie. Nous avons pensé à mettre en place un indicateur permettant d’évaluer les stocks de fourniture de la société. En effet, nous avons observé grâce au journal d’achat tenu par l’entreprise que les commandes de fournitures effectuées étaient importantes chaque mois. Un tableau récapitulatif des stocks permettraient de connaitre le stock disponible de fourniture (crayons, cartouches d’encre, ustensiles pour la machine à café …) pour éviter de commander des objets que l’entreprise a déjà en stock.

Cet outil permettrait donc de limiter les dépenses inutiles de fournitures qui entrainent une baisse de la trésorerie.

Enfin, nous avons observé que l’entreprise démarchait ses clients essentiellement par le biais des appels d’offres. « Un appel d’offres est une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de son besoin (produit ou service) ». Par conséquent il nous a semblé judicieux d’établir un indicateur permettant d’une part de visualiser les appels d’offres en cours, et d’autre part les appels d’offres restant à traiter. Ainsi, ce tableau permettrait au dirigeant d’éviter de manquer un appel d’offres et de traiter en priorité ceux qui ont une échéance la plus courte et qui vont rapporter à l’entreprise une somme plus importante.

La finalité des outils décrits ci-dessus est donc clairement d’aider le dirigeant à organiser la gestion de sa nouvelle entreprise. Ces indicateurs vont également permettre de visualiser au mieux l’évolution ou la baisse de la trésorerie pour éviter de se retrouver une nouvelle fois dans une situation de redressement judiciaire. La trésorerie d’une entreprise est importante car elle est le fer de lance de l’investissement, elle assure la liquidité de l’entreprise.

Après avoir expliqué les outils que nous souhaitons mettre en place afin d’aider le dirigeant, nous allons maintenant expliquer les étapes de construction de ces différents outils de gestion.
III. L’organisation de la base de données relative à la gestion de projets et des salariés
L’outil final réalisé sera un système de gestion de base de données sous ACCESS.

Le système de gestion de base de données permettra au destinataire d’organiser les activités liées à l’entreprise notamment :

  • Des personnes : clients, salariés

  • Des projets : évaluation du personnel, répartition des projets par employé, état d’avancement de ces derniers

Les informations qui seront stockées dans le système de gestion de base de données prendront essentiellement la forme de texte, de fichiers PDF ou encore de photos (liées à la réalisation des projets).
L’outil devra ainsi être adapté :

  • aux informations collectées (types de recherches),

  • avoir des connecteurs permettant la collaboration entre les tables de la base,

  • être évolutif afin de l’enrichir au fil du temps

  • être adapté aux différents types d’informations collectées ne serait-ce que par la présentation des données selon tel ou tel projet via le système de formulaire par exemple

  • avoir une solution de mise à jour automatique des données.



  1. Structuration des informations

Il est important avant d’entamer la réalisation de la base de données de structurer les informations relevant de chaque processus de gestion et quelles sont les interactions existantes et futures qu’elles engloberont.

De ce fait, nous devons penser aux informations que nous devrons stocker pour chaque client, salarié et projet. Par exemple, concernant la base de données destinée à la gestion de projet nous devrons recueillir le nom, adresse, numéro de téléphone des clients ainsi que les projets concernant chacun d’eux.

Étant donné que nous avons changé d’environnement des interviews seront effectuées avec chaque salarié afin de voir la fonction et la place qu’ils occupent dans l’organisation. Ces derniers et plus précisément le directeur Technique, M. Gilbert VIAL peuvent éventuellement nous renseigner davantage sur le fonctionnement et l’attribution des projets. Ainsi, des précisions seront apportées sur la manière dont nous réaliserons l’outil.

Suite à cela, nous pourrons récupérer les informations nécessaires à la réalisation de la base de données. Un recensement des données relatives aux clients sera par exemple effectué. Ainsi, le tri des données concernant ces informations nécessaire sera effectué à partir des archives de l’organisation. Ces données devront ensuite être transférées sur le serveur de l’entreprise. Actuellement, la plupart des données relatives aux ventes et à la gestion du personnel sont stockées dans des classeurs respectifs. Il est donc nécessaire d’informatiser ces données importantes pour pouvoir ensuite les utiliser lors de la création de la base de données. Le but de ce tri est de savoir quelles sont les tables que la base de données va contenir.

