Charte de fonctionnement de l’unite de chirurgie & anesthesie ambulatoires du centre hospitalier de la côte basque





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CHARTE DE FONCTIONNEMENT DE
L’UNITE DE CHIRURGIE & ANESTHESIE AMBULATOIRES
DU CENTRE HOSPITALIER DE LA CÔTE BASQUE


Les dispositions de la présente charte ont été convenues avec les médecins utilisateurs de l’Unité de Chirurgie & Anesthésie Ambulatoires du Centre Hospitalier de la Côte Basque en vue de définir les modalités de fonctionnement de cette structure en application du décret n° 92-1102 du 2 Octobre 1992 modifié par le décret n°2012-969 du 20 août 2012.

Elles sont partie intégrante du règlement intérieur de l’établissement.
Dans ce document, l’Unité de Chirurgie & Anesthésie Ambulatoires est désignée par le sigle « UCAA », les praticiens réalisant l’acte qui justifie la prise en charge du patient sont désignés par le terme « Opérateurs », et les médecins anesthésistes-réanimateurs par le sigle « PHAR ».
Titre I – Dispositions générales


    1. L’U.C.A.A. du Centre Hospitalier de la Côte Basque est une structure médicale individualisée et intégrée, rattachée au pôle Chirurgie, Anesthésie, Bloc Opératoire. Elle a pour fonction l’accueil et l’hébergement de patients qui entrent le matin et quittent l’établissement le soir même, après y avoir bénéficié d’un acte chirurgical ou d’exploration avec une anesthésie d’un mode variable, selon un chemin clinique pré-défini.

Sa capacité maximale est fixée à 21 places à partir de 2014. A titre transitoire, en 2013, elle est limitée à 7 places pour des raisons architecturales.
1.2 L’acte chirurgical ou d’exploration ambulatoire est effectué dans un secteur opératoire dont l’organisation ne dépend pas des compétences de l’unité, mais répond aux normes et règlements en vigueur, et en particulier aux dispositions de l’arrêté du 7 janvier 1993. Il en est de même de l’organisation des salles de surveillance post-interventionnelles correspondantes, notamment au regard du décret n° 94-1050 du 5 décembre 1994.


    1. Conformément à la réglementation et au projet d’établissement, les praticiens du Centre Hospitalier de la Côte Basque s’engagent à utiliser la structure de l’UCAA pour la prise en charge des patients répondant à la définition du §1 du présent titre.




    1. L’UCAA accueille également dans ses locaux des patients qui doivent subir au bloc opératoire des actes sous anesthésie locale. Ces patients sont issus des consultations de chirurgie réglée et programmée ou viennent des Urgences.


Lorsqu’ils viennent des Urgences, les patients utilisent la salle d’attente de l’unité où ils peuvent y être accueillis jusqu’à 18h30. Ils relèvent alors des soins externes et n’entrent pas dans le champ de responsabilité de l’UCAA. Il appartient aux opérateurs qui leur fixent un rendez-vous d’informer en temps utile le personnel de l’unité et de s’assurer des conditions d’accueil.


    1. L’UCAA dispose de personnels soignants, infirmiers diplômés d’Etat et aides-soignants spécifiquement affectés, conformément à la réglementation (art. D.6124-301-1 du Code de la Santé Publique).




    1. L’unité de Chirurgie & Anesthésie Ambulatoires est ouverte au public de 7h15 à 20h15 du lundi au vendredi, sauf les jours fériés.

La durée de la prise en charge globale du patient doit être inférieure ou égale à 12 heures.

