Universite pantheon-assas paris 2





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UNIVERSITE PANTHEON-ASSAS PARIS 2 Année 2006-2007

L2 Economie-Gestion Informatique-bureautique
A distribuer la semaine du 23 avril 2007


ACCESS 2003

Exportation vers Excel, utilisation de formulaires,

création d'états




Exportation vers Excel



M. Pichon, professeur de Communication en première année, aimerait obtenir, sous Excel, la liste des codes de tous les élèves de première année, leurs noms, prénoms, et les notes qu’ils ont obtenues en histoire.
Etablissez une requête fournissant la liste demandée (enregistrez au passage cette requête sous le nom histoire), et exportez le résultat vers Excel sous le nom histoire.xls (menu Fichier/Exporter précisez dans Type de fichier qu’il s’agit d’un fichier Excel 97-2003). Vérifiez sous Excel que le fichier obtenu correspond bien aux attentes de M. Pichon.

Les formulaires



Un formulaire facilite la lecture des données. Il identifie les données à recueillir, il permet d’enregistrer des informations dans une base de données, de les afficher et de les imprimer.

Création du formulaire de la table ELEVE



Créer un formulaire de la table ELEVE qu’on appellera eleve


  • Cliquer sur l’objet Formulaires

  • Double-cliquer sur Créer un formulaire à l’aide de l’assistant


Dans la fenêtre Assistant formulaire,

  • préciser les champs souhaités dans le formulaire (code_eleve, nom et prenom de la table ELEVE) puis bouton Suivant

  • choisir la disposition (par exemple Tabulaire) puis bouton Suivant

  • choisir le style (par exemple Standard) puis bouton Suivant

  • nommer le formulaire eleve puis bouton Terminer


Ajoutez l’élève de numéro E0006, de nom Hervé et de prénom Paul (Menu Insertion commande Nouvel enregistrement et tapez ou tapez sur * de la fenêtre ou cliquez sur la dernière ligne), puis fermez le formulaire. Le nouvel élève a été ajouté en temps réel à la table ELEVE, ce qu’on peut vérifier en passant sur l’onglet Tables et double-cliquant sur la table ELEVE
Création du formulaire eleve-note

Dans la fenêtre Assistant formulaire,

  • Sélectionnez la table ELEVE et cliquez sur >> pour que tous les champs de la table aillent dans la fenêtre champs sélectionnés

  • Sélectionnez la table NOTE, sélectionnez dans les champs disponibles code_uv et cliquez sur >, sélectionnez note et cliquez sur >

  • Sélectionnez la table UV, sélectionnez dans les champs disponibles nom et cliquez sur >

  • Cliquez sur le bouton Suivant

  • On souhaite faire un affichage par élève avec l’option Formulaire avec sous-formulaire

  • Cliquez sur Suivant

  • Choisissez la présentation Tabulaire, cliquez sur Suivant

  • Choisissez le type d’affichage, par exemple Standard, cliquez sur Suivant

  • Nommez le formulaire eleve-note et le sous-formulaire uv-note, cliquez sur Terminer


Ajoutez grâce au formulaire les résultats suivants concernant le nouvel élève de code E0006 :
UV U0001 note : 12

UV U0002 note : 10

UV U0003 note : 9

UV U0004 note : 14
Fermez le formulaire. Les nouvelles notes ont été effectivement intégrées dans la table NOTE.
Création du formulaire de la table PROFESSEUR

Procédez de même pour définir un formulaire concernant la table PROFESSEUR qu’on appellera professeur.
Création du formulaire de la table UV

Procédez de même pour définir un formulaire concernant la table UV qu’on appellera uv
Création du formulaire prof-uv-note
Procédez de même que pour la création du formulaire eleve-note



Utilisation des formulaires



Une nouvelle UV est mise en place en 1ère année : une UV intitulée communication dont le professeur est Mr Ludovic Pichon.
Enregistrez grâce aux formulaires le professeur et la nouvelle UV en leur donnant les premiers codes disponibles dans leurs tables respectives.
Le professeur donne, quelques temps plus tard, la liste des notes suivante :


