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BTS

Assistant de Manager

Equipe pédagogique :
M. François ENJELVIN

francois.enjelvin@ac-toulouse.fr
Mme Catherine GIMENEZ

catherine.gimenez1@ac-toulouse.fr


 05 65 67 25 00 poste 4603

Vie scolaire :

M. Bernard ALIBERT

 05 65 67 25 00 poste 4024



Lycée Monteil

GUIDE
DU
TUTEUR

Sommaire

Lettre de présentation du diplôme

Le contenu du stage et la notion d’activité professionnelle

Le suivi du stage et des activités professionnelles

La co-formation : modalités et période 




Adresse postale du Lycée : 14 rue Carnus 12000 RODEZ FRANCE
 05 65 67 25 00  05 65 42 57 47  0120024L@ac-toulouse.fr

Madame, Monsieur,


Vous avez accepté d’accueillir un(e) étudiant(e) de BTS Assistant de Manager dans votre entreprise et nous vous en remercions.
À travers ce guide, nous souhaitons vous apporter quelques informations afin que le stage se déroule dans les meilleures conditions pour tous ses acteurs, à savoir :

  • le tuteur,

  • l’étudiant,

  • les professeurs chargés du suivi.


Ce partenariat entre l’école et l’entreprise se traduit dans les faits par la mise en place d’une véritable co-formation de l’étudiant par l’équipe pédagogique et le tuteur, co-formation qui suppose que chacun des acteurs ait une bonne connaissance des compétences à développer par l’étudiant.
Chaque stage est en effet l’occasion pour l’étudiant de BTS Assistant de Manager d’acquérir et/ou d’approfondir des compétences professionnelles en situation réelle de travail et d’améliorer sa connaissance du milieu professionnel et de l’emploi.
Il constitue un moment privilégié pour :

  • vivre des situations professionnelles réelles en immersion dans des contextes organisationnels

  • construire une représentation du métier dans ses dimensions managériales, techniques et relationnelles

  • développer des compétences professionnelles

  • réaliser des activités mobilisant de façon significative les compétences relatives à la communication et aux relations internes et externes, au soutien de l’information, à l’aide à la décision, à l’organisation de l’action et à la prise en charge d’activités déléguées

  • appréhender les spécificités culturelles, langagières, organisationnelles de l’activité de l’assistant à l’étranger ou dans un contexte international, si celui-ci le permet.

  • se repérer et agir au sein d’un système d’information réel


Les activités menées en stage sont déterminantes pour la réussite de l’étudiant au BTS car elles servent de support direct à deux épreuves professionnelles : « E4 Communication professionnelle en français et en langue étrangère » et « E6 Action professionnelle ».
Vous trouverez dans ce guide :


  • Le contenu du stage et la notion d’activité professionnelle

  • Le suivi du stage et des activités professionnelles

  • La co-formation : période et modalités



Nous espérons que ce document vous guidera dans cette co-formation et nous restons à votre disposition pour vous apporter tout complément d’informations.

L’équipe pédagogique

Le contenu du stage et la notion d’activité professionnelle

Les activités professionnelles, vécues ou simplement observées, permettent à l’étudiant de développer dans les domaines relationnel, organisationnel et administratif :

  • Des qualités : autonomie, responsabilité, rigueur, anticipation, mais aussi rapidité, réactivité, disponibilité et discrétion

  • Et des compétences :

  • maîtrise des technologies,

  • aptitudes langagières et comportementales,

  • culture notamment économique et juridique.

Qui pourront être éventuellement enrichies dans un contexte international par l'usage d’une terminologie spécifique liée au service dans lequel il exerce et la dimension multiculturelle des relations.
Toutes ces activités peuvent être réparties en deux catégories :

- Des activités de soutien, au cœur du métier d’assistant par lesquelles le futur assistant prépare, facilite, suit le travail de sa hiérarchie ;
- Des activités déléguées, à fort potentiel de développement, plus ou moins spécialisées selon le service dans lequel l’étudiant exerce son stage. L’étudiant de 1ière année observe seulement ce type d’activités, alors qu’il doit en prendre en charge au moins deux en 2ième année, sous le contrôle de son tuteur. Le stagiaire peut aussi éventuellement participer à la coordination d’un groupe de projet.