Les actes et soins accomplis par les praticiens dans le cadre de la structure ambulatoire, et qui nécessitent notamment l’utilisation du bloc opératoire et du plateau technique, ont lieu dans le respect des horaires fixés librement par accord entre les praticiens eux-mêmes intervenant dans la structure, au mieux de son fonctionnement, compte tenu des horaires d’ouverture et des horaires des personnels affectés à la structure.
1.7. L’équipe opératoire dispose dans le secteur opératoire du matériel nécessaire aux soins et à la surveillance des patients. Elle a immédiatement accès à tout moment, pour chaque patient, à ce matériel.
Titre II – Périmètre d’activité de l’UCAA
2.1. Les interventions réalisées en chirurgie ambulatoire sont des interventions réglées, réputées de courte durée, à faible risque (notamment hémorragique et respiratoire), et aux suites opératoires simples (notamment en ce qui concerne la maîtrise de la douleur et du handicap).
2.2 Il n’y a pas de liste exhaustive d’actes réalisables en chirurgie ambulatoire. Ce n’est pas l’acte qui est ambulatoire mais bien le patient. Cependant la réalisation d’une prise en charge ambulatoire ne peut se faire qu’avec l’accord des divers praticiens concernés.
2.3- Critères d’éligibilité des patients :

Les patients doivent répondre à 6 critères psycho-sociaux et à 2 critères médicaux pour une prise en charge ambulatoire.


  • Critères psycho-sociaux :

    • Compréhension suffisante

    • Bonne observance des prescriptions médicales

    • Conditions d’hygiène et de logement équivalentes à celles d’une hospitalisation

    • Disponibilité d’un accompagnant pour raccompagner le patient et rester la nuit suivante auprès de lui

    • Conditions d’éloignement de moins d’une heure d’une structure de soins adaptée à l’acte

    • Accès rapide à un téléphone




  • Critères médicaux :

    • Patient âgé de plus de 6 mois

    • Patient ASA 1, 2 ou 3 stabilisé


Il appartient aux praticiens intervenants de vérifier que le patient répond à ces critères en amont de l’intervention.

Titre III – Le parcours clinique du patient ambulatoire
ETAPE PRE OPERATOIRE
3.1 - Information du patient par l’opérateur :
La chirurgie et l’anesthésie ambulatoires sont par définition des activités programmées.

L’opérateur, lorsqu’il a jugé que l’intervention en structure de chirurgie ou d’anesthésie ambulatoire est possible, informe le patient des conditions de la prise en charge, complète le document spécifique de liaison avec l’UCAA. Il y fait éventuellement figurer ses prescriptions, charge l’infirmière de consultation de compléter les critères psycho-sociaux d’éligibilité et adresse le patient à la consultation d’anesthésie en respectant le délai minimum incompressible de 48 heures entre la consultation et la date d’intervention.
3.2 - Information du PHAR par l’opérateur :

Par le document spécifique de liaison, l’opérateur transmet au PHAR qui assure la consultation de pré-anesthésie : la demande expresse de prise en charge ambulatoire, l’identité du patient, le type d’intervention, sa date et, s’il existe, le dossier hospitalier du patient ainsi que toutes les informations qui paraissent utiles au praticien.
3.3- Consultation pré-anesthésique :

La consultation d’anesthésie est obligatoire et doit être pratiquée 48 heures avant l’intervention selon les critères fixés par le décret n° 94-1050 du 5 décembre 1994.

Lors de cette consultation, le praticien vérifie que le patient correspond bien aux critères d’éligibilité en chirurgie ambulatoire et doit informer l’opérateur concerné en cas de refus d’admettre le patient dans une telle structure. L’opérateur devra alors envisager un autre mode de prise en charge pour son patient.

La gestion des dossiers anesthésiques préopératoires est de la responsabilité du service d’anesthésie.
3.4- Programmation des interventions :

A l’issue de cette procédure, il revient à l’opérateur :


  • De s’assurer de la compatibilité de la prise en charge ambulatoire de son patient et du programme opératoire le jour dit. Le tableau fixant la programmation des interventions est établi conjointement par les médecins réalisant ces interventions, les médecins anesthésistes-réanimateurs, les cadres du bloc et la cellule de coordination du bloc opératoire qui se réunit de façon hebdomadaire pour valider le programme opératoire.

  • De prendre rendez-vous pour son patient auprès de l’infirmière de l’UCAA qui veille impérativement à la possibilité d’accueil du patient. Il n’est pas prévu de pré-réservation de places par opérateur. Les rendez vous seront pris dans l’ordre des demandes. Pour un jour donné, chaque grande discipline médicale ou chirurgicale ne pourra réserver plus de le moitié de la capacité de l’unité. A 72 heures de l’intervention, cette limite de 50% disparaît.