D’autre part, nous pourrons prendre en considération tous les types de requêtes jugées utiles pour l’utilisateur et fournir les informations qui lui seront nécessaires. Par exemple, nous pourront poser les questions du type « Quels sont les projets en cours qui ne relèvent d’aucun acompte versé ? » ; « Quels sont les clients qui n’ont passé aucune commande depuis plus d’un mois ? » ; « Quels sont les salariés qui ne sont pas disponible ? ». La réponse à ces questions pourra être donnée grâce aux requêtes qui seront effectuées. Ainsi, les problèmes pourront être résolus.

Concernant ces données chiffrées telles que les ventes réalisées par exemple, nous les traiterons essentiellement dans des feuilles de calcul Excel. Ces dernières nous permettront de modifier les valeurs numériques, un rabais par exemple, et de visualiser l’impact sur les autres valeurs chiffrées. La saisie de ces valeurs ne fera pas l’objet d’un système de gestion de base de données pour gérer les ventes des projets par exemple car au fur et à mesure des saisies nous risquerons de faire face à un manque de visibilité. Ces feuilles de calculs Excel seront utilisées pour les transférer dans la base de données ACCESS.

Après avoir traité toute les informations nécessaires à la création de la base de données nous devrons concevoir par écrit les relations existantes entre les différents processus de gestion et rédiger les règles de gestions relatives à ces processus.


  1. Elaboration de la base de données

Après avoir réfléchi à la manière dont la base de données sera construite en regroupant les informations nécessaires à cela, nous pourrons concevoir la base. Il faut savoir que la saisie des informations est une phase importante dans le processus de l’élaboration de la base de données. Les informations devront être rentrées de façon méthodique et cohérente afin que son utilisation puisse être facile et compréhensible par les utilisateurs. Ce n’est uniquement qu’après la saisie de ces informations dans les champs correspondants que la recherche d’information pourra être établie.


  1. Utilisation de la base de données :


La saisie et la mise à jour des données est un point crucial dans le sens où elles conditionnent la structuration des informations. Ces dernières doivent être réalisées de manière cohérente afin de faciliter les phases de recherches. Des recherches seront d’ailleurs automatisées de manière à ce qu’on puisse à terme imprimer les informations souhaitées grâce à l’outil « état ».
Deux types de recherches seront mis en avant concernant l’édition des résultats obtenus:

  • Etats globaux décrivant les réalisations associés aux clients

  • Etats unitaires permettant de mettre en détail toutes les informations qui sont relatives aux projets.

La base de données permettra donc à l’utilisateur de gagner un temps considérable.


  1. Utilisateurs et mode d’accès


Les principaux utilisateurs seront le demandeur c’est-à-dire le Directeur Général, M. Riyad ZOGHLAMI et le Directeur Technique qui a la responsabilité de superviser et de déléguer aux ingénieurs tous les projets à traiter. La base de données sera bien évidemment protégée par un mot de passe.

Ainsi, on peut établir plusieurs types de profils d’utilisateurs qui auront un droit d’accès à la base de données :
Le Directeur Technique ne pourra que consulter et imprimer les résultats relatifs aux recherches souhaitées par celui-ci.
Le Directeur Général aura quant à lui le droit de créer, modifier et supprimer les données présentes dans la base de données. Il sera alors le gestionnaire et administrateur de la base de données.
La base de données devra éventuellement faire l’objet d’une sécurisation afin d’éviter les risques de pertes de données ou de modifications accidentelles lors de son utilisation.
Enfin, afin de rendre l’outil simple et pratique à utiliser et d’assurer sa viabilité un manuel d’utilisation sera rédigé et permettra aux utilisateurs de comprendre son fonctionnement. Pour ce faire, toutes les fonctionnalités seront détaillées.


Conclusion :
ATM-ENGINEERING a connu une croissance dans l’espace de deux mois grâce au rachat d’un bureau d’études, AGV-ENGINEERING et ce fait a considérablement affecté la demande du gérant de l’entreprise. En effet, celui-ci doit désormais mettre à disposition de la société de nouveaux outils relatifs à la gestion de son activité et de son environnement et en second lieu mettre en place des dispositifs liés à la fusion des deux entreprises. La création de la base de données permettant la gestion des projets et du personnel permettra ainsi à l’organisation de gérer au mieux son activité. L’élaboration de celle-ci est déterminante dans le sens où elle conditionne l’efficacité de l’outil. Une meilleure maitrise de l’information en matière de traitement de données pourra dès lors être mise à profit.

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