Il est donc préférable, pour ces activités, que le stage ait lieu dans un service spécialisé comme la direction des ressources humaines, le service commercial, le service juridique ou encore le service de communication.
En fin de formation, l’étudiant sera évalué sur cinq activités, au cours de l’épreuve « action professionnelle ».

Chaque activité présentée requiert la même méthodologie :
La mobilisation des compétences professionnelles et des savoirs du stagiaire,

Un besoin managérial auquel le stagiaire peut apporter une réponse,

L’identification des enjeux,

La prise en compte des contraintes et opportunités,

La proposition de solutions adaptées,

Leur mise en œuvre.
Une activité professionnelle n’est donc pas une tâche effectuée de façon isolée, ou encore réalisée en dehors de tout contexte professionnel.

Au contraire, elle doit mobiliser de façon significative un certain nombre de compétences transversales comme l’illustre cette liste non exhaustive d’activités, classées selon leur finalité principale, qui peuvent être confiées à un(e) étudiant(e) en BTS Assistant de Manager :

Exemples d’activités professionnelles :
Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes 
Accueil, prise en charge de visiteurs ou partenaires étrangers

Création / amélioration de documents : plaquettes, diaporamas, dépliants…

Création de modes opératoires, tout document interne ou externe facilitateur

Réalisation de revues de presse

Relance de clients, fournisseurs français et étrangers en français et langue étrangère
Finalité 2 : Soutien à l’information 
Création et/ ou MAJ de sites web

Création et suivi d’un journal interne (école, entreprise, association,…) bilingue

Elaboration de rapports d’activités d’entreprise, association

Réalisation d’enquêtes : questionnaire, dépouillement et analyse

Tri, classement et archivage des documents du service

Veille informationnelle dans un service export
Finalité 3 : Aide à la décision 
Analyse comparative de sites web concurrents, réalisation de  maquette

Création et/ ou MAJ de bases de données (clients, fournisseurs, personnel, …)

Etude statistique import-export

Prospection téléphonique en langue étrangère

Suivi d’activités import-export, en entreprise

Suivi du processus de recrutement du personnel, d’étudiants
Finalité 4 : Organisation de l’action 
Encadrement complet d’un intervenant étranger en France (client, partenaire, enseignant ERASMUS,…)

Organisation d’un échange scolaire en collaboration avec l’intervenant en langue étrangère

Organisation d’un petit déjeuner, repas de fin d’année, débat

Organisation de réunions d’accueil / stagiaires, personnel

Promotion d’une activité d’entreprise ayant trait à l’international


Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées 
Elaboration et mise en œuvre d’un processus administratif

Gestion des achats de petit matériel et de fournitures

Organisation d’échanges sportifs, tournois internationaux

Organisation de manifestations : séminaires, congrès, journées ‘ portes ouvertes’, salons

Préparation administrative et suivi de foire, salon, exposition en France et à l’étranger

Traitement de dossiers relatifs au personnel expatrié
Le suivi du stage et des activités professionnelles
La qualité des stages repose sur l’implication :

- de l’entreprise d’accueil qui propose des activités représentatives du référentiel d’activités professionnelles et du niveau d’exigence du diplôme ;

- de l’étudiant qui définit avec l’entreprise et l’équipe pédagogique les objectifs et les contenus de ses activités en entreprise ;

- de l’équipe pédagogique qui encadre, conseille, met en cohérence et articule les différentes modalités d’appropriation des compétences et des savoirs.
La réussite des stages nécessite un suivi régulier de la part de chacun des acteurs :


  • L’équipe pédagogique s’engage à :




  • proposer aux étudiants toutes les demandes de stages émanant des entreprises

  • s’identifier auprès des tuteurs par une adresse mail

  • répondre à toute demande d’informations liées à l’exercice du stage

  • réaliser des bilans pendant le stage

  • par téléphone et/ou par mail pour les stages à l’étranger avec un professeur de langues