  • De procéder aux formalités administratives de pré-admission du patient.

  • De faire parvenir en temps utile à l’UCAA, au plus tard la veille de l’intervention, le dossier hospitalier et tous les documents qu’il juge utile de détenir au moment de la réalisation de l’acte projeté.

3.5- Admission du patient :
Chaque jour d’ouverture de l’UCAA, l’équipe d’anesthésie désigne parmi les PHAR présents celui qui aura en charge le fonctionnement de l’unité.
Le jour prévu pour la réalisation de l’acte, le patient est accueilli dans l’UCAA. Il est procédé aux formalités d’admission. Le personnel s’assure qu’aucun événement nouveau n’est intervenu dans l’état de santé du patient et que celui-ci a bien respecté les consignes préopératoires.
Conformément aux dispositions de l’article D.712-41 du Code de la Santé Publique, la consultation pré-anesthésique ne se substitue pas à la visite pré-anesthésique qui doit être effectuée par un médecin anesthésiste-réanimateur dans les heures précédant le moment prévu pour l’intervention. Le PHAR qui prend en charge le patient au bloc s’assure qu’aucun événement nouveau n’est intervenu dans l’état de santé du patient et que celui-ci a bien respecté les consignes préopératoires.

Etape per-opératoire :
3.6 Sur la base des dispositions mentionnées ci-dessus, la première induction anesthésique aura lieu à 8 heures. La dernière induction anesthésique de la journée ne pourra avoir lieu après 16 heures, compte tenu de la durée de réalisation de l’acte, de la durée du réveil post anesthésique et de la durée de récupération des paramètres d’aptitude à la rue définis ci-dessous.

L’intervention s’effectue dans le bloc opératoire.
3.7 Le réveil post-anesthésique s’effectue en salle de surveillance post-interventionnelle. Le patient quitte cette salle sur décision du PHAR qui valide l’heure de sortie du patient sur la feuille de surveillance informatique. Le PHAR y rédige également ses prescriptions médicales postopératoires.

Il est de la responsabilité de chaque praticien participant à la réalisation de l’acte de procéder à la rédaction de tous les documents prévus par la réglementation, en particulier la fiche de surveillance per-anesthésique, post-interventionnelle, et le compte rendu opératoire. De même, chaque praticien transmet à l’UCAA les prescriptions postopératoires immédiates dans son domaine de responsabilité. Enfin, chacun procède à la saisie de ses actes.

Etape post-opératoire :
3.8 A l’issue de la période de réveil post-anesthésique, le patient retourne dans les locaux de l’UCAA. Dès lors la procédure vise à lui redonner les conditions d’aptitude à la rue (stabilité des constantes vitales, déambulation, bon éveil, bonne orientation, absence de douleur, de nausée, de vomissement, absence de saignement ou autre complication de la zone opérée, prise de boisson, alimentation, miction, etc.)
Dans le même temps, l’ensemble des documents nécessaires à la sortie du patient sont réunis, en collaboration avec l’opérateur, son secrétariat, le PHAR concerné.

3.9 Les intervenants de l’UCAA apportent une attention particulière à la prise en charge de la douleur des patients, conformément aux protocoles de soins en vigueur. La traçabilité des mesures prises à cet effet est assurée dans le dossier d’hospitalisation.
Etape de sortie et de suivi du patient après sa sortie :
3.10 Conformément à l’article D 6124-304 du Code de la Santé Publique, le patient reçoit avant sa sortie un bulletin signé par un des médecins de la structure mentionnant l'identité des personnels médicaux ayant participé à l’intervention, les recommandations sur la conduite à tenir en matière de surveillance post-interventionnelle ou anesthésique, concernant en particulier la prise en charge de la douleur, ainsi que les coordonnées des personnels de l'établissement de santé assurant la continuité des soins.