Code_eleve

nom

communication

E0001

Dupuis

10

E0002

Simon


11

E0003

Henry

12

E0004

Durand

9

E0005

Laurent

13

E0006

Hervé

8


Entrez grâce au formulaire prof-uv-note ces résultats dans la base de données.
Etablissez une requête de nom communication donnant à Mr Pichon la moyenne de ses notes ainsi que leur variance.
Après un examen de rattrapage, Mr Pichon donne la liste définitive de ses notes :


Code_eleve

nom

communication

E0001

Dupuis

10

E0002

Simon


11

E0003

Henry

12

E0004

Durand

10

E0005

Laurent

13

E0006

Hervé

10


Introduisez les modifications dans la base de données via le formulaire pro-uv-note puis exécutez à nouveau la requête communication pour obtenir les moyenne et variance définitives.

Les états



Les états permettent de présenter de manière correcte les résultats des interrogations effectuées sur les bases de données.

Création des bulletins individuels





  • Cliquer sur l’objet Etats

  • Double-cliquer sur Créer un état à l’aide de l’assistant


Dans la fenêtre de dialogue suivante, on précise les champs que l’on souhaite voir apparaître dans l’état. Pour les bulletins individuels, on a besoin des champs :

  • code_eleve, nom et prenom de la table ELEVE

  • code_uv, nom et annee de la table UV

  • nom et prenom de la table PROFESSEUR

  • note de la table NOTE.


L’assistant propose différents modes de présentation des données en proposant divers niveaux de regroupement, des options de synthèse, etc.
Créez un état organisé de la manière suivante :

Code, nom et prénom de l’élève

Année 1

Codes et intitulés de chaque UV, nom et prénom du professeur, notes de l’élève (une UV par ligne)

Moyenne de l’année 1

Année 2 (le cas échéant)

Codes et intitulés de chaque UV, nom et prénom du professeur, notes de l’élève (une UV par ligne)

Moyenne de l’année 2

Moyenne sur les deux années

avec un saut de page entre deux élèves (voir modèle page suivante).
Lorsqu’un état est créé, il peut être modifié (amélioré) par l’option Mode création du menu Affichage. Chaque rubrique (en-tête d’état, en-tête de page, en-tête de groupe, détail, etc) peut être modifiée de différentes manières :

  • en cliquant sur les éléments qui la composent, on sélectionne ces éléments et on les modifie ;

  • en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bandeau gris qui précède la rubrique, un menu apparaît, dont l’option Propriétés permet de modifier les caractéristiques de la rubrique (hauteur, couleur de fond, saut de page avant ou après, etc).


Création des récapitulatifs par UV



On souhaite créer, pour chaque UV, un récapitulatif des notes destiné au professeur où doivent apparaître le code de l’UV, son intitulé, l’année où elle est enseignée, le nom de l’enseignant, la liste des élèves avec leur nom, leur prénom, leur code et leur note à l’UV concernée, ainsi que la moyenne des notes de l’UV.


  • Cliquer sur l’objet Etats

  • Double-cliquer sur Créer un état à l’aide de l’assistant


Dans la fenêtre de dialogue, on précise les champs que l’on souhaite voir apparaître dans l’état. Pour les récapitulatifs par UV, on a besoin des champs :

- code_uv, nom et annee de la table UV

- nom et prenom de la table PROFESSEUR

- code_eleve, nom et prenom de la table ELEVE

- note de la table NOTE.

Etablissez l’état permettant d’obtenir ces récapitulatifs. Chaque récapitulatif doit être organisé de la manière suivante :

Code de l’UV, intitulé, année, nom et prénom du professeur

Code, nom, prénom, note de chaque élève (un élève par ligne)

Moyenne des notes de l’UV

avec un saut de page entre deux UV (voir le modèle page suivante).







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