  • par téléphone et/ou par mail pour les stages au niveau national

  • par téléphone et/ou par mail ainsi qu’en face à face pour les stages au niveau local

  • sensibiliser les étudiants sur la confidentialité des informations recueillies dans l’entreprise et à en préserver le secret,




  • L’étudiant s’engage à :




  • réaliser un compte rendu hebdomadaire de son travail, validé par son tuteur, qu’il communique par mail à ses professeurs référents

  • effectuer une remontée d’informations sur son travail auprès de son tuteur selon la périodicité définie entre le tuteur et l’étudiant

  • demander l’autorisation écrite au tuteur pour toute « sortie d’information » papier ou numérique liée à ses activités professionnelles donnant lieu à évaluation dans le cadre de l’examen BTS au titre des épreuves E4 et E6

  • prévenir le tuteur et l’établissement scolaire en cas d’absence,




  • Le tuteur s’engage à :




    • accepter d’être observé par l’étudiant et à l’aider à prendre du recul et mener une réflexion qui lui permette d’analyser le contexte et ses créations

    • rencontrer régulièrement le stagiaire pour l’aider et contrôler les réalisations demandées

    • permettre, après contrôle du respect de la confidentialité et du secret professionnel éventuel, la « sortie d’information » papier ou numérique liée à ses activités professionnelles donnant lieu à évaluation dans le cadre de l’examen BTS au titre des épreuves E4 et E6, sous forme d’une autorisation écrite

    • mettre en œuvre les moyens permettant au stagiaire d’acquérir les compétences informatiques liées aux logiciels spécifiques de l’entreprise, et à compléter, avec lui, le document de suivi des compétences acquises en stage pour que ses professeurs puissent en prendre connaissance

    • contacter l’équipe pédagogique en cas de nécessité ou pour tout besoin d’informations.



La co-formation : période et modalités


      • La description des épreuves :


Les activités professionnelles menées lors du stage servent de support à deux épreuves orales d’examen, contrôlées en cours de formation :


  • Epreuve E4 : Communication professionnelle en français et en langues étrangères


Elle a pour objectif d’apprécier les capacités du candidat à mobiliser ses connaissances et ses compétences dans un contexte pluriculturel et à faire face aux aléas et imprévus inhérents aux situations de travail réelles en adoptant le comportement relationnel idoine.



  • Epreuve E6 : Action professionnelle


Elle a pour objectif d’évaluer la capacité du candidat à agir dans des contextes nationaux et internationaux, en intégrant l’exigence d’efficacité, en particulier dans le recours aux ressources d’un espace numérique de travail. Il s’agit d’apprécier des compétences en termes d’action et particulièrement dans le cadre de la prise en charge d’activités déléguées.


      • La co-formation :


Elle prend sa source dans le stage puisque ce dernier doit permettre au candidat d’acquérir les compétences comportementales pour satisfaire aux épreuves, par imprégnation sociale, dans des contextes de travail, auprès d’assistants expérimentés.

Le stage a aussi pour vocation, par la répétition des situations réelles rencontrées et l’expérience ainsi acquise, d’amener le candidat à faire preuve de recul et de réflexion.
Elle permet d’installer des compétences professionnelles étayées par des savoirs, de les mettre en œuvre pour apporter une réponse à un besoin managérial en proposant des solutions adaptées et en assurer leur mise en œuvre après avoir identifié les enjeux, les contraintes et opportunités.


      • La participation des professionnels aux épreuves :


Comme le prévoit le règlement d’examen, les professionnels sont invités à faire partie des commissions d’interrogation dans le cadre de ces deux épreuves orales, avec les professeurs de la spécialité, pour évaluer leurs stagiaires et/ou d’autres candidats.

C’est grâce à ce partenariat entre l’équipe pédagogique et le tuteur, la volonté commune de mettre en place la co-formation de l’étudiant, que la pleine réussite du stage sera possible.

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