Au sein de notre structure, les opérateurs voient les patients avant leur sortie, les informent du diagnostic et de la conduite postopératoire à tenir, et signent le bulletin de sortie du patient au plus près de son aptitude à la sortie.
3.11 L’infirmière de l’UCAA procède à un suivi téléphonique du patient à J+1 ouvré dans le but d’évaluer la qualité des suites de l’acte réalisé. Le recueil des données se fait sur informatique et le dossier patient reste disponible dans le service jusqu’à la même date.
A J+1 ouvré, le dossier de l’UCAA est clôturé, ses éléments constitutifs sont intégrés dans le dossier hospitalier qui doit être récupéré par l’opérateur. L’UCAA ne conserve pas d’archive de type dossier médical. Seuls sont saisis et enregistrés les éléments relatifs à la traçabilité et à l’évaluation de l’activité.


Titre IV – Le médecin coordonnateur
4.1. La fonction de médecin coordonnateur des structures pratiquant l’anesthésie et la chirurgie ambulatoires est définie conformément à l’article D.712-34 du Code de la Santé Publique.


  • Il dirige l’unité, c’est à dire qu’il assure les fonctions de prévision, organisation, planification, contrôle, administration, communication, écoute, évaluation et développement.




  • Il rend compte de l’activité de l’unité devant les instances de l’établissement et devant les organismes de tutelle.




  • A l’extérieur de l’UCAA, il est coresponsable de l’organisation des secteurs opératoires et des salles de surveillance post-interventionnelles où sont pris en charge les patients hospitalisés en UCAA.




  • Son domaine de responsabilité ne saurait s’étendre aux patients désignés au paragraphe 5 du titre I de la présente charte, ni aux patients bénéficiant d’actes de chirurgie ou d’anesthésie ambulatoire hospitalisés dans d’autres services ou unités du Centre Hospitalier de la Côte Basque.




    1. La désignation du médecin coordonnateur est faite par le directeur, sur proposition du chef du pôle « Chirurgie – Anesthésie – Bloc opératoire » après avis du Président de la CME Son mandat est de 4 ans renouvelables. Il peut démissionner en cours de mandat sous réserve des nécessités de continuité du service.


Titre V - Organisation générale des présences et permanences des personnels médicaux et paramédicaux.

5.1. Personnels médicaux.


  • Durant les heures d’ouverture de l’UCAA :


L’opérateur est présent dans l’établissement ou s’assure qu’il reste joignable et qu’il peut se rendre auprès de son patient sur appel d’un médecin ou du personnel de l’unité.
Un PHAR est désigné quotidiennement pour assurer le fonctionnement de la structure. Il est présent dans l’établissement et peut intervenir sans délai sur appel d’un médecin ou du personnel de l’unité.


  • Lorsque l’UCAA est fermée :


L’opérateur s’assure qu’il reste joignable durant les 24h postopératoires ; à défaut, il s’assure que dans le cadre de l’astreinte opérationnelle ou de la garde organisée par l’établissement, un médecin qualifié peut prendre en charge son patient en cas de besoin, dans le cadre de sa discipline.

Le PHAR s’assure de même qu’un praticien de même discipline peut répondre à la demande d’un patient, dans le cadre de l’astreinte opérationnelle ou de la garde organisée par l’établissement.
5.2 Personnels para-médicaux :
Le nombre et la qualification des personnels paramédicaux exerçant dans la structure sont conformes aux dispositions réglementaires du Décret n° 2012-969 du 20 août 2012 qui prévoit que « les prestations délivrées équivalent par leur nature, leur complexité et la surveillance médicale qu’elles requièrent à des prestations habituellement effectuées dans le cadre d’une hospitalisation à temps complet ».

Afin de procéder à l’ouverture et à la fermeture de l’unité, le personnel sera présent au moins 30 minutes avant l’heure d’accueil des patients et maximum 30 minutes après leur départ, soit de 7h à 20h15.

Les effectifs de l’UCAA sont fixés en 2013 à 4 ETP pour les infirmiers diplômés d’état et à 2,8 ETP pour les aides-soignants. Ils seront réévalués en accord avec la direction des soins en fonction du volume d’activité de l’UCAA et des caractéristiques techniques des soins dispensés.

Leur recrutement se fait au vu des profils de postes rédigés par la direction des soins après avis du médecin coordonnateur.

Le personnel paramédical est placé sous l’autorité du cadre de pôle « Chirurgie Anesthésie Bloc opératoire ».

5.3. L’UCAA est tenue d’organiser la permanence et la continuité des soins en dehors de ses heures d’ouverture, dimanche et jours fériés inclus. Elle se dote à cet effet d’un dispositif médicalisé d’orientation immédiate des patients.

En dehors des heures d’ouverture de l’UCAA, les patients, les familles ou leur médecin traitant peuvent appeler à tout moment le Centre Hospitalier de la Côte Basque qui aura mis en place une procédure permettant de joindre un PHAR.
Ce dernier peut donner toute information utile, et éventuellement se charger de l’organisation du transport du patient vers le Centre Hospitalier de la Côte Basque, qui s’engage à assurer l’accueil en urgence de ces patients en dehors des heures d’ouverture de l’UCAA ou de les orienter vers toute autre structure d’urgence nécessitée par l’état du patient.
En cas d’hospitalisation, celle-ci se fera sous la responsabilité de l’opérateur qui en sera informé.
Titre VI - Modalités de constitution et de communication des dossiers médicaux.
Conformément à la réglementation, un dossier médical est constitué pour chaque patient hospitalisé dans l’UCAA. Il comprend des éléments obligatoires dont la rédaction incombe aux différents acteurs de l’unité, à savoir :


Moment de la rédaction

Acteurs responsables de la rédaction

Liste des documents réglementaires

Les documents établis au moment de l’admission et durant le séjour

UCAA

La fiche d’identification du patient




Opérateur

Le document médical indiquant le ou les motifs d’hospitalisation







Les conclusions de l’examen clinique initial et des examens cliniques successifs pratiqués par tout médecin appelé au chevet du patient







Les comptes rendus des explorations para-cliniques et des examens complémentaires significatifs







Le compte rendu opératoire




PHAR

La fiche de consultation pré-anesthésique, avec ses conclusions et les résultats des examens demandés




Opérateur et PHAR

Les prescriptions d’ordre thérapeutique




UCAA

Le dossier de soins infirmier

Les documents établis à la fin de chaque séjour hospitalier

Opérateur

Le compte-rendu d’hospitalisation, avec notamment le diagnostic de sortie




Opérateur et PHAR

Les prescriptions établies à la sortie du patient




UCAA

Le cas échéant la fiche de synthèse contenue dans le dossier de soins infirmier


Chacun des acteurs identifiés ci-dessus s’engage à remettre au patient, en tenant compte des heures de fonctionnement de l’UCAA, les documents de sortie, et à verser au dossier médical les pièces prévues par la réglementation.
Après la sortie du patient, l’ensemble des documents qui lui sont relatifs et qui sont détenus par l’UCAA seront joints au dossier médical. Celui-ci sera récupéré par les secrétariats des opérateurs.


Titre VII – Suivi et évaluation de l’activité
L’UCAA produit annuellement un bilan d’activité qui précise notamment le nombre de passages, les types d’actes réalisés, les indicateurs d’évaluation de la qualité de la prise en charge, les résultats médico-économiques de l’unité, le degré de satisfaction des patients via le questionnaire remis systématiquement à la sortie.
Ce bilan d’activité est concerté et analysé au cours d’une réunion annuelle en présence du chef de pôle, des chefs de service de chirurgie et d’anesthésie, du médecin coordonnateur de l’UCAA, du médecin du DIM et des représentants de la direction. Il est présenté pour information au directoire et à la CME.
Il est rappelé que les opérateurs et les PHAR sont responsables, chacun pour ce qui les concerne, de la saisie de leurs actes et de la saisie de leur activité, conformément à la réglementation.

Titre VIII – Dispositions finales
La présente charte est soumise à l’avis de la CME. Elle peut être modifiée par voie d’avenant après avis du médecin coordonnateur. Elle est actualisée en fonction de l’évolution des prises en charge offertes par l’UCAA. Elle est portée à la connaissance de l’ensemble du personnel intervenant dans l’UCAA et est transmise par le directeur au directeur général de l’ARS.
Fait à Bayonne le 22 mai 2013


Le Président de la CME   Le Directeur du Centre Hospitalier de la Côte Basque

Le chef de pôle  Le médecin coordonnateur de l’UCAA






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